Битрикс 24 в недвижимости: как превратить обращение клиента в успешную сделку

Хотите сократить время на проведение сделок, избежать ошибок в оформлении документов и рутины в работе менеджеров?

Рассказываем в нашем кейсе как CRM-система помогла избавиться от хаоса в работе крупного инвестора недвижимости.

Клиент: Инвестиционная компания ERGASIA – продаёт и сдаёт в аренду собственные офисные помещения в Москве.

Авторы проекта:

Видимая часть айсберга

В штате ERGASIA – генеральный, исполнительный, финансовый директора, бухгалтер, 2 отдела продаж, руководители отделов, помощники и собственно менеджеры. Опыт каждого члена команды в коммерческой недвижимости – более 10 лет.

Интенсивный характер операций – продажа, аренда, оформление сделки, учёт и обработка данных, реклама, мониторинг рынка – это лишь видимая часть айсберга для отдельного риэлтора. Добавляются вопросы обмена информацией между сотрудниками, ведение общих реестров, централизованное отслеживание поступающих звонков и заявок.

CRM-системы здесь не было в принципе. Как следствие – документы формировались с ошибками, терялись заявки, отследить источники лидов было невозможно.

Менеджеров поглотили сопровождающие рутинные процессы, а ключевой этап работы – качественное проведение презентации объекта, показ – был слабым звеном в воронке продаж. Агентство теряло клиентов, это отражалось на прибыли.

Бизнес-процессы компании: найти и упорядочить

Цель нашей работы с ERGASIA – исключение потери входящих обращений клиентов с различного трафика, устранение ошибок при работе с документами и высвобождение времени менеджеров.

Чтобы масштабировать компанию, сделать бизнес-процессы прозрачными, руководству не хватало сбора аналитики по продажам – конверсии, выручки, количеству сделок каждого менеджера, скорости обработки заявок на этапе обращения клиента и заключения договора.

Нетипичные шаблоны и сложности

Основные сложности возникли с автоматизацией первичной работы с документами. ERGASIA имеет более 20 нетипичных шаблонов. Аренда отличается от продажи. К договору прилагались согласия, акты – их содержание менялось в зависимости от объектов. Каждый шаблон содержал в себе уникальную информацию.

Битрикс 24 в большинстве случаев предназначен для типовых отделов продаж. Предстояло адаптировать СRM-систему под работу с недвижимостью. Ведь это не просто рынок товаров или услуг. Здесь каждый объект обладает отдельными характеристиками по площади, расположению, назначению.

Необходимый пакет документов должен автоматически генерироваться без ошибок, вытягивать информацию по объекту, участвующим лицам, будь то арендатор, покупатель или сам агент.

CRM vs ручной труд

По факту ERGASIA – это 4 собственника с разными организационно-правовыми формами – OOO, ИП, а участниками сделок могли стать и физлица (в качестве арендаторов).

В рабочих шаблонах – договорах купли-продажи, аренды, актах приёма-передачи, сопроводительных письмах – менеджеры вручную меняли банковские реквизиты, характеристики объектов, условия сделки. Это приводило к критическим ошибкам.

Файлы отравлялись на проверку юристам, возвращались обратно с пометками, корректировками. Правки вносились снова и снова – процесс согласования и цикл сделки казались бесконечными.

В среднем на подготовку информации по одному проекту сотрудники тратили до 40 минут времени. В день таких проектов могло быть 1о.

С внедрением СRM-системы файлы для сделки будут формироваться автоматически. После согласования условий договора с клиентом, Битрикс 24 выдаст полный пакет документов за один раз.

Задача менеджера на этом этапе сведётся к минимуму – скачать файлы, распечатать и ехать на встречу с клиентом. Время на оформление проекта сократится до 5-10 минут.

Подводные камни в работе агентства

Клиент обратился к нам с проблемой – менеджеры забывают отправлять счета, теряют клиентов, работают халатно, тратят время на вопросы, сопутствующие сделке, но это не приближает их к продаже.

ТЗ мы проработали за 30 часов. На этапе внедрения Битрикс 24 вскрылись тонкости, которые мешали включить отдельные элементы автоматизации в уже настроенный процесс, определить ключевые факторы. ТЗ мы расширили за счет дополнительных оптимизаций в области обмена с 1С, генерации документов.

На каждом этапе следования проекту мы старались закладывать как можно больше сценариев развития событий, чтобы сделать автоматизацию проще.

Синхронизация – как основа

Бухгалтерия в агентстве ведется в 1С – все 4 базы на разных собственников. Чтобы интегрировать Битрикс 24 и 1С, базы нужно объединить. Это был самый затратный по времени процесс – доработать модуль обмена под требования клиента.

Эти работы мы отдали подрядчикам. Под нашим руководством, имея грамотное ТЗ, они отработали возможность сортировки клиентов в базе – в зависимости от юрлица. Таким образом мы добились точной синхронизации выставленных счетов – всё, что было создано в Битриксе теперь чётко передается в 1С.

Бухгалтер компании тратит минимум времени на контроль этих операций. Счета выставляются автоматически – ежемесячно, в зависимости от даты заключения договора, сроков и условий пролонгации.

Настроена трехэтапная система напоминаний по должникам – менеджеру, бухгалтеру, финансовому директору.

Какие задачи мы решили с помощью внедрения CRM-системы

• автоматическое выставление счетов клиентам в первый день месяца;
• автоматические оповещения о пролонгации договора (за 2 месяца);
  
• генерация платежного документа с qr-кодом, с возможностью оплаты в любом отделении банка;
  
• ведение коммуникаций с клиентами на едином портале;
  
• настройка системы уведомлений (на email, в WhatsApp) – об оплате счетов, изменении статуса заявок, должниках и пр.;
  
• внедрение виртуальной АТС с автоматической записью входящих и исходящих звонков – всё это фиксируется в сделке;
  
• сокращение до минимума цикла сделки.

Оценка результатов

Мы обучили сотрудников ERGASIA работе в CRM. Провели несколько практикумов, показали возможные сценарии продвижения сделки – мониторили ошибки, формировали отчеты для руководства. По итогу менеджеры быстро адаптировались к изменениям. Теперь на оформлении документов для сделок каждый экономит более 3 часов в день.

Срок реализации проекта чуть более 3 месяцев. Сегодня мы продолжаем работать с компанией на условиях техподдержки, оптимизируем работу внутри CRM, еженедельно консультируем сотрудников для решения оперативных задач.

А если у вас прямо сейчас есть вопросы по внедрению CRM Битрикс24 или по функционалу уже внедренного Битрикс24, то мы с радостью готовы вам помочь. Получить ответы на все ваши вопросы очень просто - оставьте заявку и уже через несколько минут вами свяжутся наши CRM эксперты!
В комментариях я и моя команда, готовы ответить на все интересующие вас вопросы. Спрашивайте :)