Прокрастинация в IT сфере: есть ли способ успевать делать всё и без нервов?

Прокрастинация стала сильнейшим врагом современного человека. Независимо от занимаемой должности и количества задач, большинство людей тратят львиную долю своего времени на бесполезные занятия, прикрываясь различными предлогами. Но ругать себя бессмысленно, так как прокрастинация – это не лень, а защитная функция организма: он чувствует приближение «перегрева» своего главного мыслительного органа и пытается этого избежать.

Довольно часто прокрастинация представляет особую опасность для разработчиков и программистов. Спросите себя: «Когда в последний раз я с лёгкостью брался за задачу и выполнял её сразу, ни на что не отвлекаясь с одинаковой продуктивностью?» Скорее всего ответ вас не очень порадует. И речь здесь не только о попытках отложить задачу и заняться чем-то более срочным, например, просмотром видео про котиков на YouTube. Прокрастинация часто проявляется в постоянных проверках Slack и Jira на наличие новых сообщений, бесконечном поиске информации для решения задачи или чтению на Хабре всех статей подряд, закапываясь в бесчисленных комментариях других пользователей.

Чтобы разобраться в природе прокрастинации, обратимся к известному американскому блогеру Тиму Урбану. Будучи заядлым прокрастинатором, он смог доходчиво объяснить, что происходит в нашей голове, когда мы только-только собираемся приступить к сложной задаче. По его словам, в мозгу каждого прокрастинатора живут две его личности: рациональный человек и прокрастинирующая обезьянка. В идеальных условиях они должны жить в гармонии: задания должны выполняться разумным человеком, а за отдых и развлечения отвечает обезьянка.

Но в реальности всё происходит иначе. Встречая на пути сложную задачу, мы, может, и хотим начать её, но обезьянка берёт управление в свои руки. Она умно договаривается с разумным человеком: вот сейчас проверим чат и начнём эту задачу; вот сейчас прочитаем эту статью и начнём эту задачу; вот сейас заварим себе чай и начнём эту задачу. В итоге рациональное желание сделать задачу отходит на второй план, так как мы безнадёжно погружаемся в трясину прокрастинации.

Но как отмечает Тим Урбан, если бы всё происходило так, то мы бы вообще никогда не выполняли наши задачи. Поэтому, когда время на выполнение определённого задания подходит к концу, в нас просыпается Панический монстр, который отпугивает нашу обезьянку и даёт возможность рациональному человеку взять всё под свой контроль. Задача выполнена, сроки не сорваны (что нельзя сказать о нервах), и вот мы получаем новую задачу… А дальше всё повторяется.

Как же справляться с таким состоянием? Многие говорят, что необходимо найти баланс между обезьянкой и рациональностью. Но если бы это было так просто…

Существует множество способов и методов планирования своего времени, которые могут помочь нам расставить приоритеты в своих задачах и начать выполнять их эффективнее. Мы собрали те, которые могут пригодиться для разработчиков, PM менеджеров, дизайнеров и многих других специалистов в IT сфере.

Этот метод считается одним из самых популярных в тайм-менеджменте. Он был придуман Дуайтом Эйзенхауером, 34-м президентом США и генералом армии, жизнь которого вынуждала его жёстко и быстро разрешать новые задачи. Он делил все задачи на срочные и важные, при этом срочные не всегда равны важным, а важные – срочным. Исходя из этого деления можно разделить все задачи на 4 категории:

• срочные и важные;
• срочные, но не важные;
  
• несрочные, но важные;
  
• несрочные и не важные.
  

• Если задача относится к 1 полю, то к её выполнению следует приступать здесь и сейчас. Она не может быть отложена или поручена другому человеку, поэтому требует мгновенной реакции.
• Если задача попадает во 2 поле, она должна выполняться в долгосрочной перспективе. Невыполнение этой задачи скорее всего не отразится на других текущих задачах, однако в конце концов её следует выполнять.
  
• Если задача относится к 3 полю, то в большинстве случаев вы можете делегировать её другому человеку, так как она не требует вашего личного внимания, но требует незамедлительного выполнения.
  
• И наконец, задача, относящаяся к 4 полю, означает, что её можно отложить без особых рисков и от её выполнения мало что зависит. Такие задачи только отдаляют нас от желаемых результатов и не дают шанса приступить к важным задачам (именно такие и любит наша прокрастинирующая обезьянка).
  

Хотя Альпы в названии и могут символизировать наши высокие стремления в достижении поставленных целей, этот метод не имеет ничего общего с самым высокогорным хребтом Европы. Этот подход был впервые описан на немецком языке, а каждая буква в названии ALPEN обозначает своё действие, необходимое для правильной организации дня.

А – список из активностей на день, задач и созвонов. На этом этапе необходимо просто выписать все свои задачи на день.

Л – продолжительность выполнения задачи. Для каждого задания необходимо указать время для завершения. Например, на мит уйдёт 30 минут, ответить на письмо 15, сделать таск – 4 часа, и так далее.

Ь – добавьте время на форс-мажоры. Ни один рабочий день не может пройти идеально по плану, поэтому для каждой задачи следует добавить дополнительное время, которое может понадобиться на долгие телефонные разговоры, помощь коллеге и так далее. 20% времени оставьте на это, а ещё 20% - на небольшие кофе-брейки и общение с коллегами.

П – оцените важность каждой задачи. Подумайте, сможете ли выполнить их все за 60% своего времени. Если какие-то дела можно делегировать другим сотрудникам, сделайте это. На этом этапе можно также воспользоваться матрицей Эйзенхауера.

А – после завершения трудового дня оцените, всё ли прошло по плану. Если нет, измените оценку своих задач на следующий день и попробуйте снова. В итоге вы сможете найти идеальное соотношение дел для каждого дня.

Вот вы распределили свой рабочий день с помощью первых двух методов. Но без небольшого перерыва сложно представить работу нормального сотрудника. Поэтому можно воспользоваться техникой управления временем, которая была придумана Франческо Чирилло в 1980-х годах. Согласно этой технике, эффективность работы сотрудника повышается благодаря интервальной работе.

Отрезки времени на работу условно называются помидорами. Идеальный «помидор» длится 30 минут: 25 минут на работу, 5 минут на отдых. Безусловно, менять продолжительность помидоров можно, но именно такое время рекомендуется для поддержания стабильной эффективности на работе.

Для контроля за временем можно воспользоваться множеством доступных вариантов. Например, установить плагин для вашего браузера или скачать приложение, которое автоматически будет рассчитывать время. При этом во время перерыва рекомендуется не переключаться на телефон и не заниматься другими более лёгкими задачами, а дать глазам отдохнуть и проветрить голову.

Пользоваться этим способом удобно именно тогда, когда вы уже распланировали свой день и не будете в течение 25 минут придумывать себе задачу. Поэтому лучше всего пользоваться этой техникой в комбинации с выше указанными методами.

Мало понимать, как и почему, важно ещё знать зачем. И часто сложно оценить важность той или иной задачи для достижения собственной поставленной цели. Поэтому известный блогер Максим Дорофеев на своих тренингах и конференциях по повышению продуктивности предлагает изменённую модель японского учёного Нориаки Кано. Кано разработал свою модель для демонстрации связи между удовлетворённостью клиентов и реализацией требований. Но она относится больше к маркетингу и разработке идеального продукта для потребителей. По мотивам этой модели Максим Дорофеев придумал свою, подходящую для сотрудника любой сферы, модель.

Согласно его модели, все задачи можно разделить на два типа: чтобы не (красная) и чтобы да (зелёная). К красным задачам относятся те дела, которые сделать надо обязательно и срочно, чтобы НЕ: просрочить задачу, прогореть с релизом, быть уволенным и так далее. Зелёные задачи чаще всего не имеют временных рамок и потому их выполнение обычно откладывается: сделать шаблон архитектуры проектов, записаться на экзамен по повышению квалификации и т.д. Если зелёную задачу не выполнить сейчас, она отложится на завтра, потом на послезавтра, но ничего не произойдёт, если её в принципе не выполнить. Поэтому модель выглядит таким образом:

Разберём такой подход по пунктам.

1. Если красная задача не сделана, это определённо плохо. Если она сделана кое-как, то получаем посредственный результат. Если красная задача сделана хорошо, получаем такой же посредственный результат, так как была важна её срочность, а не качество исполнения.

2. Если зелёная задача не сделана, то ничего не меняется. Соответственно, результат посредственный. Если зелёная задача сдвинута в прогрессе хоть немного, это уже хороший результат. А если она выполнена отлично, то мы смогли продвинуться в каких-то глобальных проектах.

Чаще всего сотрудники фокусируются только на красных задачах: ведь они горят, очень важны и прямо указывают на достижение краткосрочных целей. В итоге вся эффективность сотрудника сводится к «Ну, ок…», ведь он стремится выполнить все красные задачи хорошо и идеально (частая проблема отличников и перфекционистов). Именно поэтому Максим рекомендует придерживаться другой тактики. Если выполнять красные задачи кое-как, то у вас будет оставаться время на то, чтобы выполнить какую-то зелёную задачу тоже кое-как. А суммарный результат в конце дня уже будет «Хорошо», что приблизит вас к достижению целей и собственному развитию.

Известный итальянский социолог 19 века Вильфредо Парето в своих исследованиях вывел определённый закон, который работает во многих сферах жизни и подходит как для ведения бизнеса, так и для планирования своей работы над любым проектом. Его закон гласит: на каждые 20% усилий приходится 80% результата. И наоборот – на 80% усилий приходится 20% результата. Если вы прилагаете максимум усилий, это не гарантирует безупречного результата. Если же вы качественно распределяете время на ценные задачи, то достигаете желаемого результата.

В программировании можно приводить множество вариаций на тему. Однако, что касается планирования времени, правило работает примерно так. Первые 80% задачи занимает 20% времени, а оставшиеся 20% задачи занимают 80% времени. Поэтому часто проблема не в прокрастинации, а в необходимости правильной оценки своей задачи (читайте об этом в нашем блоге).

И конечно, не стоит забывать, что у каждого человека уровень активности в течение дня постоянно меняется. Никто не отменял так называемую суповую кому (или шницель кому). Это состояние неизбежно случается у всех после обеденного перерыва, когда все силы организма направляются на переваривание пищи, а потому голове не хватает сил думать о решении задач. В послеобеденное время люди чаще всего отмечают спад активности, повышенную утомляемость и сложность мыслительного процесса.

Как видно, факторов, влияющих на работоспособность и эффективный результат, множество. Но зная их, можно значительно улучшить свои показатели.

К слову, вам может понравиться довольно мотивирующая цитата великого писателя Эрнеста Хемингуэя: «Лучший способ – это всегда останавливаться, когда работа идет хорошо и когда ты знаешь, что будет дальше». И пусть он имел в виду писательское ремесло, это правило можно перенять и в другие сферы, в том числе и в программирование. Когда знаешь свой следующий шаг, сделать перерыв гораздо проще, как и проще взяться за продолжение этой задачи.

#прокрастинация #it #продуктивность