Аутсорсинговая компания UCMS Group рассказывает о преимуществах и мифах.
⠀
Аутсорсинг — то же делегирование. Компания передаёт часть своих непрофильных бизнес-процессов внешним специалистам, пока сама фокусируется на ключевых задачах и развитии. Это хороший способ оптимизировать работу и не распылять усилия на рутинные процессы, с которыми подрядчики справятся быстрее и лучше.
Мы в UCMS Group занимаемся аутсорсингом бизнес-процессов больше 25 лет: помогаем клиентам вести кадровый и бухгалтерский учёт, автоматизировать документооборот, рассчитывать заработную плату и решать другие рутинные задачи. Поэтому знаем о подходе не понаслышке.
В статье разбираем преимущества аутсорсинга и развеиваем мифы.
⠀
Отдать и забыть: 4 главных плюса аутсорсинга
Исследования McKinsey и Yankelovich Partners показывают, что аутсорсинг за 1–3 года снижает расходы компаний до 21% и влияет на все аспекты бизнеса: оптимизирует бизнес-процессы, улучшает качество услуг и повышает конкурентоспособность.
Разберёмся, почему так происходит:
1. Аутсорсинг сокращает затраты бизнеса
Выгода может быть очевидна не сразу — кажется, зачем привлекать стороннюю команду, если нанять специалиста в штат обойдётся дешевле. Но важно смотреть на картину целиком. Отдавая часть процессов на аутсорсинг, компания сокращает издержки: не нужно оплачивать повышение квалификации или внутреннее обучение, содержание рабочих мест, IT-инфраструктуру.
2. Можно привлечь лучших специалистов
Вместо знаний одного человека получить опыт компании, которая регулярно решает подобные задачи и отточила процессы на сотнях проектов — расчёты будут точными, сроки соблюдены и документы без ошибок. Это проще и дешевле, чем найти или вырастить в команде идеального специалиста, который справится с работой на том же уровне.
Бывают специфические задачи — например, ведение воинского учёта в компании. Некоторые наши клиенты готовы скорее заплатить штраф, чем найти сотрудника, который проштудирует законодательство, вникнет в требования десятков разных военкоматов и поможет пройти проверку. Проще отдать задачу аутсорсинговой компании, чем разбираться самостоятельно.
3. Компания не зависит от текучки кадров и загрузки сотрудников
Сотрудник в штате может уволиться, взять отпуск, заболеть или перейти на работу к конкурентам. Нет гарантии, что это не случится в самый ответственный момент — накануне проверки или сдачи отчётности. В случае аутсорсинга такой проблемы нет — компания-партнёр подписывается под результатом, который зафиксировали в договоре. Всегда есть команда, которая в курсе проекта и готова включиться.
4. Компания может сосредоточиться на развитии бизнеса
Рутинные задачи вроде работы с документами или расчёта заработной платы съедают много времени. Выгоднее инвестировать его в стратегически важные задачи — развитие сотрудников или улучшение продукта. Аутсорсинг освобождает голову и руки. Не нужно погружаться в тонкости законодательства и постоянно мониторить изменения или нервничать перед проверкой налоговой инспекции.
⠀
Тогда почему при очевидных плюсах только 4% компаний пользуются услугами аутсорсинга?
Данные McKinsey показывают, что к аутсорсингу в России всё ещё относятся настороженно. Причина — устоявшиеся стереотипы. Мы собрали самые популярные и прокомментировали исходя из опыта UCMS Group:
Опасение №1. Перейти на аутсорсинг — значит потерять контроль над бизнес-процессами
Может показаться, что аутсорсеры возьмут на себя управление делами компании, но на деле это не так. Мы советуем лучшие решения, но не лезем в бизнес клиента. Он может запрашивать отчёт о действиях, финальное решение всегда за ним.
К примеру, если мы берём на себя проверку расчёта заработной платы, мы готовим документ с найденными ошибками и предупреждаем о рисках. Как действовать дальше и какие риски существенны для компании — решает клиент. Мы всегда на его стороне.
Опасение №2. Аутсорсинг может привести к утечке информации
Кажется, что рискованно пускать постороннего человека в святая святых — отчётность компании. Но мы гарантируем безопасность и конфиденциальность. А чтобы было ещё спокойнее, фиксируем свою ответственность в договоре о неразглашении.
Опасение №3. Полная вовлечённость при аутсорсинге невозможна
Существует стереотип, что если человек не в штате, то он не сможет полноценно погрузиться в бизнес-процессы. Это решается просто — команда может приезжать в офис клиента несколько раз в неделю или постоянно работать на его территории.
Опасение №4. Аутсорсинг — это дорого
Чтобы посчитать выгоду от аутсорсинга, недостаточно сравнить зарплату сотрудника в штате и стоимость услуг. За внутреннего специалиста компания платит взносы в фонд, обеспечивает его рабочим местом, тратит время и деньги на развитие. При этом нет гарантии, что из-за человеческого фактора или низкой квалификации сотрудник не допустит ошибок, которые приведут к штрафу. И максимум, что вы можно сделать в этом случае — его уволить.
Аутсорсинговая компания несёт ответственность за качество сервиса. Клиент страхует риски, получаете хорошо выполненную работу и освобождает ресурсы внутри организации. Аутсорсинг может принести значительную выгоду.
⠀
Итого
Если передавать рутинные задачи людям, которые действительно хотят ими заниматься, останется больше времени и сил на развитие бизнеса.
Если интересно примерить на себя роль управленца аутсорсинговой компании, пройдите нашу веб-игру «Карты, деньги, аутсорс». Внутри реальные кейсы, с которыми UCMS Group сталкивается каждый день, брутальный гопник в главных ролях и Валерий Меладзе на десерт.