Постепенно организации переходят на электронный документооборот и подписывают документы электронной подписью. Некоторые документы, в том числе и электронные, нужно хранить в течение определенного времени. В этой статье разберем, как организовать электронный архив и не дублировать каждый договор на бумагу.
Электронный архив
Архив — система хранения документов компании. Архивы нужны для сохранения документов, их учета и использования. Они могут различаться по типу документации: общие, кадровые, финансовые, хранилища технической документации.
Различают бумажные и электронные хранилища. Последние являются эффективным дополнением к традиционному архиву «в папках на полочках».
Скан-копии документов в папке на компьютере ≠ электронный архив.
Скан-копия документа — фото бумажного оригинала документа. Если вам нужны оригиналы документов, например, для отчетности, то нужно сохранить документ на бумаге.
Электронный документ — документ, подписанный электронной подписью. Подробнее про виды подписей мы писали в статье. Такой документ имеет юридическую силу и не требует дублирования на бумаге.
Только электронный документ по юридической силе приравнивается к бумажным, подписанным «живой» подписью. И на них распространяются те же правила хранения, что и на бумажные.
Nopaper запускает партнёрскую программу. С ней наши партнёры могут зарабатывать до 30% со сделки. Заинтересовались? Тогда регистрируйтесь на вебинар 28 апреля.
Правила хранения электронных документов
Основанием к организации работы с архивами является законодательная база. Об электронном архиве написано в следующих законах и приказах:
- ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004.
- Приказ № 526 от Минкультуры.
- ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н).
Опираясь на эти законы, можно выделить требования к организации электронного архива:
- Хранить необходимо только оригиналы документов. Печатать приказ, распоряжение, подписанные с помощью сервиса ЭДО не нужно.
- Электронный архив документов должен находиться на территории РФ.
- Руководитель организации сам решает, к каким документам у сотрудников будут доступы.
- Документы должны хорошо читаться.
- По истечении срока хранения документы должны быть ликвидированы.
Сроки хранения электронных документов
Отсчёт срока хранения начинается с 1 января следующего года. Например, если вы подписали с сотрудником трудовой договор 5 апреля 2022 года, то срок его хранения будет считаться от 1 января 2023 года.
Электронные документы нельзя уничтожать столько же, сколько и бумажные. Например, счета-фактуры нужно хранить 5 лет, квартальные отчеты бухгалтерии — 10 лет. А про сроки хранения электронных кадровых документов мы писали в памятке.
Виды электронных архивов
Облачный архив
Он находится на удаленном сервере с закрытым доступом. Система похожа на Яндекс.Диск. Доступом управляет сотрудник компании, обычно это IT-специалист, который может выдавать доступы сотрудникам. Например, приказ о премии может увидеть только кадровый специалист, директор и сотрудник, которому премию выписали. В облачном архиве можно ограничить работу с документами: разрешить только просмотр, запретить скачивание.
Архив системы электронного документооборота (ЭДО)
Системы ЭДО автоматически хранят все подписанные документы. Внутри каждой системы электронного документооборота уже встроено облачное хранилище. Все необходимые документы остаются в электронном архиве оператора системы ЭДО. Там также можно определить уровень доступа к архиву, ограничить или расширить права действий с документами. Например, в Nopaper подписанные документы хранятся бессрочно.
Локальный архив
Локальный архив находится на компьютере или сервере компании. Там создаются папки с документами, посмотреть которые могут все сотрудники, ограничить права действий с документами почти невозможно.
Сравнение трех видов электронного архива:
Хранение электронных документов в архиве системы ЭДО считается наиболее простым и удобным:
- Документы доступны онлайн с ноутбука или смартфона. Если вы уехали в командировку и забыли пакет документов, не нужно будет звонить в офис, оформлять доставку. Все нужные документы можно посмотреть с ваших устройств.
- Документы легко найти. Если вам нужно найти акт, который вы заключали три года назад, можно просто ввести реквизиты или название документа в поисковике, а не перелистывать толстые папки.
- Документы клиентам, контрагентам отправить можно удаленно за 5 минут и забыть про прогулки до почты.
- Подписанные в системе ЭДО документы имеют юридическую силу и принимаются в суде. Например, в Nopaper можно быстро определить, кто и когда подписал документ, а значит, вашу подпись никто не подделает.
Перевести в электронный архив все документы не получится. По закону есть документация, которая должна оставаться на бумаге. К таким типам можно отнести секретные документы или информацию, которая относится к государственной тайне.
Однако, большую часть документов вы можете организовать через ЭДО и перейти на электронный архив. Это поможет автоматизировать процессы в компании, сделать поиск документов проще, а их хранение безопасным.
Подпишитесь на телеграм-канал об электронном документообороте и цифровых бизнес-процессах в компании.