Недавно у меня попросили ответить на вопросы для одного издания про помощника.Хочу поделиться своими ответами, возможно для кого-то это будет полезным.
1. Как давно и при каких обстоятельствах вы решили нанять личного ассистента?
Идея нанять личного ассистента витала в воздухе уже несколько лет. Я периодически шутила, что мне нужна жена, которая заботилась бы обо мне.2 года назад у меня был ассистент - юная девочка, дочка подруги. Потом она поступила в институт и, побыв несколько месяцев без помощника, я начала искать нового ассистента.
2. Как его искали, какие были требования?
Я разместила объявление на работа бай. Позиция была - помощник руководителя.
В обязанности должны были входить задачи офис-менеджера для нашей небольшой команды (кофе-печеньки-водичка-канцелярка) и поручения от меня и моего партнера.
Я искала:
1) Скорее женщину, чему мужчину. Думаю, что мужчины «с головой» реже идут на такие должности. А без головы мне никто не нужен.
2) Скорее постарше, чем моложе. Просто потому, что жизненный опыт позволяет самостоятельно принимать решения, замечать какие-то моменты.
3) Позитивного. Тут все просто - никто не хочет видеть рядом с собой смусмумрика.
4) Активного. Чтобы для человека не было проблемы куда-то съездить, что-то придумать.
5) Желательно с опытом. Чтобы не надо было учить базовым вещам.
Просмотрела больше 20 кандидатов. Встречались очень странные личности. Но в итоге, одна моя знакомая меняла бизнес и ее ассистент оказалась свободна. Я провела собеседование и уже 1,5 года мы с моей Катей работаем вместе.
3. Сколько решили платить?
Изначально предлагала зарплату в районе 600-700 рублей (12000-15000 RUB). Через несколько месяцев увеличила в два раза, потом еще, так как была и остаюсь очень довольна сотрудничеством.
4. Чем занимается ваш личный ассистент? Четко ли у вас оговорен список задач или они гибкие? Как его контролируете? Что вам легко доверить, а что вы бы не хотели доверять, хотя можно было бы? Приведите, пожалуйста, пример каких-то неожиданных/странных/милых/сложных задач (ключевой вопрос)
У нас есть сферы, которые четко определены и Катя сама их организовывает, как считает нужным. В основном, это касается офисного пространства.
Но я ежедневно «сыплю» еще по 20-30 мелких задач на день: внести в расписание встречу, ответить на приглашение на конференцию, запилить картинку для соц. сетей, записать сына к врачу, заполнить анкету в посольство, найти примеры соглашений о конфиденциальности.
Задачи могут быть очень и очень разные.
Думаю, что Катя периодически смотрит на меня, как на больную и говорит, что она не умеет. Но ничего, все умеет.Катя периодически отвечает на мой телефон, если я занята, и, если это какие-то рабочие вопросы, может их закрыть сама. То, что нас одинаково зовут иногда очень помогает:))))
Был момент в начале нашего совместной работы, когда надо было перевести сына из одной школы в другую и у меня категорически не хватало времени. Катя забрала документы в одном месте, перевезла в другое. Сделала это так уверенно, что ни у кого вопросов не возникло.
Тогда я поняла, вот оно, счастье!
Считаю, что на должность ассистента должен быть выбран такой человек, которого мне контролировать не надо.
У нас обратная ситуация, Катя контролирует, чтобы я что-то не забыла и не упустила.Если у меня проект не в Минске, то Катя полностью организовывает все передвижения и локации, проверяет наличие визиток, зарядок, маркеров и остальное, даже яблочки забросит, чтобы я не осталась голодная:) Я сконцентрирована на самом проекте, а Катя говорит куда и когда я иду.
Если я весь день на удаленных встречах, Катя обязательно проверит, чтобы я перекусила.
В целом, Катя это мои вторые руки и голова, и еще немножко заботливая мамочка:)
5. На ваш взгляд, как руководителю вообще стоит оговаривать работу ассистента? Что стоит поручать, а что нет? Дайте несколько советов тем, кто хотел бы нанять
Я думаю, что при найме ассистента, важно понимать, зачем вы его нанимаете и исходя из этого выстраивать требования.Например, у меня полный офис программистов, которые на все реагируют ну ооооочеееень спокойно. А я девушка темпераментная, мне надо перекинуться парой слов, посмеяться, а Катя - девушка с юмором и это очень большой плюс.
Еще, например, я сразу говорила, что в обязанности будет входить приготовить кофе или съездить в химчистку, то есть личные задачи. Оказалось, что для некоторых кандидатов, это ниже их достоинства. Такие вещи надо проговаривать сразу. Просто представьте, что ассистент - это человек, который в офисе ближе всех к вам, он знает о вас больше, чем кто-либо другой в компании. Кого бы вы хотели видеть на этом месте?
6. И в двух словах, с ассистентом жизнь стала легче? Это окупает свои деньги?
Благодаря помощи ассистента я успеваю больше, потому что огромное количество задач, задачек и задачулечек делает Катя, а я занимаюсь тем, что кроме меня никто сделать не может.