Мы привыкли связывать учет рабочего времени с табелем, который отражает отработанное время и неявки работника. Такие табели являются неотъемлемой частью кадрового делопроизводства, и на основании содержащейсяв них информации рассчитывается зарплата сотрудников. К сожалению, информация, которую несут в себе табели рабочего времени, очень ограничена. На основе таких данных невозможно в полноймере оценить эффективность трудозатрат конкретных сотрудников, невозможно понять, как лучше оптимизировать рабочий процесс. Для этого необходимы данные не только об общем рабочемвремени сотрудника, но и о трудозатратах на различные виды работ.
Анализ эффективности рабочего времени
Помимо традиционного учета рабочего времени для выплаты заработной платы 1, существует иной подход к учётурабочего времени, который полезно знать руководителю. Учёт рабочего времени может отвечать на вопрос, на что сотрудник тратит своё рабочее время. Такая информацияпомогает оценить, насколько работник загружен, мотивирован и продуктивен.
Для сбора такого рода информации существуют различные инструменты, которые позволяют фиксировать трудозатраты сотрудника, а затем анализировать полученные данные. Но недостаточно просто обязать сотрудниковкаждый день записывать то, какими задачами они занимались и сколько времени тратили на их исполнение. Без системного подхода, конкретной идеи в голове у руководителя, такие данныебудут хаотичными, и их очень трудно будет использовать во благо компании.
Мало фиксировать какими задачами занимались сотрудники и сколько времени тратили на них. Без системного подхода такие данные будут хаотичными, их трудно будет использовать.
Поэтому для начала руководитель должен понять, на какие виды стоит разделить все работы в рамках его компании. Группировку можно осуществить по самым различным признакам.К примеру, можно распределить виды работ по подразделениям или верхоуровневым процессам компании. Так, например, процесс управление финансами может включать в себя такие работы,как расчет заработной платы, подготовка управленческой отчётности, налоговой отчетности и тому подобное. А процесс управление продажами может состоять из: первичной обработки клиентов, подготовкикоммерческих предложений, подготовки договоров и другое. Существуют и другие принципы классификации видов работ. Классификация видов работ должна быть выстроена исходя из видов деятельностикомпании, её структуры и целей, например, так, как показано на рисунке 1. Правильная классификация позволит увидеть подробную информацию о трудозатратах сотрудников, что поможет оптимизироватьработу персонала.
Анализ трудозатрат
При анализе полученной о трудозатратах информации, есть несколько закономерностей, о которых следует знать руководителям. Не стоит забывать о том, что рабочий день сотрудников включает в себятакие отвлечения от рабочего процесса, как планёрки, совещания и различные тренинги. Это тоже важные элементы рабочего процесса, но нужно следить за тем, чтобы онизанимали меньше времени, чем основная работа. Другими словами, менеджер по продажам бОльшую часть дня должен посвящать продажам продукции и общению с клиентами, а не участвоватьцелый день в бесконечных совещаниях.
Ещё одна важная деталь, на которую должен обращать внимание руководитель при анализе трудозатрат сотрудников — основные задачи специалиста должны занимать больше времени, чемпродолжительность его обеда. В большинстве своём в компаниях обеденный перерыв составляет один час и это является константой, которая может помочь оценить адекватность трудозатратсотрудника. К примеру, возьмем гипотетического работника. Если его день состоит в основном из второстепенных дел (вроде проверок почты, тренингов и т.д.), а на каждую первостепенную задачуотводиться меньше часа, то либо этот работник работает крайне неэффективно, либо у него катастрофически мало работы и нужно задуматься о сокращении его должности из-заненадобности. Таким образом, маркер «обед», определяет основные задачи сотрудников, которые занимают его рабочий день
Культура учета рабочего времени
При разработке системы учёта рабочего времени очень важно не забыть, что источником информации о трудозатратах является сами сотрудники, они сами заполняют лист учетарабочего времени. А значит, важным фактором является дисциплина. В таком случае можно пойти двумя путями. Учёт рабочего времени можно организовать такимобразом, чтобы сотруднику было интересно заполнять отчёты, возможно, привнеся игровые элементы в этот процесс. Либо руководитель может задействовать административный рычаг, к примеру,прописав в должностных инструкциях необходимость заполнения листов учета рабочего времени.