Владелец: польза и чек-лист регулярных встреч со своей командой

Некоторые компании не проводят регулярных встреч со своей командой. Возможно, они просто об этом не задумывались или, возможно, считают, что их бизнес слишком мал. Если вы не сольный летчик, вам необходимы командные встречи. Они представляют собой ценный форум для вас и вашей команды, чтобы обновлять, обмениваться информацией и решать любые проблемы, а также устанавливать цели для успеха в бизнесе на предстоящую неделю.

Сначала вам может показаться очень сложным собирать всю вашу команду вместе в одно и то же время каждую неделю. Но постепенно это войдем в привычку, и вы заметите, что и вы и ваша команда начнет с нетерпением ждать подобной встречи. Это не должны быть очень продолжительные собрания – от 30 минут до одного часа максимум.

Определите время еженедельных совещаний, предпочтительнее проводить их непосредственно перед крайним сроком, например, обеденное время, за 1 час до закрытия, или за 1 час до начала работы. Это уменьшит шансы работать сверхурочно.

Как только ваши встречи будут запланированы, наш контрольный список из 7 пунктов обеспечит вам и вашей команде максимальную отдачу:

Если вы собираетесь сделать это собрание продуктивным и эффективным, необходимо иметь повестку дня и придерживаться ее. Убедитесь, что вы заранее знаете, что хотите обсудить.

Эти встречи часто касаются таких проблем как: что нового должно быть сделано на следующей неделе и что не было сделано на прошлой неделе. Иногда это может показаться тяжелой работой. Поэтому настройте встречу на оптимистичный лад. Попросите всех поделиться одной конкретной хорошей новостью, которая произошла в течение недели (личная или деловая). Это убирает негативный настрой, а также поможет узнать друг друга лучше и дать каждому почувствовать себя значимым. Сначала может наблюдаться некоторые неловкие моменты, но придерживайтесь этого правила и следите, чтобы все принимали участие.

Перейдите к результатам за неделю. Убедитесь, что ваши статистические отчеты стандартизированы. Графики – отличный способ сделать это. Ваша команда сможет увидеть тенденцию в цифрах и достигнутые цели.

Будьте деликатны с целями, которые не были выполнены, так как это может вызвать реакцию внутри вашей команды (не говоря уже о вас). Но не стоит их игнорировать, так как проблемы необходимо обсуждать, чтобы признать их и решить, что можно сделать для исправления возникших сложностей. Обозначьте целью на следующей неделе проанализировать этот вопрос повторно. Помните, общие собрания – это не место для «избиения» члена команды, который совершил ошибку.

Отмечайте все положительные промежуточные результаты. Не ждите для этого завершения проекта.

Проверьте, есть ли какие-либо повторяющиеся проблемы, с которыми сталкиваются ваша команда или клиенты. Их можно решать по ходу совещания (если это простое исправление), или вам нужно будет исследовать его позже (но не слишком поздно). Не забудьте впоследствии огласить всем результат.

Если есть проблема, с которой сталкивается ваш бизнес, используйте комбинированные умственные способности своей команды. Вы будете поражены тем, сколько новых идей вы получите в конечном итоге. И ваша команда будет чувствовать себя хорошо, будет укрепляться командный дух.

Не забывайте записывать все предложения, кто подал идею, когда и что конкретно необходимо сделать.

В конце встречи пусть каждый коротко опишет свое отношение к прошедшей встрече. Это дает всем возможность «завершить» встречу и двигаться дальше.