За последние несколько лет законодательство РФ претерпело определенные изменения, позволяющие компаниям перейти на электронные первичные документы бухгалтерского и налогового учета. Принят закон 63-ФЗ, описывающий стандарты электронной подписи, используемые при ЭДО, приняты изменения Налогового Кодекса, позволяющие рассматривать электронные счет-фактуры, переданные в электронном виде, как равноценные оформленным на бумаге. Организации постепенно внедряют юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) для оптимизации работы с внутренней и внешней документацией. Однако ЮЗЭДО в российских компаниях сегодня распространен гораздо меньше, чем предрекали прогнозы. Развенчаем самые распространенные мифы и опасения компаний, негативно настроенных к переходу на ЮЗЭДО.
Миф №1 «Ненадежно это все»
Бытует мнение, что юридически-значимый электронный документ легко подделать, а электронной подписи нельзя доверять.
Факт
Согласно Федеральному закону РФ № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Если электронный документ подписан КЭП, то он юридически значимый.
Для нужд ЮЗЭДО используется усиленная квалифицированная электронная подпись, КЭП, реквизит электронного документа, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа квалифицированной электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Технология электронной подписи настолько надёжна, что она исключает любую возможность подделки документа, его незаконного изменения и отказа от его авторства.
Миф №2 «Без бумажки ты – букашка»
Даже если электронный документ подписан КЭП и является юридически значимым, невозможно использование ЮЗЭД в качестве доказательства в суде, так как юридическую силу электронных документов сложно доказать.
Факт
Юридическая сила документа — свойство, придающее ему «официальность».
Юридическая сила электронных документов закрепляется использованием электронной подписи.
Если же в суде возникает сомнение о подлинности электронной подписи, то как, и в случае с бумажными документами, проводится экспертиза.
Кроме того, юридически значимым электронный документ становится не в момент создания, а после его удостоверения, регистрации, оформления. «Правовую силу» ему придают специализированные организации — операторы электронного документооборота, прошедшие процедуру заверения в ФНС РФ. Они предоставляют компаниям услуги по организации обмена документацией.
Миф №3 «Я все потеряю»
Никому нельзя доверять, тем более компьютерам. Мне – можно.
Документ запросто может потеряться или удалиться, доставка и сохранность документа – не гарантированы.
Факт
Шанс потерять электронный документ практически равняется нулю, по сравнению с бумажными документами.
Все электронные документы проходят через единую систему электронного документооборота, где можно отследить движение документов, статус обработки, организовать сортировку, но невозможно удалить. Поэтому ни пропустить, ни потерять электронный документ невозможно. При этом важно помнить о необходимости организации регулярного резервного копирования данных.
Миф №4 «Штрафы»
Из-за недостаточно проработанного законодательства компания будет получать штрафы за неправильно оформленные ЮЗЭДО.
Факт
ФНС разрабатывает новые общепринятые форматы, которыми можно активно пользоваться. Все типы документов для электронного обмена уже утверждены нормативными актами.
Допустить ошибки в их заполнении или отправить неверно оформленный документ не получится — примеры описывают процесс заполнения предельно ясно.
Миф №5 «Долой бумагу!»
Внедряя ЮЗЭДО нужно полностью и одномоментно отказаться от пережитка прошлого - бумажного документооборота.
Факт
Есть объективные причины, по которым при документообороте с контрагентами регулярно используется традиционная бумажная альтернатива электронной передаче данных. Например, у контрагента закончился срок действия ЭЦП, а договор надо подписать, или компания в принципе ведет только бумажный документооборот с определенным контрагентом. Поэтому компании не отказываются от бумаги полностью, а у ответственных сотрудников зачастую есть так называемая «карта контрагентов», в которой указана информация, в каком формате необходимо обмениваться документами с тем или иным контрагентом.
Миф №6 «Это новый тренд, скоро пройдет»
Переход на ЮЗЭДО - новейший тренд на Российском рынке СЭД. Такие веяния быстро проходят, сталкиваясь с реалиями бизнеса, будучи затертые новыми трендами.
Факт
Впервые ЮЗЭДО, как тренд ЕСМ/CЭД отрасли, появился в 2002 году, когда вступил в силу федеральный закон «Об электронной цифровой подписи».
Лишь в 2012-2013 годах тенденция перехода к ЮЗЭДО в связи с нововведениями в законодательстве получила ускорение. Сейчас, особенно в условиях организации удаленной работы очевидны преимущества ЮЗЭДО перед бумажным юридически значимым документооборотом и тренд перехода на электронные сервисы.
Однако, действительно, в силу отсутствия нормативной базы долгое время был невозможен перевод в электронный вид следующих видов документов:
- документы, которые должны передаваться в фискальные и контрольные органы (например, первичные отчетные документы);
- документы, которые требуют особого режима хранения (например, кадрового делопроизводства);
- документы, которые требуют передачи в госархив
Их приходилось хранить в бумажном виде, собирать подписи и ставить на них печати, даже при наличии в организации системы электронного документооборота, которые начали внедряться около 20 лет назад.
Миф №7 «XXL»
ЮЗЭДО – только для крупных компаний, остальным это не по карману.
Факт
Крупный бизнес понимает выгоду перехода на ЮЗЭДО и электронное взаимодействие с ФНС РФ, согласно статистике внедрений, количество запросов в этой сфере стремительно растет.
Ряд средних и малых предприятий считают переход на ЮЗЭДО бесполезной тратой времени и ресурсов компании, а также главным риском потери контрагентов.
Однако, представителям среднего и малого бизнеса также интересно подключаться к ЮЗЭДО, ведь для них это дополнительная возможность развития без географических ограничений. К тому же, бизнес-процессы средних и малых предприятий более просты и прозрачны, а значит внедрение таких проектов будет быстрее, проще и гораздо менее затратно.
Кроме того, сервис обмена документами между компаниями особенно эффективен именно тогда, когда на него переведен большое число контрагентов и документооборота.
Миф №8 «Коробка»
Придет время, когда централизованно будут предложены готовые решения, которые подойдут любой компании. Подождем.
Факт
Представленные на рынке решения для ЮЗЭДО не предусматривают универсального «коробочного» варианта, подходящего для каждой компании. Это обусловлено множеством различий в специфике направлений бизнеса. Поэтому не стоит ждать появления универсальных решений.
Тем не менее существуют гибкие и многофункциональные программные комплексы, которые можно легко кастомизировать и настроить с учетом деятельности конкретного предприятия.
Миф №9 «Формализованные only»
ЮЗЭДО используется только для передачи формализованных электронных документов.
Факт
Для передачи формализованных электронных документов, таких как счет-фактура, УПД, акт приемки работ, ТОРГ-12, реализуется интеграция с ERP-системой предприятия. ЮЗЭДО в части неформализованных документов также возможен за счет реализации обмена через модуль интеграции СЭД с Оператором ЭДО.
Миф №10 «Только первичка»
ЮЗЭДО нужно исключительно для обмена с внешними контрагентами в рамках финансового делопроизводства.
Факт
Многие компании при внедрении ЮЗЭДО пытаются пойти простым путем и запускают проекты только для обмена с внешними контрагентами в рамках финансового делопроизводства. Но ЮЗЭДО неизбежно ведет к пересмотру всей архитектуры предприятия. Поэтому внедрение небольших конвекторов, таких как модули к учетной системе для обмена первичкой с внешними контрагентами, приводит к построению комплексного решения ЮЗЭДО для различных видов документов.