Довольные люди на фото – это мы, команда HRM-системы PeopleForce, профессионального решения для автоматизации рекрутинга и управления талантами. Идея нашего продукта очень проста – сделать так, чтобы пользователь вместо траты времени на заполнение тысячи табличек по работе, проектам, командам и учету ресурсов мог один раз настроить систему, которая будет делать всё за него. А он сможет сосредоточиться на чем-то более важном – например, качественном общении с коллегами.
Идея не нова, но мы основательно задумались над тем, как вывести её на новый уровень. Решили основываться на личном опыте – так всё и началось.
Забавно, но на фото мы как раз счастливо улыбаемся на открытии нового офиса в Киеве после затяжного карантина, потому что рады наконец-то встретиться и пообщаться на внерабочие темы. Ключевой момент, с которого всё начиналось, был связан с тем же – в 2018 году, будучи IT-компанией, мы заметили, что команда не успевает наладить рабочий процесс так, чтобы сохранялся work/life balance. Очень много времени уходило на рутинные задачи.
Например, приходилось каждый раз заново объяснять новичкам их цели и задачи на испытательном сроке. Представьте, что у вас небольшая команда, в которой каждый сотрудник и его рабочее время ценятся на вес золота, но ресурс снова и снова тратится на очевидные вещи. Львиную долю времени отнимал непродуманный рекрутинг, когда мы захотели развиваться и приглашать новые таланты в PeopleForce семью. А когда команда пополнилась новыми участниками, мы нос к носу столкнулись со сложным процессом построения опросов внутри команды, чтобы отслеживать удовлетворенность и держать руку на пульсе.
Всё это и сформировало ядро нашего продукта – мы видели проблему у себя и думали, как ее решить так, чтобы нашим решением могли пользоваться другие. Передать опыт получилось с помощью отдельных модулей в программе. Они же позже получили названия, созвучные с нашим опытом, например, PeoplePulse – те самые пульс-опросы по удовлетворенности.
Сколько же всего модулей получилось?
Все рабочие вопросы, с которыми мы сталкивались на своем опыте, а позже – на опыте наших клиентов, объединены в 5 больших модулей.
Как автоматизировать HR-рутину
Это наше самое первое детище, буквально воплощающее идею продукта. Помните, вначале мы говорили о минимизации рутины и переключении внимания на более важные вещи?
базу данных сотрудников с полной информацией по ним и их карьерном пути в компании
менеджмент выходных, отпусков и больничных – причем, любой может посмотреть свой баланс выходных дней прямо на главной странице при входе в систему, чтобы сто раз не просить у HR-менеджера посчитать доступные дни
дальше – больше, каждый сотрудник в три клика может оформить запрос на выходной и больничный почасово или по дням из системы – и его руководитель получит и одобрит запрос
мы усвоили урок по адаптации новичков – в системе можно оформить целый вводный курс для удобного онбординга со всеми видео, картинками, ссылками и часто задаваемыми вопросами
сэкономленное на рутине время можно провести в системе, общаясь и оставляя комментарии в блоке новостей, чтобы все были в курсе
- дополняет общение база знаний компании, куда можно залить обучающие видео и любую полезную информацию, чтобы не проговаривать ее коллегам и новичкам заново
- все, что происходит в компании, учитывается в аналитике – на данный момент у нас более 40 вариантов отчетов, которые можно выгрузить и использовать на встречах, чтобы не тратить время на их составление.
Как можно быстро оптимизировать рекрутинг
Одной из основных задач была помощь рекрутерам и HR-специалистам с быстрым автоматизированным поиском наиболее подходящих кандидатов. Для этого мы настроили интеграции с сайтами поиска работы – можно заполнить вакансию один раз и опубликовать ее на всех нужных ресурсах сразу, а отклики будут попадать сразу в систему.
Кандидатов, которые понравятся, можно добавлять в базу – так формируется база кандидатов, которой позже пользуешься при поиске лучших из лучших. Если надо парсить кандидатов из джоб-сайтов, у нас есть – расширение, которое считывает информацию и добавляет в систему.
Удобно строить воронки вакансий для разных позиций, отслеживать продвижение кандидата, назначать встречи – ни одна из сторон не забудет о том, что завтра собеседование. Ну а при подписании эффективный инструмент – электронная подпись. Удаленные кандидаты особенно оценят – не нужно ехать в офис, чтобы тебя приняли на работу.
Как заботится о вовлеченности
Этот модуль возник, когда мы поняли, что нужно автоматизировать опросы в команде. Ведь сотрудников еще нужно научиться слушать. А обратная связь на бумажных листочках малоприятна для обработки. Поэтому вшита возможность проводить пульс-опросы с измерением индекса вовлеченности eNPS – вы настраиваете вопросы и определяете, кому и когда они будут отправлены, а система получает и обрабатывает ответы, подсвечивая вам сильные и слабые места в команде, которые по мнению и опыту сотрудников следует улучшить, например.
В этом же модуле вы по желанию можете создать абсолютно любой опрос по вашему желанию. Если нужно узнать у команды что-либо помимо вовлеченности, PeoplePulse – это конструктор для опросников любой сложности, который очень гибко настраивается под нужды компании.
Как оценить эффективность сотрудников
В эпоху удалёнки, снижения вовлеченности, заинтересованности работой и общим вопросам по эффективности сотрудников, мы активно используем такие инструменты, как постановка целей с помощью OKR, проводим встречи 1:1 и оценку эффективности (оценка 180 градусов, оценка 360 градусов как раз находится в разработке).
Назначить встречу с сотрудником можно в системе, здесь же прописать план и цели, оставить комментарии и запланировать цели на следующий период. По целям OKR всё максимально прозрачно – можно задать их сотрудникам с датой дедлайна, вплоть до построения общего дерева целей компании.
Циклы оценки 180 и 360 позволяют отслеживать выполнение компетенций – профессиональных навыков коллег, а также строить матрицу потенциала и эффективности сотрудников с помощью метода 9 boxes.
Скоро станет в 360 раз лучше
Перечисленные функции - далеко не всё, что доступно в системе. Что дальше? В приоритете – запуск циклов оценки 360 градусов, над которыми сейчас работает команда, чтобы автоматизировать оценку сотрудников коллегами и клиентами компании. Мы планируем превратить систему PeopleForce в абсолютно универсальный инструмент по работе с талантами, чтобы вы не тратили свое время, как мы… в своё время ☺
Нам очень интересно узнать, какие есть запросы по инструментам, что сейчас нужно, чего вам не хватает – делитесь в комментариях.