Почему так дорого? Как правильно оценивать смету мероприятия от подрядчика

Часто, в момент получения сметы на мероприятие, первый вопрос, который возникает в голове: «почему так дорого?». Этот вопрос был закономерен для меня на протяжении моей 15-летней карьеры организатора мероприятий. Этот вопрос логично задают мне клиенты.

На сегодня я исполнительный директор одного из крупнейших ивент-агентств Be Brand Advent.

Резюмируя свой ивент-опыт, стандарты профильных ассоциаций, в которые мы входим (REMA и НАОМ), хочу рассказать о том, на что обращать внимание в смете мероприятия.

Для того, чтобы вам было удобно и легко оценивать результат – нужно четкое и максимально детальное техническое задание.

ТЗ в формате «необходимо организовать церемонию открытия спортивных соревнований 3 августа на 1000 человек» - так себе ТЗ. Вернее, оно не плохое, но вы получите кардинально разные расчеты.

Работа со сметой – это самое настоящее искусство. И умение прогнозировать ее структуру приходит только с опытом.

Даже после согласования бюджета мероприятия, смета может измениться: часть позиций исчезает, но могут появиться и «допы». Причины могут быть разные. Возможно, в тендерном задании не было нужных позиций, или подрядчик не предусмотрел часть расходов, или заказчик не спрогнозировал полный объем услуг, который ему может понадобиться. Часто возникает и обратная ситуация, когда, например, после мероприятия остается много неиспользованного мерча, еды, с площадки уезжают пустые автобусы для гостей.

1. Площадка. Часто при запросе условий аренды, вам предоставляют базовый набор услуг – сама аренда, клининг, техническое обеспечение, охрана. А уже при реализации может выясниться, что парковка перед площадкой только платная, что гримерные комнаты для артистов так же за дополнительную стоимость. Что технический специалист на площадке есть, и входит в стоимость аренды, но в этот день у него еще три мероприятия, и он отвечает только за то, чтобы оборудование было подключено корректно. Что вашу технику или декор нужно закрепить под потолком, а сделать это могут только аккредитованные сотрудники площадки за отдельные деньги. И еще много самых разных нюансов.

Как себя обезопасить?

Посоветуйтесь с вашим агентством – партнером. Любой организатор знает особенности площадок или какие вопросы нужно задать, если вы делаете ивент в другом регионе. · Если букируете площадку напрямую, проговорите с администратором площадки, расскажите концепцию мероприятия, чтобы было понимание, какое оборудование есть. На встрече должен быть не только администратор, но и представители всех служб, которые будут задействованы в проекте. · И задавайте больше вопросов.

2. Кейтеринг. Часто мы наблюдаем 2 крайности – гости ушли голодные или мы выкинули десятки килограммов еды. Чтобы этого не произошло, нужно учесть несколько факторов. Если Welсomeдлится до 1 часа, то достаточно рассчитать 400 гр еды на человека и 1 бокал алкоголя. Однако, если гости до площадки добирались несколько часов, и продолжительность welcome 1,5-2 часа – люди приедут голодные. Увеличьте выход еды до 700 грамм, предложите более сытные закуски.

Оптимальный выход еды на 1 персону в формате банкета – от 1300 гр. Далее в зависимости от того, кто ваши гости и какой формат мероприятия. По опыту, всегда остается до 60% десертов. Заказывайте их всегда меньше, чем количество гостей.

3. Хедлайнеры. У многих артистов гонорары указаны в Евро за наличный расчет. Соответственно, вы как организация, должны будете оплатить процент за безналичный расчет. Изучите внимательно бытовой райдер - многие позиции на самом деле не нужны. Тут важна коммуникация с концертным директором конкретного артиста. Насколько реально нужна в гримерке надувная лодка? Или это тест на внимательность для заказчика? Еще одна подсказка - если дата вашего мероприятия плавающая, то можно подстроить его под гастрольный график желанного артиста. Экономия получается существенная.

Если при одинаковом ТЗ сметы отличаются – обращайте внимание на дополнительные услуги, и точные параметры каждой позиции, которые предлагает вам подрядчик. Зачастую в смету заложены риски, о которых знает подрядчик, и которые могли упустить вы. Именно здесь ивент-агентство начинает быть «дорогим». Давайте разбираться:

1. Вспомогательный персонал. Это иллюзия, что столы по площадке перемещаются сами, что у реквизита в десятки килограмм во время монтажа вырастают крылья и он сам летит в газель для дальнейшей транспортировки. Поэтому услуги грузчиков в смете – это залог того, что это сильно оптимизирует время при подготовке мероприятия, а значит сократит количество часов аренды площадки на застройку. Количество координаторов, хостес, официантов, фотографов также зависит от количества гостей. Физически 1 фотограф не сможет отработать одновременно на нескольких фото зонах. ВАЖНО, всегда берите на большие мероприятия фотографа - репортажника, и отдельно фотографов на фото-зоны. Это разные специализации. Не ждите от «портретника» качественный репортаж и наоборот. Всегда, чем больше мероприятие – тем больше команда проекта.

2. Внеурочная работа дизайнеров и сценаристов на срочные правки. Мы всегда даем бонус дизайнеру, если по просьбе клиента он работал всю ночь. Потому что от этого зависит качество мероприятия, и наша репутация.

3. Питание персонала. Во многих агентствах существуют внутренние правила по питанию персонала на площадке. Например, если персонал находится на площадке более 4 часов – предусмотрены минимум сендвичи, если более 6 часов – горячий обед. Закладывайте эти позиции, потому что падающие в обморок и бледные от голода хостес точно не сделают мероприятие ярче, хотя запоминающимся оно станет однозначно.

4. Прозрачные гонорары. Вы всегда можете проверить гонорары, позвонив ведущему или артисту напрямую. Не бывает такого, что конкретный ведущий стоит 100 000, а мы предлагаем его за 150 000. Если вы хотите, чтобы ваше мероприятие провел профессионал уровня Вани Урганта – это никак не будет стоить меньше, чем его фиксированный гонорар. Если вам не нужен профессиональный ведущий, и будет достаточно аниматора, который представит гостей – скажите об этом подрядчику, и он учтет это в смете.

Главное. Задача любого уважающего себя агентства – сделать проект, которым гордится клиент и от которого горят глаза у команды-организаторов. И для этого к проекту привлекаются лучшие специалисты отрасли. Каждый проект – это, не только дело, которое приносит подрядчику доход, но и репутация. Репутация агентства и репутация клиента.