Практически каждый начинающий руководитель сталкивается с проблемой однозначности трактования в постановке задач. Элементарная для исполнения задача для одного сотрудника может быть абсолютно иначе трактована другим. От недосказанности страдают все: и тот, кто задачу ставит и тот, кто выполняет, а главное – все теряют драгоценное время на дальнейшие доделки и переделки. Поэтому так важно правильно и детально формулировать задачи и результат, который должен быть достигнут благодаря решению этой задачи.
Когда задачу формулируют письменно - происходит естественное осмысление того, каким должен быть итоговый результат. Правильно поставленная задача — это половина успеха.
Есть множество рекомендаций как правильно ставить задачи. Например, по методологии SMART и её аналогам, TOTE-модели и т.д. Я предложу вам свой, проверенный 10-летним опытом работы, чек-лист для постановки простых, текущих задач.
- Записанная на «бумаге» задача (любой цифровой носитель: сообщение в мессенджере, e-mail, трекинговой системе) всегда на 100% лучше устной. Когда вы прописываете задачу – вы её еще раз продумываете для себя и детализируете для исполнителя.
- Формулируйте задачу максимально подробно и однозначно. Если в задаче присутствуют ссылки на источники - указывайте.
- Размытые формулировки и аббревиатуры – зло! Избавляйтесь от них, когда ставите задачу.
- Если исполнителей у задачи может быть несколько, то указываем конкретного исполнителя. Называйте по имени.
- Сроки! Важнейший из пунктов. Когда вам необходимо, чтобы задача была выполнена. Срок «еще вчера» не считается актуальной датой.
- Если результат задачи можно измерить, то он должен быть сформулирован в задаче. Например, таргетировать рекламное сообщение на ядро целевой аудитории социальной сети Х для привлечения не менее 150 новых подписчиков в период с 1.07.2023 по 15.07.2023.
- Ставьте задачи с глагола в повелительном наклонении: «разработать», «подготовить», «разместить» и т.д. Это помогает сформировать четкое понимание того, что необходимо сделать.
- Если задача многофакторная, то для скорейшего решения её необходимо разделить на более мелкие и для каждого этапа назначить ответственного.
- Если ставите задачу устно, то попросите исполнителя произнести, как он понял задачу и свою роль в ней.
- Вопросы? Отвечайте на них. С высокой степенью вероятности они будут у того, кому предстоит выполнять задачу.
И последнее, обязательно фиксируйте задачу и сроки её исполнения в удобном вам формате. Это могут быть любые корпоративные трекинговые системы, «напоминалки» в телефоне, записки в календаре, крестики на руке 😊. Главное – не держите всё в голове. Освобождайте мозг для более важных дел.
Хорошего вам настроения! И ставьте задачи правильно, чтобы потом не переделывать.