5 вещей, которые помогают работать на 7 проектах одновременно

Привет! Меня зовут Ладина Полина. Я занимаюсь коммерческими текстами — помогаю бизнесам строить отношения с клиентами и зарабатывать через контент. Ещё я издаю книгу «‎Сам ты девчонка!» с детским автором Камиллой Магамедовой, пишу статьи в независимые проекты друзей, пытаюсь регулярно вести свой экспертный блог в Instagram и заочно учусь в театральном вузе.

В общем, дела у меня есть всегда. И если бы я не структурировала свой океан контента, коммуникаций, согласований, созвонов и встреч — я бы свихнулась. В этой статье расскажу, что помогает мне планировать загрузку, круто работать и оставаться уравновешенной. Это не универсальные советы — они могут вам не подойти. Поэтому буду рада обсудить ваши лайфхаки в комментариях.

Подходит тем, кому близка идеология «‎Разделяй и властвуй».

Например, в Telegram веду всю рабочую коммуникацию. Я работаю на 7 коммерческих проектах одновременно. Часто на каждом проекте я веду переписку с несколькими людьми — например, с маркетологами, редакторами, авторами, HR-менеджерами и др.

Поэтому, чтобы изначально понимать, кто мне написал и что от меня хочет — я разделила чаты на папки. Теперь, когда с утра захожу в Telegram, сразу вижу, с какого проекта мне написали.

Вконтакте я общаюсь только по учебе — с преподавателями и одногруппниками. Захожу я в эту соцсеть редко, потому что у меня учеба всего лишь два месяца в году.

В Instagram пишу читателям, которые купили нашу книгу «‎Сам ты девчонка!», и своей подруге Камилле по поводу книжных дел.

Это актуально всем, кто работает с большим количеством документов и файлов.

В день я создаю ~7 новых гугл-документов с контентом — это удобно, чтобы хранить все правки в одном месте и дать возможность коллегам оставлять комментарии на обсуждение и редактировать текст.

Поэтому для структурирования файлов я создаю под каждый проект свою папку — где существуют все документы по проекту. Так я еще ни разу за полгода не запуталась и смогла находить без труда найти старые работы для составления портфолио.

Это подойдет тем, кто работает part-time сразу с несколькими компаниями и берёт оплату за потраченное на задачи время.

Я веду Google Таблицу — чтобы планировать свои доходы, фиксировать время на задачи и сами задачи и смотреть, кто мне уже оплатил работу, а кто — нет. Для этого в моей таблице 7 столбцов:

• Где — тут я фиксирую название компании, где выполняю задачу.
• Задача — описываю задачу, которую делаю.
• Статус задачи — здесь отображаю процесс, например, задача начата, на проверке или завершена.
• Время — тут фиксирую время, которое потратила на задачу.
• Деньги — указываю свою ставку за час, на которую мы договорились с компанией.
• Итоговая сумма — в этом столбце умножаю свою часовую ставку на время и получаю итоговую сумму к оплате.
• Статус оплаты — тут фиксирую, получила я оплату за задачу или нет.

Это подойдет всем, кому важно измерять время в работе — например, для оптимизации процессов, расчёта оплаты или др.

Я пользуюсь Toggle всегда. Этот трекер помогает мне оценить, сколько времени я трачу на задачу. Полученные данные я использую для оценки своей работы, плана загрузки на день и анализа, какие задачи и за сколько времени я успею решить.

Это подойдет всем идейным людям.

Бывает так, что я не могу уснуть и начинаю рефлексировать о работе. Так у меня рождается какой-то план действий или появляются темы для постов и статей, которые я бы хотела подсветить — и я их всегда записываю это в заметки. Потому что ноутбук далеко, да и я скоро усну.

А ещё бывает так, что я встречаюсь в жизни или работе с какой-то ситуацией, из которой можно вынести урок. Такие ситуации могут произойти везде — дома, в магазине, на пляже, в аквапарке и др. Поэтому под рукой у меня всегда заметки в телефоне — туда фиксирую, чтобы потом превратить эту ситуацию в контент для моего экспертного блога.

1. Чтобы структурировать в рабочей коммуникации в Telegram — я разделила чаты на папки по проектам. А не рабочую коммуникацию перенесла в другие мессенджеры: ВКонтакте — для учебы, Instagram — для книги.

2. Чтобы не запутаться в океане контента на Google Диске — я разделила все на папки по проектам.

3. Чтобы фиксировать оплату, время на задачи и сами задачи — я веду Google Таблицу. В ней же отмечаю, кто оплатил мне работу, а кто — нет. Это помогает планировать доходы и расходы.

4. Чтобы трекать время — я использую Toggle Track.

5. Чтобы не терять мысли и идеи — я пишу быстрые заметки в телефоне. Из них иногда получаются посты, а иногда — статьи. А иногда совсем ничего.