Nopaper.ru

Подписывать документы простым кликом в приложении. Как работает мобильный документооборот, и в чём подвох?

Подписывать документы в приложении — модно, экологично, быстро, дешево, безопасно и вообще очень классно. Даже как-то слишком. Разбираемся со всеми особенностями мобильного документооборота — чем обеспечивается законность и безопасность ваших документов и персональных данных, какие есть ограничения, и так ли всё просто, как обещает наша реклама.

Как работает мобильный документооборот

Лет 5-10 назад предприниматели и менеджеры повсюду носили с собой ноутбуки — они работали между встречами, по дороге из налоговой, в обед. Где угодно. Постепенно компьютеры стали не нужны — переписываться, участвовать в совещаниях и просматривать документы стало можно и со смартфонов.

И получалась странная ситуация, что согласовать документ можно и с телефона, но чтобы его подписать — надо приехать в офис (или найти принтер, а потом возить с собой бумаги).Стали появляться сервисы электронного документооборота — документы загружаются в систему, подписываются электронной подписью и скачиваются у каждой из сторон. С такими системами бумажные документы стали не нужны. Но нужны компьютеры и флешки, на которых хранится подпись.

И следующим шагом появился мобильный документооборот — это то же самое, только сама подпись хранится в смартфоне. И документы можно подписывать, просто нажав на кнопку в приложении. Одним из первых сервисов мобильного документооборота в России стал Nopaper — он подходит и для бизнеса, и для обычных людей. Компании могут подписывать договоры, счета и акты, накладные, а также корпоративные документы. А обычные люди — заключать договоры на любые услуги, покупку машины или, например, аренду квартиры.

А не натянута ли проблема за уши? Отправить бумажку же не сложно

Не сложно. Но ведь у вас не одна бумажка, а поток документов. Сотрудникам приходится вас ждать, чтобы отдать документ на подпись. Чтобы отправить оригиналы нужно идти на почту или оплачивать курьера — это в среднем рублей 700 за пакет документов. Сколько документов ваша компания отправляет за год? 100? 200? Это тоже небольшой документооборот, и он уже стоит 150 тысяч рублей. Даже без учёта самой бумаги и краски для принтера.

Если посмотреть на этот вопрос шире, то эти мелкие задачи на подписание документов выливаются в потери для бизнеса, хотя и не несут никакой ценности.

  1. Вы тратите время. Своё и сотрудников
    Siemens подсчитали, что в среднем сотрудник тратит от 30% до 60% рабочего времени на работу с бумагами: получить документ, отдать на подпись, уточнить, что подписали, поставить задачу на отправку документа, уточнить, что отправили, уточнить, что получили, спросить, выслали ли обратно второй экземпляр. А через полгода обнаружить, что второй экземпляр так и недошёл.
  2. Вы тратите деньги: в среднем 5 миллионов рублей в год
    Это расходы на бумагу, канцелярию, сканеры и принтеры, чернила, почту и курьеров. Так ли вам нужны все эти стопки бумаг? Стоят ли они своих денег?
  3. Бумага ненадёжна: документы постоянно теряются
    Кто-то забыл отправить, ошибся в адресе или не передал документ в бухгалтерию. Каждые полгода бухгалтера по всей стране устраивают рейд и ищут недостающие документы, отрывают менеджеров от их задач, всем приходится поднимать переписки и контакты и искать документы или подписывать и высылать новые. Вся эта неразбериха несёт новые издержки, а иногда и риски нарваться на штраф.

Как работает электронная подпись? В смысле у нее три вида?!

Электронная подпись — это набор данных, которые позволяют связать вас с документом, который вы подписываете.

По закону электронная подпись приравнивается к собственноручной. Но есть три вида электронной подписи и у них разный уровень безопасности. Поэтому для некоторых документов закон устанавливает, какой подписью такой документ должен быть подписан.

Виды электронной подписи:

  1. Простая электронная подпись. Технически это SMS и PUSH-коды, одноразовые пароли, которые вам присылают для подтверждения личности. У такого типа подписи низкий уровень безопасности — непонятно, кто и на что таким кодом согласился. Но этого хватает, чтобы оформить заказ в интернете или провести платёж.
  2. Усиленная электронная подпись (НЭП) — она гарантирует, что документ подписал именно тот человек, которому эта подпись принадлежит. Такой тип подходит для подписания большинства документов. Хранится она может на USB-токене, а может и на мобильном устройстве.
  3. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — это самая сложная и защищённая подпись, она нужна для взаимодействия с госорганами и выдаётся только очно.

Только НЭП и КЭП могут подтвердить, что документ подписали именно вы и что после подписания никто не вносил в этот документ никаких изменений.

Способ использования мобильных НЭП и КЭП практически не отличается: документ пришёл в смартфон, вы его посмотрели, нажали кнопку «Подписать», используя TouchID /FaceID или пароль. Всё. Документ подписан электронной подписью.

В мобильном приложении Nopaper используется второй тип подписи — НЭП. Она удобнее, потому что её можно оформить дистанционно за несколько минут, и при этом её возможностей хватает, чтобы подписывать большинство документов.

И какие документы я смогу подписывать?

В приложениях для документооборота обычно используют усиленную подпись — КЭП и НЭП. Такая подпись формируется в результате криптографического шифрования информации — это позволяет определить личность человека, подписавшего документ, и проверить, вносили ли в подписанный документ изменения после его отправки. Именно в этом вся разница в уровне подписей, и поэтому уровень подписи отличается.

ПЭП подходит для работы с первичной документацией внутри компании, НЭП — для обмена документами с контрагентами, а КЭП нужна для отправки документов в госорганы. Если вы хотите работать и с внутренними документами, и обмениваться с контрагентами — вам лучше сразу использовать НЭП.

В ноябре 2021 года в силу вступил законопроект, позволяющий трудовой договор и другие виды кадровых документов — договор о материальной ответственности, заявление об увольнении, уведомление об изменении условий трудового договора — подписывать электронной подписью.

Наши юристы проанализировали все типы кадровых документов с учетом последних законодательных изменений ноября 2021. Памятку можно будет скачать здесь.

Есть отдельные типы документов, которые нельзя подписывать электронной подписью. Например, приказ об увольнении. В остальных случаях сила подписей идет по нарастающей — если документ можно подписывать электронной подписью, то вы точно можете использовать КЭП. Любой документ, который можно подписать ПЭП, можно подписать и НЭП, и КЭП.

А это вообще законно?

Всё, что касается использования электронной подписи, регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и контролируется Министерством цифрового развития (бывш. Минкомсвязи) и ФСБ.

  • В п.3 ст.5 закреплено, что НЭП и КЭП позволяют определить личность человека, подписавшего документ, и проверить, вносили ли в подписанный документ изменения после его отправки. То есть подпись безопасна, позволяет установить реального подписанта документа.
  • Согласно п.2 ст.6 документы, подписанные электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, как и подписанные собственноручно.
  • Также согласно п.2 ст.6 также закреплено, что при использовании НЭП способ подписания документов должен быть зафиксирован в соглашении об использовании электронной подписи между участниками документооборота.

Гражданский кодекс частично дублирует закон «Об электронной подписи» и подтверждает его статьи. В нём сказано:

  • Ст.160 ГК РФ: «письменная форма сделки считается соблюдённой при использовании сторонами аналога собственноручной подписи». Этим аналогом выступает электронная подпись.
  • В той же статье ГК РФ повторяется требование о том, что способ подписания документов должен быть зафиксирован в соглашении об использовании электронной подписи.

Полный текст закона «Об электронной подписи» вы можете прочитать здесь. Но если кратко — использовать усиленную электронную подпись для подписания документов можно и это законно. Главное, если используете НЭП, договориться с партнёрами, что вы все согласны считать её аналогом собственноручной подписи.

Окей. А безопасно?

Это в том числе зависит от сервиса, который вы используете. Чтобы убедиться, что человек является именно тем, кем он представился в нашем сервисе, мы в Nopaper проводим несколько проверок:

  1. Проверяем, что это настоящий живой человек с помощью технологии распознавания Liveness.
  2. Распознаем фотографию его паспорта.
  3. Проверяем соответствие человека и его фотографии в паспорте.
  4. Сверяемся с базами МВД и СМЭВ.

Это позволяет нам убедиться, что человек реальный, это его паспорт и данный паспорт валиден и не украден. Также дополнительно можно реализовать аутентификацию через Сбер-ID или ЕСИА. Только после этого мы принимаем решение о том, что перед нами действительно этот человек и ему можно выдать усиленную электронную подпись.

При этом вся инфраструктура Nopaper соответствует 152-ФЗ — все данные пользователей надёжно защищены и недоступны третьим лицам. Поэтому сервис безопасен: никто не сможет представиться вами и получить подпись или похитить ваши данные из сервиса.

Что будет, если я потеряю телефон с подписью?

Единственная лазейка для злоумышленников — это завладеть вашим телефоном. Пока телефон при вас — никто не сможет воспользоваться вашей подписью.

Если вы потеряете или кто-то украдёт ваш телефон, на котором будет храниться подпись, вам нужно будет сообщить об этом поддержке сервиса, который выпустил вашу подпись, чтобы они отозвали сертификат электронной подписи.

И что получается? Всё правда так хорошо?

Да. Вы можете подписывать документы из любой точки планеты, экономить деньги и время, быть мобильным, модным и спасать деревья. Круто же? Зарегистрируйтесь в Nopaper, если вы еще этого не сделали. И приступайте 😉

0
Комментарии
Читать все 0 комментариев
null