CRM Academy

История внедрения Битрикс24 в дистрибьюторскую компанию "Omron"

Кейс компании дистрибьютора медицинского оборудования АО "Комплект Сервис"

Среднее время прочтения: 5 минут

О компании, специфика работы

На российский рынок компания пришла в 1990-х годах. Вслед за электронными компонентами Omron начала поставлять в Россию современную медицинскую технику — в первую очередь, автоматические приборы для измерения артериального давления. Компания занимается оптовой поставкой медицинской бытовой техники по региональным дилерам и сервисным центрам. В структуре предприятия насчитывается около 20 региональных дилеров и 72 сервисных центра.Сотрудничество с руководством "КомплектСервис" (Omron) началось в марте 2020 года продолжается и сейчас на условиях техподдержки.

Ситуация до обращения к нам

Руководству компании нужна была система управления задачами и проектами. Потому что бывали случаи, когда забывали подключить взаимодействующие подразделения для решения поставленных задач. Процесс согласования договоров занимал много времени из-за чего проекты дольше находились в работе.

План работ для решения проблем

1. Настроить фиксацию истории перемещения задач по стадиям.Чтобы можно было посмотреть на какой стадии находится проект, сколько та или иная задача находилась в работе и на каком этапе и когда именно она перемещалась. У клиента было пожелание чтобы этот инструмент был реализован через вкладку "История".2. Реализовать процесс согласования договоров и передачи заявок на ответственных сотрудников.В компании есть юридический отдел, через который проходят заявки. Изначально заявка должна поступать руководителю, чтобы он сам назначил ответственных, а в случае его отсутствия его заместителю.3. Провести обучение сотрудников работе с функционалом Битрикс24.

Что в итоге настроили и как это выглядит?

Главный инструмент для планирования и регулирования работ внутри компании - это Задачи.Задачи и проекты помогают работать вместе и успевать вовремя. Если задача поставлена в Битрикс24, она обязательно будет выполнена.1. Настроили фиксацию истории перемещения задач по стадиям.Настроенный функционал Битрикс24 теперь позволяет ставить и делегировать задачи прямо внутри портала, назначать ответственных и контролировать ход выполнения задачи на каждом из этапов.

Скриншот 2. Задачи и проекты

2. Реализовали бизнес-процесс по согласованию договоров. Постановщик создает заявку, где прикрепляет проект договора и уставные документы, далее заявка идет в Юридический отдел сразу всем сотрудникам отдела, кто из лиц первый возьмет в работу заявку, нажав на кнопку «Взять в работу», тот и будет работать с заданием. (остальным придет уведомление о том, что конкретный пользователь взял заявку в работу).

Скриншот 3. Бизнес-процесс по согласованию договоров

Последовательность процесса постановки задач на сотрудников:

1. Постановщик создает проект, где введется первоначальная информация: проект договора (файл), клиент (ссылка на карточку компании), если надо то номер (строка), дата (дата), комментарий, учредительные документы (как файл).

2. Далее идет передача в юр. отдел. Ставится задание на весь юр.отдел: если один из сотрудников берет заявку в работу, другим сотрудникам отдела выводится уведомление, например: заявку взял Иванов.

3. Далее ставится задание Иванову, где будут указана ссылка на контрагент, проект договора, учредительные документы.

В этом задании Иванов указывает: есть замечания или нет.

3.1. Если Иванов против подписания, то заявка переходит к постановщику в виде задания или уведомления, что мы отказываемся с ними работать.

3.2. Если нет замечаний, то идем на следующий шаг: передача проекта в бухгалтерии.

3.3. Если есть замечания, то указываем замечания, прикладываем протокол разногласий, проект договора с правками.

4. Уходит все в бухгалтерию в виде задания. Параллельно уходит постановщику, если есть замечания.

3. Провели обучение сотрудников работе с задачами в Битрикс24. Работа по обучению сотрудников происходила сразу в 4-х группах. Одна из групп также проходила дополнительное обучение для руководителей, в которое входило работа с аналитикой по задачам, постановкой задач, работа со статусом задач проектов и так далее.

Процесс обучения не занимает много времени, все зависит от количества обучающихся групп. Эффективные группы до 20 человек. Оно проходит в онлайн режиме с задаванием вопросов и обратной связью, домашними заданиями на усвоение.

В процессе обучения был разработан регламент по работе с задачами, к которому сотрудники могли обратится, если в будущем в работе с каким-то инструментом будут возникать вопросы. В этом регламенте четко зафиксировано, когда сотрудник должен ставить задачу, как должен обозначаться крайний срок, как ставятся комментарии к задачам и так далее.

Отзыв о Битрикс24 и о работе с подрядчиком:

"До подключения Битрикс24 бывали такие случаи, когда забывали подключить взаимодействующие подразделения для решения поставленных задач. Теперь Битрикс делает это автоматически, назначая соисполнителей и наблюдателей. Забыть о том, что нужно передать какую-либо информацию по проекту невозможно".

Игорь Никулин
Заместитель исполнительного директора по качеству АО "Комплект Сервис"

— Какие общие впечатления от использования Битрикс24?

— После внедрения Битрикс24, обучения персонала и настройки бизнес-процессов улучшилась коммуникация между подразделениями, ускорилась работа над проектами, все возникающие вопросы по проекту решаются непосредственно на месте. Проекты стало проще контролировать и отслеживать на какой стадии находится тот или иной проект.

— Как сотрудники вашей компании восприняли новый инструмент?

—Настроенный функционал Битрикса в целом устраивает сотрудников подразделений, и они активно его используют, есть конечно свои замечания, но это мелочи, под каждого не переделаешь, так что в целом все устраивает.

— Как Вы оцениваете работу с нами как с подрядчиком?

— Работу с CRM Academy оцениваю на высоком уровне. Быстрая и оперативная работа технического отдела. Все работы провелись в срок без лишних проблем и задержек. На все возникающие вопросы в ходе техподдержки ответы получаем быстро и оперативно. Так же благодарен техническому директору Тарасу Савкину за четко построенную работу технического отдела. Отдельное спасибо Марии Максаковой за её услуги как консультанта, за её профессионализм и оперативную деятельность на всем пути нашего сотрудничества.

Благодарственное письмо от заместителя исполнительного директора по качеству АО "Комплект Сервис"

Видеоотзыв

{ "author_name": "CRM Academy", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 1, "favorites": 3, "is_advertisement": false, "subsite_label": "unknown", "id": 203327, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Mon, 01 Feb 2021 17:38:11 +0300", "is_special": false }
Создать объявление Отключить рекламу
0
0 комментариев
Популярные
По порядку

Комментарии

null