Для чего нужна ERP? Что такое важное она делает и что это нам дает? Давайте сформулируем так: ERP это цифровой слепок компании, в первую очередь ее основных процессов, цепочки создания ценности. Когда у нас есть такой инструмент, мы можем рассматривать компанию в различных перспективах в зависимости от задач. Это дает принципиально иные возможности управления. Полезность инструмента с избытком перекрывает затраты на его внедрение и поддержание в актуальном состоянии.
Все ли типы бизнесов могут воспользоваться этим? ERP хороша для торговых и производственных компаний, где процессы понятны и легко оцифровываются. Где на каждую операцию есть первичный документ - пришел товар, переместился на складе, отгружен и т.д..
Располагая такими данными несложно посчитать себестоимость, рентабельность, оборачиваемость. ERP помогает построить подробный управленческий учет. Это дает детальную картину и инсайты:
- в какие категории товаров были вложены деньги
- как быстро деньги обернули и с какой рентабельностью
- что происходит с активами - сколько товара, где и какого, сколько денег на счетах и у контрагентов
Благодаря этому можно достаточно глубоко проанализировать свой бизнес, получить инсайты и понять как быть более эффективными в использовании своих ресурсов.
А что же проектные компании, у которых бизнес строится на оказании услуг, таких как разработка софта, маркетинговые агентства, дизайнеры, проектировщики, консультанты?
Для них ERP не работает. Процессы не оцифрованы, нет первичного документа на каждую операцию. Мы знаем только куда ушли деньги - на ЗП и офис, и откуда пришли деньги - выручка по проектам. Что внутри - черный ящик.
То есть экономика выглядит так:
- ежемесячно выкупаем человеко-часы (дни, месяцы) у наших сотрудников
- упаковываем в проекты и продаем. Что не продали - то сгорело, на следующий месяц не переносится)
- ...
- профит. возможно.
Что происходит внутри черного ящика плохо понятно.
Но действительно ли процессы не оцифрованы? Давайте подумаем, что у нас есть:
- все-таки есть Jira, Asana и куча экселей с планами, задачами и бюджетами
- задачи, заявки на оплату, другие документы двигаются и создают цифровые следы
Значит что-то есть и что-то можно с этим сделать. Надо все это собрать из разных мест, соединить, пересчитать и получить какую-то внятную картину того, что происходит внутри проектного бизнеса.
Именно для этих целей мировые ИТ-гиганты и разработали облачные платформы для работы с данными и BI-инструменты.
Как это будет выглядеть технически:
- подключимся к таск-трекингу и возьмем оттуда проекты, задачи, людей и трудозатраты
- подключимся к данным в Excel, Google Sheets, 1С и возьмем оттуда финансовые данные - приходы, расходы, заявки на оплату и пр.
Дальше немного магии - сводим это в единую модель компании с помощью BI-инструментов. BI-модель компании связывает проекты, деньги, трудозатраты, продажи, устанавливает между ними отношения и позволяет рассчитать метрики, которые помогут нам понять что как работает и принимать управленческие решения.
На основе модели строятся отчеты, куда все эти метрики и выводятся в виде карточек, графиков и таблиц.
С технической стороной разобрались, а теперь вернемся на шаг назад, к тому зачем это нужно - чтобы понять экономику проектного бизнеса.
Итак, мы остановились на том, что мы выкупаем часы у сотрудников, пакуем в проекты и продаем клиентам.
Что происходит внутри и как мы должны этим управлять?
Часы это не тоже самое, что например, шоколадки - да, есть себестоимость, да есть цена продажи. Но час времени производства может быть использован по-разному.
Час производства должен превращаться в ценный для клиента продукт. Час купленный должен превращаться в час проданный.
Эффективность проектного бизнеса будет определяться тем, насколько эффективно мы будем использовать время.
Чтобы этим процессом управлять мы делаем следующее:
- разбиваем проект на группы работ или задачи, прикидываем сколько каждая из них займет времени производства инженера, программиста, дизайнера и т.д. Это наш план.
- меряем сколько на самом деле эти работы займут времени у специалистов. Это наш факт.
Все, это наша основа. Из этого мы имеем интересные следствия:
- теперь мы понимаем сколько и каких людей в каждый месяц будет работать над каждым проектом
- можем построить загрузку каждого отдела и отдельного сотрудника на несколько месяцев вперед
- можем проанализировать кто хорошо (плохо) работал в предыдущем месяце (неделе, году)
- узнаем кто из сотрудников приносит деньги, а кто тратит
- узнаем, что многие проекты принесли нам совсем не те деньги, на которые мы рассчитывали
- можем заранее понимать, какие проекты уходят в отрицательную рентабельность или будут завершены со срывом срока
- и неожиданно - можем довольно легко строить бизнес-планы - сколько и каких проектов нужно продавать, когда и каких специалистов надо нанимать (увольнять), сколько это принесет денег. Потом эти планы отслеживать - сравнивать с фактической численностью, продажами, выручкой и т.д
Возможно в этот момент вы уже задумались о том, чтобы построить себе такую BI-систему. Технически нужно будет решить две задачи:
- собрать данные из различных систем и файлов
- построить модель, сделать расчеты и визуализировать данные
Темы эти сложные и объемные, о них лучше поговорить отдельно.
А пока на этом все, спасибо, что дочитали)