#юзэдо Юридически-значимый электронный документооборот (ЮЗЭДО) — это значительный резерв для повышения эффективности взаимодействия организаций и снижения административных расходов.
Несмотря на первоначально существующие риски, связанные с отсутствием наработанной практики, согласно статистике внедрений, в последнее время появляется все больше и больше запросов со стороны компаний-первопроходцев на создание систем обработки и хранения юридически-значимых документов.
Это объясняется и внезапным и массовым переходом государственных и коммерческих структур на удаленный формат работы в 2020 году, и появлением законодательной базы.
Кроме того, есть немаловажный и очевидный фактор роста потенциала подобных инноваций - традиционное ведение отчетностей и бумаг, касающихся взаимодействия с контрагентами, давно устарело и не отвечает требованиям и духу времени. В качестве сравнения – для обмена рабочими письмами сейчас никому и в голову не придет воспользоваться бумагой.
Ошибки
Многие крупные компании при внедрении ЮЗЭДО пытаются пойти простым путем и запускают проекты только для обмена с внешними контрагентами в рамках финансового делопроизводства. Но ЮЗЭДО неизбежно ведет к пересмотру всей архитектуры предприятия. Поэтому внедрение небольших конвекторов, таких как модули к учетной системе для обмена первичкой с внешними контрагентами, приводит к построению комплексного решения ЮЗЭДО для различных видов документов.
Большое заблуждение, что новаторство в виде выстраивания новых бизнес-процессов в организации для обработки ЮЗЭДО вызовет овации исполнителей. Это парадоксально, ведь, в конечном итоге, эти изменения направлены для усовершенствования труда конечных пользователей. Сотрудники организаций могут более эффективно выполнять свои основные обязанности без отвлечения на долгий процесс передачи и принятия традиционных документов.
Также ошибочно исключать из расчетов неизбежное сопротивление изменениям специалистов, которые зачастую скептически относятся к любым переменам в сфере документооборота, настаивая на отработанных годами процессах передачи контрагентам бумажных накладных, счетов-фактур, договоров и т.д. Следует быть готовым отражать критику ЮЗЭДО, обеспечить всей необходимой и полной информацией относительно теории электронного обмена, законодательства в сфере ЮЗЭДО, электронной подписи.
Специалисты должны понимать степень личной ответственности, ведь в электронном мире нет ответственности, осязаемой на бумаге.
Сложности
Основной сдерживающий фактор, не позволяющий перейти на полностью безбумажный документооборот – это инертность руководителей организаций, в отсутствии заинтересованности которых процесс перехода с бумажного на электронный документооборот идет долго и не просто.
Развитию ЮЗЭДО мешает консерватизм и сдерживают старые привычки. Разработчики идеи внедрения ЮЗЭДО до сих пор сталкиваются с консервативными представителями бизнеса, не желающими тратить время и средства на проекты, которые не принесут мгновенную выгоду. Но для компаний-первопроходцев важен движущий фактор управленческого воздействия, проектная группа и четкие сроки внедрения.
Кроме того, важным фактором влияния на темпы развития технологий и реализации проектов традиционно является общее состояние экономики и готовность компаний инвестировать в повышение отдачи бизнеса. При этом, отсутствие инвестиций в усовершенствование происходящих в организации процессов может серьезно повлиять на дальнейшее развитие бизнеса.
Также среди сложностей перехода на ЮЗЭДО - возможные риски, связанные с недостаточно обширной правоприменительной практикой в части электронных документов. С каждым годом практика рассмотрения спорных случаев по электронным документам увеличивается, постоянно совершенствуются законодательные нормы.
Еще одним фактором сложности подобных проектов является то, что не все компании спешат переходить на электронный формат взаимодействия, так как использование сервиса ЮЗЭДО на сегодняшний день не является обязательным. В то же время, сервис обмена документами между компаниями особенно эффективен именно тогда, когда на него переведено большое количество контрагентов.
ЮЗЭДО также сдерживает недостаточная активность некоторых категорий бизнеса и пока еще зачастую пассивная роль самих операторов в развитии роуминга.
Создание системы ЮЗЭДО в большой компании охватывает тысячи человек. Очевидно, что не все будет складывается гладко. Однако, ориентированный на создание ценности бизнес неизбежно перейдет на ЮЗЭДО в ближайшие годы.
Неоспоримые преимущества ЮЗЭДО
Некоторые компании уже наладили взаимодействие с контрагентами через электронный документооборот и возлагают на него большие надежды. Это огромный шаг вперед для бизнеса, и не исключено, что в ближайшие годы подавляющее большинство предприятий перейдет на электронный документооборот.
Среди преимуществ - значительно сокращаются затраты на доставку, обработку, хранение, создание отчетов, канцелярию и расходные материалы. Снижается риск дебиторской задолженности из-за несвоевременно составленных закрывающих документов по причине несовершенства коммуникаций.
Электронный документооборот убирает из каждого процесса потери и сокращает список необходимых действий до минимума.
В отличие от бумажных документов, электронные можно подписывать из любой точки мира, достаточно иметь сертификат ключа ЭЦП. Кроме того, приказом компании руководитель может назначить второе уполномоченное лицо, имеющее право ставить подпись. Для доверенного сотрудника будет создана личная ЭЦП и в отсутствии возможности у руководителя подписать документ, это может сделать его доверенное лицо.
Да, придется менять годами отлаженные и сложные бизнес-процессы. Но количество самих процессов сократится, при этом не придется формировать десятки различных пакетов и вручную вбивать данные в систему учета.
Новые процессы призваны навести порядок в подходе к документообороту в компании в целом, так как практически в каждой современной организации сейчас действует несколько рабочих схем документооборота, и эти схемы зачастую не регламентированы, а разные отделы согласуют и хранят их особыми способами — начиная от самой схемы и заканчивая используемой информационной системой.
Выводы
Кризис заставляет бизнес задумываться над оптимизацией деятельности. И обмен электронными документами здесь может стать одним из факторов улучшения взаимодействия с контрагентами.
Самые амбициозные бизнесмены уже наращивают производство, внедряют ЮЗЭДО, заключают выгодные договоры посредством ЭДО, задавая темп развития рынка. Формируется тенденция, которая подталкивает других представителей различных сфер экономической деятельности переходить на электронный документооборот.