Сегодня процесс перехода на электронный документооборот не инновация — а вынужденная необходимость.
Вплоть до конца 2016 года обмен документами с контрагентами в STALOGISTIC происходил исключительно в бумажной форме. Процедура стандартная: подготовка документа, печать, собственноручная подпись директора, отправка почтой или курьерской службой. При растущих объемах документов обеспечение такого цикла документооборота (ДО) требовало материальных и временных затрат: в среднем цикл документооборота составлял 10–15 дней.
Переход на электронный документооборот (ЭДО) обещал избавить от кипы бумаг, обеспечить прозрачность документооборота, сократить трудовые и денежные затраты и главное — увеличить скорость обмена документами.
От слов к действию
Подготовительный этап занял несколько месяцев. Первой важной задачей, которую предстояло решить, стал выбор будущего оператора.
«Основными критериями при выборе оператора для нас были: индивидуальный подход к Клиентам, надежность, возможность охвата большого количества контрагентов, возможность подключения роуминга, готовность нас обучать, — рассказывает заместитель финансового директора STALOGISTIC Юлия Войтова. — Параллельно мы заключили дополнительные соглашения с контрагентами по переходу на ЭДО и оферту, получили ЭЦП (электронную цифровую подпись)». В соответствии с этими изменениями происходила доработка функционала и форм документации под требования Компании.
Вторым этапом после подключения ЭДО стало проведение масштабного внутреннего обучения сотрудников финансового департамента и специалистов, непосредственно задействованных в процессе обеспечения документооборота, что позволило сформировать единое представление о функционале ЭДО и возможностях работы с выбранным оператором.
Заключительным этапом стал процесс привлечения контрагентов STALOGISTIC к переходу на ЭДО. Сначала были определены Компании, уже использующие ЭДО. Клиент-менеджеры STALOGISTIC связывались с ними и предлагали перейти на электронный документооборот.
Получив первый опыт работы с ЭДО, Компания продолжила расширять список контрагентов, но теперь их стали выбирать иначе. Каждого из них ранжировали в соответствии с количеством обмениваемых документов. Клиентам были направлены предложения о сотрудничестве по ЭДО с описанием его преимуществ: STALOGISTIC давала рекомендации по переходу, предлагала помощь и возможность консультаций со стороны наших сотрудников. Все это позволило привлечь к переходу на электронный документооборот значительную часть контрагентов Компании.
Однако процесс перехода на ЭДО длительный, и до сих пор он полностью не завершен. «На данный момент около 50 % контрагентов Компании еще не используют ЭДО. Мы продолжаем работу над тем, чтобы подключать новых клиентов», — отмечает заместитель финансового директора STALOGISTIC.
Ложка дегтя
Несмотря на все преимущества, не все контрагенты готовы переходить на систему ЭДО. Чаще всего отказы связаны с внутренними бизнес-процессами Компаний и нежеланием их менять. С такими контрагентами STALOGISTIC также работает, но не всегда успешно. «Некоторые считают, что использование ЭДО дороже, хотя это совсем не так, — дополняет Юлия Войтова. — Отмечу, что есть ряд Клиентов, которые изначально были категорически против перехода на ЭДО, а затем все-таки перешли. Как правило, это происходит из-за смены ответственных лиц в бухгалтерии или в руководстве».
Как и в любой меняющейся системе, не обошлось без сложностей.
В случае возникновения каких-то технических затруднений или неполадок со стороны оператора, нужно немедленно уведомлять контрагентов об этом и дублировать документы в бумажной форме. Еще один минус состоит в том, что не все контрагенты в России и Беларуси осознают преимущества перехода на электронный документооборот. Возможно, это связано с недостаточным информированием о преимуществах ЭДО на государственном уровне.
«Полученный STALOGISTIC опыт внедрения ЭДО свидетельствует, что все вопросы решаемы, — отмечает Юлия Войтова. — Технические проблемы устранял наш оператор ЭДО. В этом мы, по сути, помогали его развитию, так как многие доработки впервые были реализованы именно под запросы нашей Компании. С Клиентами также ведется непрерывная работа. Для них мы разрабатывали подробные презентации, показывали и объясняли возможности и перспективы ЭДО, обучали, прописывали дополнительные пункты в соглашениях сторон».
Преимущества
Безусловным плюсом является возможность обмена документами с контрагентами за считанные секунды. При этом документ невозможно исправить, подменить, поскольку в системе все действия фиксируются и отображаются. Платформа оператора позволяет отслеживать движение документа, его статус. Помимо прочего, нет необходимости тратить время на подписание документов, их отправку курьерскими службами, а также на последующее отслеживание и истребование документов.
Если оценивать преимущества ЭДО на глобальном уровне, то одним из его достоинств является еще и забота об окружающей среде и экологии в целом. Например, внутри STALOGISTIC после перехода на ЭДО количество используемой офисной бумаги сократилось в разы.
По многим контрагентам, с которыми Компания перешла на ЭДО, улучшилась платежная дисциплина, так как Клиент мгновенно получает документы и сразу передает их на оплату. Стоит отметить также значительное сокращение затрат на почтовые услуги и временных затрат специалистов на подготовку документов.
Подводя итоги, можно с уверенностью сказать, что переход на электронный документооборот стал хорошим решением многих задач Компании и существенно повысил эффективность работы финансового департамента.
Цифры:
· В 2020 году посредством каналов ЭДО было передано 56 910 документов.
· Количество подключений в 2020 году: 216 клиентов + 50 подрядчиков.