22 ноября 2021 года принят закон об электронном кадровом документообороте, благодаря которому вам станет проще подписывать документы с сотрудниками, архив документов будет храниться в облаке, а не в шкафу.
Юристы Nopaper собрали полную информацию по переводу кадрового документооборота онлайн:
В праве ли работодатель перейти на ЭДО?
Право работодателя перейти на электронный документооборот в сфере трудовых отношений предусмотрено 1 ст. 22.2 Трудового кодекса РФ:
«Работодатель вправе принять решение о введении электронного документооборота».
При этом под электронным документооборотом закон* понимает «создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».
*Абз. 1 ст. 22.1 Трудового кодекса РФ.
Какие локальные акты необходимо принять работодателю, чтобы перейти на ЭДО?
Локальный акт о введении ЭДО
Форма локального акта не определена, это может быть приказ о вводе ЭДО, но установлены требования к содержанию. В акте нужно отразить следующие положения:
- сведения об информационной системе;
- порядок доступа к информационной системе;
- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;
- срок уведомления работников и дата введения ЭДО.
В акте работодатель должен дать определение информационной системы; определить, что в нее входит, например, корпоративная электронная почта и система ЭДО; детально описать порядок получения доступа к системе ЭДО, например, что работники самостоятельно устанавливают приложение ЭДО, проходят процедуру регистрации и верификации.
Локальный акт, устанавливающий порядок осуществления электронного документооборота
В документе нужно детально описать процесс документооборота начиная от отправки документа и заканчивая сроками, когда документ должен быть просмотрен и подписан (либо отклонен) получателем в течение рабочего времени.
Должны ли вы уведомить сотрудников о переходе на ЭДО, и как это сделать?
Да, должны уведомить и получить от работников письменное согласие.
В законе не установлена форма уведомления, она определяется локальным актом работодателя. Также прямо не сказано, что согласие может быть получено в электронном виде, поэтому предполагается, что его нужно получить на бумаге.
Согласие может быть в форме отдельного документа, а может быть включено в состав трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору — закон не содержит ограничений на этот счёт. Во втором случае трудовой договор (дополнительное соглашение), содержащий согласие на переход на ЭДО, рекомендуется подписывать на бумажном носителе.
Согласие не нужно получать от сотрудников, которых вы наняли после 31 декабря 2021 года, и у которых на этот момент отсутствует трудовой стаж.
ЭДО: право или обязанность?
Введение ЭДО не предусматривает дополнительную ответственность для работодателя — он исполняет трудовое законодательство по общему правилу.
Для работодателей и работников, переход на электронный документооборот добровольный — они в праве отказаться от использования ЭДО. При этом для работника это не будет являться основанием для увольнения или отказа в приеме на работу.
В противном случае работодатель может быть привлечен к административной ответственности за необоснованный отказ в заключении трудового договора, либо увольнение может быть признано незаконным (1 ст. 5.26 КоАП и ст. 394 Трудового кодекса РФ).
Виды документов, которые могут быть переведены в ЭДО
В электронный вид могут быть переведены документы, которые согласно нормам трудового права оформляются на бумаге, и (или) с которыми происходит ознакомление работника или лица, поступающего на работу, в письменном виде, в том числе под роспись (ст. 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ).
Закон устанавливает следующие «исключения», на которые не распространяются нормы об ЭДО:
- трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;
- акт о несчастном случае на производстве;
- приказ об увольнении работника;
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда.
Какой документ какой подписью подписывать
По закону электронная подпись приравнивается к собственноручной. Но есть три вида электронной подписи — КЭП, НЭП и ПЭП — у них разные способ выдачи, стоимость и уровень безопасности.
Подробнее о каждом виде подписи читайте здесь.
Закон устанавливает требования к видам электронной подписи работника и работодателя в зависимости от вида подписываемого документа, при решении данного вопроса следует руководствоваться ст. 22.3 Трудового кодекса РФ.
Мы проанализировали все типы кадровых документов с учетом последних законодательных изменений ноября 2021 и написали по ним памятку: какие документы можно подписывать удаленно, какой подписью со стороны работодателя и работника и сколько они должны храниться. Скачать ее можно здесь⤵