Как мы разработали методологию и сэкономили 1 млн рублей?

Методология — фундамент для любого процесса, который позволяет сократить время и верно завершить работу.

• понизили внутренние трудозатраты на проекты
• Ускорили их завершение и сделали завершаемыми

Каждый шаг с одной стороны простой и очевидный, но с другой все они в совокупности приводят к потрясающей эффективности!

Компания ФинГрад одновременно является и вендором, и интегратором высокопроизводительной платформы автоматизации управленческого учета. С 2002 года мы помогаем владельцам компаний увеличить прибыль, осуществлять контроль над финансами и экономить драгоценное время за счет грамотной постановки и автоматизации управленческого учета.

Отметим, что ФинГрад — это low-code платформа, иными словами привлечение программистов для реализации проектов не требуется, а все работы по настройке системы выполняет финансовый консультант.

• Выявляли проблему и оценивали стоимость проекта “на глаз”.
• Заключали доп. соглашение на оцененный работы.
• Выполняли задачу.
• Подписывали акт и получали оплату.

Проблемы появлялись на 3 и 4 этапах. Регулярно оказывалось, что задачи намного сложнее чем ожидались, клиенту требуется другое. В итоге проекты стоили в несколько раз дороже, и завершались в два раза дольше — 6 месяцев, вместо привычных 3-4. Если вообще завершались.

Более того клиент часто не мог принять результат, потому что не умел самостоятельно работать в ФинГрад и не понимал, что в нем происходит.

• Разработали прозрачную смету проекта, которая заполняется совместно с клиентом и переносится в доп. соглашение.
• Создали открытую методологию ведения проекта — то, чему посвящена статья.
• Сделали закрытие проекта простым и понятным для нас и клиента.

Разбиваем проект на части:

• В первую очередь делаем отчет о движении денежных средств — один из четырех ключевых форм для бухгалтерской отчетности — это достаточно просто.
• Проводим корректировку всего проекта, ведь теперь у нас больше информации.
• Если требуется ОПиУ, отгружаем его всегда вместе с Балансом. Большинство клиентов заявляет, что им нужен только ОПиУ. Но суть в том, что ОПиУ не работает грамотно без Баланса. Мы за то, чтобы получить триаду отчетов.

Со стороны ФинГрад:

• Куратор — контролирует движение по проекту и ведет верхнеуровневые переговоры.
• РП — коммуницирует с клиентом.
• Исполнитель — настраивает систему.

Со стороны клиента:

• ЛПР — принимает решение о старте проекта и является заказчиком результата.
• РП — получает отчеты.
• Исполнитель — ежедневно работает в ФинГрад и готовит отчеты

Роли с каждой стороны могут быть объединены.

• Создан учебный курс, прохождение которого является обязательным. Результатом являются скриншоты выполненных заданий, присланные на почту.
• Работы по заполнению справочников, внесение другой первичной информации и предоставление отчетов производится сотрудниками клиента.

• Kick-off митинг — стартовая установочная встреча перед началом проекта.
• Ежедневные рабочие встречи по 5-15 минут в составе РП и Исполнителя с обеих сторон. Каждая сторона отчитывается о выполнении поставленных задач и согласуют новые на текущий день.
• Еженедельные верхнеуровневые встречи со всей командой проекта. Нужны для обсуждения статуса проекта и согласования задач на следующую неделю. Продолжительность 30-40 минут.

Обязательно фиксированное время ежедневных и еженедельных встреч.

Какие задачи решает установочная встреча:

• Подтверждает цели проекта, синхронизует ожидания заказчика с нашими, так как никогда не понятно насколько наше видение совпадает с видением клиента.
• Утверждает команду проекта и порядок работ.
• Устанавливает время ежедневных и еженедельных встреч.
• Определяет сроки для прохождения учебного курса РП и Исполнителем со стороны клиента.

Правила эффективных встреч:

Все встречи ставить в календари. Удобно использовать онлайн-сервисы, приглашать участников и создавать повторяющиеся встречи. Мы рекомендуем Яндекс. Календарь.

В день встречи высылать клиенту митинг-репорт, в каждой задаче которого указать ответственного и срок.

Правила коммуникаций:

• Создать чат команды в телеграм, в который отправлять все митинг-репорты.
• Важную информацию и митинг-репорты установочных встреч отправлять электронным письмом.
• Раз в две недели проводить созвон куратора проекта с нашей стороны и ЛПР клиента для получения обратной связи по статусу проекта напрямую.

Раз в неделю проводить сверку фактических часов с часами по смете, если идет превышение, то:

• либо ошибка в часах по смете – тогда назначить внутреннюю встреча в ФинГраде на тему “как улучшить смету”,
• либо ошибка в составе работ — тогда на ближайшей еженедельной встрече куратор поднимает вопрос об изменении состава работ доп. соглашения.

• За неделю до предполагаемого закрытия предупредить клиента о скором завершении работ и запрашиваем фидбек о процессе.
• При завершении проекта обозначить срок проверки наших работ клиентом.
• Предупредить об отправке закрывающих документов и направить их в течение 24 часов.

• Понятен текущий статус проекта и его перспективы обеим сторонам.
• Ясна цель проекта.
• Этапы выполняются за 1-2 месяца, акты и счета подписываются и оплачиваются вовремя.
• Часть перерасхода по часам оплачивается клиентом, часть служит для уточнения смет для будущих клиентов.
• Клиент получает сотрудника, который умеет работать в ФинГрад и предоставлять необходимые отчеты.

Разработка методологии и системный подход — залог качественной и вовремя выполненной работы для обеих сторон. У клиента есть решение проблемы за счет автоматического управленческого учета, а у нас — рабочий план для решения проблематики и своевременной коммуникации.

Часто в команде со стороны клиента есть страх неопределенности в проектной работе, поэтому методология крайне важна она выравнивает работу и делает ее прозрачной для всех участников проекта. Для нас автоматизация это норма жизни, мы заканчиваем 3-5 проектов по автоматизации каждый месяц и с радостью делим нашу экспертизу в ведение проектов с заказчиком.

О чем было бы интересно узнать? Задавайте вопросы, и предлагайте темы.