Электронный документооборот — недавнее изобретение налоговой службы для тех компаний, которые очень часто работают с документами. Сейчас, в 2021 году, работать с бумагами, пересылать их по почте и подписывать — как минимум архаично. ЭДО позволяет перевести этот процесс в цифровое измерение и прилично сэкономить.
Всем ли полезен электронный документооборот?
Нет. В любом деле, и в случае с ЭДО в том числе, нужно взвешивать выгоды и потери. У своих клиентов я часто видела: подключили ЭДО, заплатили приличные деньги за подпись и услуги оператора, а выгоды никакой — например, бизнес отправляет от силы три документа в год. Зачем тогда такие сложности?
В общем, тут так же, как и в любом деле: сначала нужно подумать, оценить ситуацию, взвесить потенциальные приобретения, оценить потери и только потом принимать окончательное решение
Как подключить электронный документооборот
Пошаговый алгоритм:
1. Отладить процессы внутри компании и составить специальные инструкции для сотрудников которые раньше работали с бумажной документацией.
2. Получить электронную подпись в специальных центрах Минкомсвязи. Подпись нужна, чтобы получатель вашей документации не смог подменить данные в бумагах без вашего согласия.
3. Найти специального оператора связи и договориться с ним — он будет брать с вас деньги за хранение и пересылку писем. Пользоваться обычной почтой нельзя, небезопасно.
Плюсы
1. Это удобнее. И бухгалтеру, и всем, кто работает с документацией, гораздо проще перебрасываться электронными документами, чем стопками бумаг.
2. В случае с крупным бизнесом работать с ЭДО даже дешевле, потому что затраты на пересылку, как правило, превышают расходы на поддержание ЭДО.
3. С электронным документооборотом вы с меньшей вероятностью потеряете деньги на штрафах, простоях и задержках. Если что-то пошло не так с электронной документацией, всё можно исправить в считанные минуты, а вот если вы ошиблись в бумагах, то пройдёт много времени прежде чем вы до получателя дойдет новая версия документа с правками. А время-то идёт.
4. ЭДО работает быстрее, чем бумажный документооборот. Например, малому бизнесу часто требуются услуги прямо в день оплаты. Там нет масштабных капиталов, а потому всё взаимодействие должно происходить максимально быстро. С ЭДО этого вполне возможно добиться. Оплатили, отправили бумаги, получили то, что нужно.
Минусы:
1. Если у вас есть ЭДО, а у получателя бумаг он не подключен, придётся работать с документами по старинке. С этим есть проблема: если ваши партнёры ни в какую не переходит на ЭДО, вы только потратите деньги на подключение, а потом продолжите бегать на почту. Поэтому, прежде чем переходить на ЭДО, убедитесь, что вам есть, с кем его использовать.
2. Есть некоторые проблемы с бухгалтерией. Например, сервисы бухгалтерской отчётности не могут принять большую пачку бумаг за раз, и потому бухгалтеру придётся загружать документы в несколько заходов. Но это всё равно быстрее, чем работать с бумагами.
3. Суды еще не очень хорошо отладили работу с электронными документами, поэтому, если начнутся проблемы, вам скорее всего всё равно придётся распечатывать документы и заверять их у нотариуса.
Выводы
ЭДО — полезный инструмент для работы с документами. Но, как и с любой технологией, он будет полезен далеко не всем. Прежде, чем подключать ЭДО, убедитесь, что это вам нужно.