Полина

Как перейти на удаленную работу

Рассказывает Солдатова Елена, основатель компаний «ЛидерИнфо» и «soldes». Предприниматель с 8-летним стажем работы.

В первую очередь, мы вывели для себя основные системы управления команды, работающей удалённо, которые держим на контроле. Для этого был создан чек-лист для управленца, который помогает провести аудит и анализ каждого бизнес-процесса и принимать решения по стратегии его развития:

- Стратегия и планирование;

- Цифровая инфраструктура;

- Стандартизация и управление изменениями;

- Коммуникация и лидерство команды на удаленке;

- Контроль качества;

- Подбор команды, обучение и адаптация;

- Мотивация;

- Развитие;

- Маркетинг.

Данные процессы позволяют компании не находиться в деятельности ежедневной рутины, а постоянно искать новые направления. По собственному опыту можем сказать, что данная система помогла нам увеличить штат в два раза, а также открыть три новых направления работы. Стоит отметить, что данных преобразований могло бы и не произойти, если бы мы так и продолжили сидеть в офисе. За это время мы сэкономили отличную сумму на аренде помещения, что и позволило нам провести изменения в компании. Также это огромная экономия нашего главного жизненного ресурса – времени.

Один из важнейших блоков в удаленной работе – это безопасность и автоматизация на удаленной работе.

Здесь важно не позволить конкурентам завладеть вашей информацией, потерять её безвозвратно, или же допустить беспорядок в документах и файлах, которые приводят к дальнейшему хаосу, что может привести к серьезным проблемам в работе.

Именно в этот момент на помощь приходит автоматизация. Она нужна для экономии времени и денег, а также для повышения эффективности. Это можно сказать с полной уверенностью, т.к основные задачи наших компаний – это автоматизация и цифровизация бизнес-процессов, и мы видим какой результат происходит после того, как мы внедряем какие-то информационные или IT-системы для их автоматизации. Не стоит надеяться на себя и свою память, ведь сейчас мы можем отдать большую часть работы компьютеру, который легко выполнит задачи за нас, что поможет освободить время на переговоры и на то, что в дальнейшем может привести к финансовому результату.

До автоматизации стоит провести инвентаризацию.

Чтобы инвентаризировать, нужно понять и проанализировать свою информацию, какого формата она у вас есть сейчас, где она хранится, и какая у нее степень конфиденциальности, для того чтобы потом думать, как ее автоматизировать. Для этого необходимо внедрить файловую систему хранения – это файловая структура, определение прав доступа, обязательно создать файл, ввести обучение сотрудников для их понимания как эта файловая структура работает, провести процесс внедрения и управления изменениями через контроль качества. Если система данных в вашей компании плохо структурирована, то не исправляйте ее, а начните с нуля: создайте правильную систему для текущего или же нового проекта.

Перейдем к алгоритмам автоматизации и выбору программного обеспечения. Для того, чтобы начать что-то автоматизировать, это что-то нужно классифицировать, а потом определить, что именно вы хотите улучшить в этом бизнес-процессе, определить пиритизацию, и как она влияет на результат, далее выбрать тот бизнес-процесс, который планируем автоматизировать. Если подняться чуть выше классификации бизнес-процессов, то главная задача – найти похожие и объединить их в некие группы, а также составить техническое задание. ТЗ нужно для того, чтобы вы могли более подробно представить полную картину тем, к кому обратитесь за помощью в автоматизации. Из личного опыта скажу, что не пытайтесь закрыть задачу, пытайтесь выйти из задачи на бизнес-процесс и закрыть уже конкретно бизнес-процесс, при том, что иногда одно программное решение закрывает несколько бизнес-процессов. Обязательно проводите тестирование, из демоверсии многое узнается. Создавайте регламент этого сервиса, либо работы и изменения этого бизнес-процесса в целом. Обучите сотрудников, расскажите им как это должно выглядеть, и обязательно попросите дать обратную связь, чтобы понять были ли вы поняты.

При выборе программного обеспечения наша задача – создать единое информационное окно.

Оно должно быть простое в использовании, гибкое (для возможности быстрого внедрения и изменения), изобилие учебного контента от производителя, возможность интеграции с другими сервисами, качественная и оперативная техническая поддержка, а также конкретность по ценовой политике. Рекомендую вам тестировать пробные версии, собирать информацию о сервисах и ПО, тестировать решения, и искать экспертов, которые не читают свою информацию по бумаге, а действительно владеют ею.

Эффективная коммуникация с командой в нашей компании происходит через Битрикс 24. Они имеют лояльную ценовую политику, и наиболее удобны относительно других платформ. Также мы используем чаты, большое количество чатов, что помогает обсуждать какие-то проекты совместно с партнерами, и не приходится искать эту информацию где-то на почте. Внутри чатов мы также проводим опросы и голосования по обратной связи. Команда говорит, что их устраивает или же не устраивает в работе, что можно поменять, а также мы активно развиваем внутреннюю мотивацию и внутренне желание людей что-то улучшать. И дополнительно – это в нематериальных мотивациях. В нашей компании мы поощряем и даем место быть инициативе и новым идеям. Также используется IP-телефония и Wazzup для связи с клиентами, а для внешних встреч и видеоконференций используем ZOOM. В нашей компании запрещено использовать Skype и личный мобильный телефон для рабочей коммуникации, включая WhatsApp, т.к это всегда можно прослушать, а также сложно отследить куда и когда были сделаны звонки.

Перейдем к управлению проектами и постановке задач.

Мы выработали свою технологию по постановке задач: все задачи формируются непосредственно под определенный проект; задачи имеют срок исполнения; обязательно проводим обучение по тому, как правильно ставить задачи, чтобы они исполнялись без дополнительных вопросов; у нас существует регламент по постановке задач и контроль качества, который периодически проверяет соответствие регламенту; а также ведение еженедельной статистики по эффективности управления задач. При этом в нашей компании запрещено ставить задачи в чатах, на почте или других приложениях, оставлять просроченные задачи в конце дня, и принимать некорректно поставленную задачу.

В своей команде мы хотели видеть качественный персонал, и благодаря удаленному найму теперь не ограничены в выборе. У нас есть партнеры и члены команды из Германии, Белоруссии, Уфы, и даже разница в часовых поясах нас не остановила. Но и, конечно же, существуют и минусы такой работы — это много откликов, много обмана. И, если, проводя собеседование, и во время работы ты видишь человека визуально, то при удаленной работе человек может выйти на один день, а потом бесследно пропасть, и ты ничего с этим поделать не сможешь. Именно поэтому мы очень тщательно проработали данную тему. Создали платформу ISpring, которая рассказывает, что мы за компания и как мы работаем, а также сделали онлайн-платформу для обучения наших сотрудников и повышения квалификации.

Что касается оплаты сотрудникам

Мы платим за результат, а не за действия. На сегодняшний день у нас нет оклада, все нужные KPI включены как премия за выполнения задач. Обязательный критерий качества – это выполнение этих показателей, т.е. есть определенные критерии, которые мы выставляем, и есть отдельный контроль за качеством выполнения этих критериев. Мы не платим тем, кто работает неэффективно, потому что по факту они не выполняют KPI по эффективности, поэтому и не получают премии, а если и получают, то очень маленькие деньги. Мы стараемся создавать для них такие условия, в рамках которых они не могут не выполнять, им это стоит очень дорого. Поэтому проще выполнить эти показатели.

Таким образом, мы работаем с командой, и не думаем о том, чем они занимаются. Битрикс дает эффективность, с помощью IP-телефонии мы видим, когда они звонят, понимаем отрабатываются ли задачи по эффективности, ведь всё хранится на определенном диске, где мы можем это проверить. Но при этом при работе оффлайн мы не ставим цели выяснить чем занимался работник, т.к можем увидеть всё по задачам. На планерках мы задаем следующий тон – выясняем что ты можешь дать ценное команде, что у тебя получилось хорошо, а что нет. За всё остальное отвечает определенный человек, который прослушивает звонки, просматривает верность карточек, и дает обратную связь руководителю по направлению, который уже и рассчитывает KPI.

{ "author_name": "Полина", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 0, "favorites": 0, "is_advertisement": false, "subsite_label": "unknown", "id": 200457, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Mon, 25 Jan 2021 16:39:31 +0300", "is_special": false }
0
0 комментариев
Популярные
По порядку

Комментарии

null