«Исключение конфликта интересов в закупках дает результат»: интервью с директором по закупкам и логистике
Эффективность работы закупочного подразделения непосредственно влияет на операционную деятельность современных организаций. Сегодня к бизнесу предъявляются высокие требования — автоматизация всех операций и бизнес-процессов позволяет выполнять большинство из них. Но закупки — это не только правила, процедуры, каталоги товаров и поставщиков. Закупки — это многоуровневая стратегическая структура, и чем прозрачнее и эффективнее закупочные процессы, тем выше контроль и ниже производственные издержки компании.
Генеральный директор федеральной электронной площадки «ТЭК-Торг» Дмитрий Сытин и директор по закупкам и логистике крупного энергетического холдинга «Т Плюс» Руслан Хальфин побеседовали о том, как выстроить эффективную и прозрачную систему внутреннего контроля закупочной деятельности в рамках отдельной территориально-распределенной организации.
— Руслан Маратович, как в такой крупной территориально-распределенной компании организована закупочная деятельность?
— Деятельность компании «Т Плюс» подпадает под действие федерального закона 223-ФЗ, принятого в 2011 году. Мы находимся под регулированием, потому что основная выручка нашей компании — это производство и передача тепла по тарифам. По законодательным нормам компания попадает под регулирование, если больше 10% выручки зависит от тарифа.
В 2020 году наша компания заключила около 17,2 тысяч контрактов на сумму 213,6 млрд рублей. С учетом такого количества договоров и объемов мы выстроили двухуровневую систему закупок: небольшие объемы высоко стоимостных закупок концентрируется в корпоративном центре, а мелкостоимостные закупки — в больших объемах в регионах. Вертикальная четкая и понятная система управления позволяет эффективно управлять всем процессом: центральный закупочный орган (ЦЗО), расположенный в Москве, одобряет централизованные закупки, региональные закупочные комиссии работают в филиалах. Функциональная вертикаль: в Москве это дирекция по логистике и закупкам, а на территориях — блоки закупок и логистики, возглавляемые заместителями директоров по логистике закупок в филиалах. В компании утверждена понятная и типовая структура блока логистики и закупок. Отдельным решением руководства компании создана комиссия по стратегическим закупкам по проектам в рамках Договоров о поставке мощности (ДМП). Под эту программу проводим закупки по реконструкции, модернизации.
— Как у вас выстроена работа с рынком, с поставщиками?
— С поставщиками и рынком мы работаем на равных и прозрачных условиях с многолетним планированием. Начиная с этого года наша система планирования в закупках перешла на двухгодичный период. Также перед публикацией процедуры мы проводим исследование рынка, делаем адресную рассылку при старте закупочной процедуры, чтобы уведомить максимальное число потенциальных участников. В большинстве случаев это дает хороший результат, и у нас идет приток производителей в тендерах.
Мы ставим наших поставщиков в равные с собой условия, но при этом отстаиваем интересы «Т Плюс» — мы вовремя оплачиваем, они вовремя осуществляют поставку. Если случился срыв поставки, мы начинаем претензионно-исковую работу. Этот алгоритм хорошо работает, поэтому последние три года таких срывов в ремонтных программах не было. Я считаю, такой подход правильным.
— Как стать поставщиком компании «Т Плюс»?
— У нас нет ограничений в допусках к участию в закупках поставщиков. Не возникает и такой ситуации, которая часто происходит в крупных компаниях — пока не пройдешь все процедуры квалификации, регистрации на сайте, принять участие в конкурентных закупках не сможешь. У нас правило простое — мы опубликовали свой план закупок на год. Перед публикацией закупки проводим исследование рынка, так как предварительная стоимость закупки и возможное количество потенциальных участников в конкретной закупке могло измениться. В самой закупке также применяются самые простые требования — необходимо поставить ту продукцию, которая нам необходима. Пакет документов стандартный. Квалификация определяется в рамках каждой конкретной закупки. Мы посчитали избыточным для себя иметь глобальную сертификацию и квалификацию в рамках динамично меняющегося рынка поставщиков, так как это может ограничить конкуренцию в закупках. Поэтому у нас в каждой процедуре может участвовать кто хочет, а далее идет процедура отбора по требованиям.
Также у нас в компании выстроена эффективная система работы с обращениями в формате «горячей линии» и писем на имя генерального директора. Можно не обращаться в ФАС, а напрямую в компанию и мы найдем верное решение.
— Давайте поговорим на тему контроля закупочной деятельности. Как выстроена эта система в «Т Плюс»?
— Я активно занимаюсь этой темой совместно с департаментом безопасности. На мой взгляд, в компании «Т Плюс» система выстроена правильно с точки зрения урегулирования конфликта интересов.
Достаточно долгое время я был сторонником единоличного принятия решений по примеру западных компаний, так как мне казалось, что, когда решение принимается коллегиально — это приводит отсутствию ответственного лица. На примере нашей компании мы убедились, что это не так.
Сегодня в «Т Плюс» действует ЦЗО, который проводит централизованные закупки, и согласовывает изменения параметров децентрализованных закупок. До ЦЗО любые процедуры проходят систему предварительного внутреннего контроля (СВК) в ERP-системе компании. Любая заявка, которая приходит на закупочную комиссию корпоративного центра, проходит экспертизу предварительного внутреннего контроля. Ее смотрят на предмет корпоративной безопасности, методологии закупок и финансового контроля. В ЦЗО входят руководитель блока закупок, технический руководитель, главный юрист, руководитель службы безопасности, представитель блока экономики и финансов и другие специалисты. Дальше члены комиссии, входящие в коллегиальный орган, принимают решение на основании заявки инициатора закупки и заключений СВК. В случае каких-то вопросов инициатору дается право высказаться и прокомментировать конкретную ситуацию.
В компании развернута и успешно функционирует система по контролю за НМЦ в работах и услугах. Например, подразделения в Перми и Ижевске не имеют права проверять и смотреть документы, которые относятся к тем территориям, где они физически находятся. Смета соотносится с проектом или, например, с расценками, которые приняты на данной территории, после чего заключение проверяющего направляется через систему секретарю того филиала, где эта закупка рассматривается. Члены закупочной комиссии филиала видят это заключение и с учетом этого принимают решение. Поскольку контролёры не могут принимать решение, конфликт интересов не возникает. Исключение конфликта интересов в закупках дает результат.
— Каким образом вам удается не затянуть сроки на согласования?
— С 2015 года мы активно совершенствуем систему закупок. Есть четкий регламент, в котором прописаны сроки, которые отводятся каждому проверяющему. Также прописываются сроки на возможность подискутировать, внести корректировки и выдать свое итоговое решение. Все это строго соблюдается. Закупочная комиссия филиала или ЦЗО может видеть всю историю переписки. Руководители, которые входят в закупочную комиссию могут на основании этого быстро принять решение. Потому что помимо контроля закупок есть еще очень важная задача — соблюдение сроков работ. Например, проложить теплотрассу, выполнить какую-то регламентную работу и т.д. Все эти процессы встроены в систему и эффективно работают.
— Как у вас организованы централизованные закупки, поскольку часто возникают вопросы и споры, когда результат закупки нужен на месте, а закупают в центре?
— Как уже говорил ранее, проведение крупных закупок сконцентрировано в Корпоративном центре. Одним из примеров таких закупок является закупка трубной продукции. Также дальнейшей централизации закупок способствует переход компании на трехлетнее планирование производственных программ. При поддержке руководителя компании мы сейчас активно внедряем трехлетнее планирование в ремонтах и двухлетнее в рамках ГКПЗ. В 2021 году у нас уже пошли многолетние контракты с подрядчиками в тех же в теплосетях, например. Уверен, что этот процесс будет набирать обороты.
— Сейчас в государстве и в мире тренды на цифровизацию и внедрение современных цифровых технологий. Как вы видите будущее закупок, какие новые решения и технологии войдут в закупочную отрасль?
— На данном этапе считаю, что внедрение искусственного интеллекта (ИИ) в части этапа подведения итогов в закупке преждевременным. С точки зрения всех остальных этапов работы автоматизация и цифровизация будет работать только в плюс. Например, большое будущее имеет автоматизация и внедрение ИИ для контроля оплаты, осуществления документооборота, контроля договорных отношений и других процессов.
О спикерах:
Руслан Хальфин, директор по закупкам и логистике ПАО «Т Плюс». Окончил Новочерскасский государственный технический университет по специальности инженер-электрик, а также Южно-Российский государственный технический университет по специальности экономист-менеджер в электроэнергетике. Работал в РАО «ЕЭС России», АО «Трансмашхолдинг». С 2008 года работает в ПАО «Т Плюс».
Дмитрий Сытин, генеральный директор АО «ТЭК-Торг». Окончил Череповецкое высшее военное училище радиоэлектроники, а также Институт менеджмента и информационных технологий СПбГТУ. Работал ИТ-директором в ЗАО «ТД Северсталь-Инвест» – операторе дистрибуционной сети ПАО «Северсталь», заместителем Генерального директора по ИТ и инновациям в интернет-гипермаркете «Утконос». С 2013 года советник, управляющий директор АО «Санкт-Петербургская Международная Товарно-сырьевая Биржа». С 2015 года руководит АО «ТЭК-Торг». Является руководителем Подкомитета по расширению доступа субъектов МСП к закупкам и сохранению действующих участников в системе Совета ТПП РФ по развитию контрактной системы и закупочной деятельности корпораций и компаний с государственным участием, членом экспертного совета по законодательному обеспечению развития финансовых технологий в Российской Федерации при Комитете Государственной Думы по финансовому рынку, членом экспертной группы по национальному проекту «Малое и среднее предпринимательство и поддержка индивидуальной предпринимательской инициативы», экспертом проекта ОНФ «ЗА честные закупки».