Татьяна Тююшева

Что сделать самому, а что делегировать? 4 главных точки контроля подрядчиков при организации мероприятия

Или почему «Я сама сделаю» не всегда хорошо.

Когда ты получаешь какую-то задачу - перед тобой всегда встает выбор. Твои варианты: делать все одному и работать круглосуточно (как делала раньше и я). Или научиться жонглировать задачами, чтобы получать кайф и от процесса, и от результата.

13 лет я работаю в ивент сфере. Последние 3 года я руковожу проектами в крупнейшем ивент агентстве на Урале Be Brand Advent.

За свою карьеру я много раз сталкивалась с тем, что даже самый опытный заказчик приходит к тому, чтоб делегировать свои задачи агентству. Потому что время очень стремительно движется вперед, и вместе с ним меняются тренды, уследить за которыми становится все сложней.

В статье я расскажу об основных этапах моего прогресса в делегировании. Почему делегировать важно и нужно, и как научиться доверять и контролировать.

«У всех есть свои сильные и слабые стороны»

Сейчас, принято считать, что специалист должен уметь все. Ну, если не все, то почти все. Но ведь это совсем не значит, что на выполнение разных задач он затратит одно и то же время.

Сильные стороны – они на то и сильные. Они помогают сократить физические и эмоциональные усилия, а значит - сократить время выполнения задачи. Плюс сделать ее круто! Слабые же стороны, конечно, они не обязательно прямо «слабые». Просто они не настолько прокачанны, как у человека, который на этом специализируется. И они работают прямо противоположно сильным.

Любые бизнес-процессы призваны увеличить производительность при сохранении и улучшении качества.

Стремясь реализовать вышеперечисленное, не имеет смысла замыкать все на одном специалисте. Много ли вы встречали Цезарей?

Во имя вашей эффективности и личного времени, проще часть задач делегировать спецам.

Этот лайфхак может помочь сделать жизнь проще и спокойнее. Поверьте, маме 2 детей, руководителю и наконец просто молодой женщине, которой жизненно необходимо время на себя, а не только на работу.

Вы можете быть прекрасным дизайнером, но не уметь писать копирайт для макетов, вы можете круто вдохновить команду, но не напишите рассылку с приглашением, или быть танцором, но не уметь шить для себя костюмы. Это НОРМАЛЬНО! Невозможно уметь все!

Главное в делегировании это:

· Четко сформулировать ТЗ

· Правильно и в полном объеме передать все вводные

· Подобрать грамотного специалиста

· Вести контроль выполнения задачи

А как контролировать специалиста так, чтоб при этом не мешать ему выполнять эти самые задачи и не превратить работу в бюрократический ад?

1. Составьте план выполнения задачи

Максимально подробный, включающий в себя пункты как сдачи, так и согласования. Идеально – проставить даты и время себе и исполнителю сразу в google-календарь.

Иногда этот план превращается в настоящее произведение искусства размером с простыню, но именно это и делает его таким незаменимым! «То, что написано пером – не вырубишь топором!». Каждая строчка в плане – пункт контроля.

2. Прописывайте статусы

Для сложносоставных задач, или задач, требующих длительное время на выполнение, важно фиксировать статусы. Также это полезно для больших полноценных проектов с большим количеством маленьких подзадач. Наша память не безгранична, а бумажки с записями склонны теряться в самое неподходящее время. Решение – онлайн-документ с доступом обеих сторон: заказчика и исполнителя.

Не бойтесь отражать даже самые незначительные правки (например, изменение цвета какого-то куска текста в макете). Лучше лишний раз отразить правки. К тому же, это поможет избежать спорных ситуаций, когда кто-то что-то забыл или не записал.

3. Подробная периодическая отчетность

Да, к сожалению, совсем от отчетности не уйти. Когда мы выполняем задачи механически, мы можем не правильно, или не в полном объеме передать информацию. Отчетность и соблюдение оговоренных заранее пунктов в ее написании помогут избежать недопонимания.

4. ДОВЕРИЕ!

Доверие при делегировании – это, наверное, одна из самых важных составляющих. Специалист или подрядчик, которому вы передали задачу точно также, как и вы заинтересован выполнить ее, причем сделать это хорошо. Ведь он работает на свою деловую репутацию в том числе.

Когда к нам обращаются клиенты с просьбой сделать ивент, мы с первых этапов рассказываем, что будем делать, как и какие точки контроля необходимы. И когда клиент понимает, что мы ему помогаем, потому что заинтересованы в его успехе, мы предлагаем рабочие идеи и контролируем подрядчиков. Мы про активны в итерациях – ивент становится таким, которым гордится клиент и команда организаторов.

Вывод очень прост:

Не «Я сделаю лучше сама, ведь объяснять долго!», а «Я лучше передам эту задачу, которую быстрее и качественнее сделает специалист, а сэкономленное время потрачу на то, что я сама хорошо умею и могу!»

Ну и еще одна народная мудрость: «Делегируй, властвуй, ДОВЕРЯЙ!»

Доверяйте своим специалистам! Они помогут сделать Вашу жизнь лучше!

Доверяйте ивент-агентствам с опытом – они легко закроют ивент-задачи, а вы будете спать ночами спокойно.

П.С. При написании этой статьи ни один копирайтер не пострадал, ведь «Я и сама неплохо пишу, пусть лучше сценарий сдадут скорее»

{ "author_name": "Татьяна Тююшева", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 0, "favorites": 0, "is_advertisement": false, "subsite_label": "unknown", "id": 240423, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Thu, 29 Apr 2021 16:43:27 +0300", "is_special": false }
0
0 комментариев
Популярные
По порядку

Комментарии

null