Как безопасно распределять косвенные расходы

Распределение затрат – важная часть работы финансиста. С ее помощью вы оцениваете финансовую эффективность своих бизнес-процессов и бизнес-единиц и принимаете необходимые управленческие решения:

- запустить производство новой продукции или услуги;

- сократить производство/ликвидировать товар полностью;

- модифицировать выпускаемую продукцию;

- реорганизовать подразделения;

- открыть дополнительные точки сбыта.

Оценкой эффективности занимается финансовый директор. Первым делом он должен достоверно определить доходы и расходы компании. Разделение доходов по направлениям обычно вопросов не вызывает. Распределение расходов, напротив – сложный и трудоемкий процесс. Некорректная методология детализации учета существенно отражается на корректности оценки прибыльности и убыточности бизнес-единиц. И приводит вас к неверным решениям.

Как распределить косвенные расходы? Рассмотрим на примере. Компания “Альфа” владеет магазинами в трех городах.

Правильно учтите доходы и расходы. Каждый бизнес выбирает уровень детализации под свои принятия решений.

Детализация — важная составляющая, благодаря ей вы точно распределите расходы и точно рассчитаете себестоимости. Детализация без автоматизации требует огромных трудозатрат и порождает множество ошибок.

Выбирайте уровень детализации с учетом принятия решений:

• по видам деятельности;
• по подразделениям;
• по центрам финансовой ответственности;
• отдельным видам продукции.

Например, компания “Альфа” оценивает доходность каждого магазина, поэтому распределяет издержки по подразделениям. Обычно, уровень детализации имеет несколько ступеней. С учетом целей планируемого анализа, компания “Альфа” организовала учет затрат следующим образом: Регион – Магазин – Статья затрат.

Компания “Альфа"определила доходы по каждому из магазинов”. Теперь разделим расходы компании на:

• прямые – связанные с отдельным магазином. Они формируют себестоимость напрямую, без дополнительного распределения.
• косвенные – связанные с несколькими магазинами имеющие отношение к обеспечению работы организации в целом.

Разделение расходов на прямые и косвенные напрямую зависит от выбранной глубины детализации. Например, в рассматриваемом примере, компании “Альфа” важно оценить рентабельность каждого магазина, поэтому общие затраты по региону, например расходы на доставку — будут являться косвенными. Если бы компания “Альфа” решила, что ей важно оценить рентабельность региона в целом, без оценки эффективности магазинов, то для целей анализа общие затраты по региону явились бы прямыми.

Чтобы оценить рентабельность и провести план-фактный анализ, компания “Альфа” собирает данные о полной себестоимости по каждому подразделению. Она включает прямые и косвенные затраты в доле, соответствующей каждому подразделению.

У компании Альфа косвенными затратами по подразделениям являются:

• транспортные расходы в сумме 1 870 800 руб;
• реклама 1 318 400 руб;
• заработная плата HR - 577 000 руб.

Другие примеры возможных косвенных расходов перечислены ниже:

• расходы управляющей компании;
• расходы центрального склада;
• HR;
• пользование ПО всей компании;
• расходы на сайт всей компании;
• расходы на выставки;
• оплата труда административно-управленческого персонала;
• бонусы менеджеров;
• расходы на эксплуатацию и содержание транспорта;
• лизинговые платежи по оборудованию и транспортным средствам;
• проценты по кредитам и займам.

• расходы на содержание и эксплуатацию складского помещения;
• расходы на оплату труда персонала склада;
• коммунальные, ремонтные, страховые расходы;
• налог на имущество по складским активам.

База распределения — это показатель, пропорционально которому косвенные расходы включают в состав себестоимости. При этом компания выбирает показатель сама.

База зависит от характера затрат, сферы бизнеса и прочих особенностей. Важно, чтобы выбранная база позволила вам экономически обоснованно разделить расходы. Ниже рассмотрим примеры.

Схема распределения расходов должна быть понятной и прозрачной. В маленькой компании с этой задачей справится Excel. Но в среднем и крупном бизнеса делать учет в Excel плохая идея, особенно если вам требуется глубокий анализ и консолидированная отчетность.

Сократить время подготовки управленческой отчетности, повысить ее достоверность и исключить риск ошибок вы сможете с автоматизацией.

Вернемся к компании “Альфа”. Напомним, владельцу бизнеса необходимо видеть и анализировать рентабельность каждого из магазинов. Определить выручку и прямую себестоимости проданных товаров какое-то описание, но этого недостаточно. Компания “Альфа” решает автоматизировать распределение косвенных расходов.

Для каждой статьи расходов компания выбрала базу, позволяющую экономически обоснованно учесть косвенные расходы в составе затрат каждого из магазинов.

Способ возможен, когда коэффициенты известны или их легко определить.

Компания знает, что реклама запущена по трем регионам в соотношении 50%-30%-20%. Это соотношение аналитики используют для распределения расходов на рекламу. Они же производят распределение по регионам, внутри регионов – по магазинам в равных долях.

Подходит для распределения видов расходов, зависящих от продаж.

Логистические расходы распределяются пропорционально выручке точек продаж.

Данный способ часто используют, когда зарплата сотрудников – ключевая статья затрат.

В компании “Альфа” затраты HR-отдела распределены пропорционально заработной плате работников магазина.

Применяется, если расходы зависят от нескольких составляющих.

В случае компании “Альфа” в каждом из регионов магазины находятся на разном расстоянии от складов хранения товаров. Финансовый директор сменил базу для распределения транспортных расходов. Теперь они одновременно распределяются пропорционально выручке и коэффициенту удаленности от склада.

Распределять затраты “ручным” способом, для которого привлекают более одного-трех специалистов, равно получить негативный эффект. Поскольку за время внесения расходов ситуация изменится и данные станут неактуальными. При значительном объеме обрабатываемых данных неизбежны ошибки. Чтобы получать достоверные и актуальные данные, используйте систему автоматизации

Главное требование к системе автоматизации – прозрачность расчетов. Вы должны понимать, какую долю расходов подразделения принимают в свою себестоимость. Это исключает разногласия при оценке их финансовой эффективности.

Свяжитесь с нами и мы настроим распределение расходов вашей компании по ЦФО и любой другой аналитике.

Fingrad.com

tg: @fingrad_Software