{"id":7297,"title":"\u0417\u0430\u043a\u0430\u0442\u0438\u043b\u0438 \u0432\u0435\u0447\u0435\u0440\u0438\u043d\u043a\u0443 vc.ru. \u0420\u0430\u0441\u0441\u043a\u0430\u0437\u044b\u0432\u0430\u0435\u043c \u0438 \u043f\u043e\u043a\u0430\u0437\u044b\u0432\u0430\u0435\u043c, \u043a\u0430\u043a \u044d\u0442\u043e \u0431\u044b\u043b\u043e","url":"\/redirect?component=advertising&id=7297&url=https:\/\/vc.ru\/promo\/300923-proveli-vecherinku-vc-ru-i-sdelali-ofis-uyutney-s-pomoshchyu-novogo-servisa-ot-ozon&placeBit=1&hash=1786c9dcf11a3b054c8e53004e27074664313ed4055e24064ede059ebc186db8","isPaidAndBannersEnabled":false}
UCMS Group

Как упростить кадровый документооборот с помощью личного кабинета сотрудника

Аутсорсинговая компания UCMS Group рассказывает о приложении EmployeeGate. Спойлер: экономит время, бумагу и нервы всех сотрудников компании.

В кадровом делопроизводстве хватает рутины — обновить личные данные сотрудника, собрать информацию для графика отпусков, согласовать командировочные расходы или выдать справку с места работы. На каждое действие — бумажное заявление, несколько этапов согласований, тонна переписки в почте и личный визит или письмо в кадровую службу. Это необходимое зло, чтобы в процессах компании был порядок. Но можно проще.

Мы в UCMS Group разработали приложение EmployeeGate, чтобы автоматизировать документооборот, свести к минимуму ошибки и освободить время сотрудников под интересные проекты. Как приложение упрощает работу кадровой службы — рассказываем в статье.

EmployeeGate — приложение-антистресс для корпоративного мира

Приложения — это удобно и привычно. Не нужно звонить в диспетчерскую службу, чтобы вызвать такси; любую вещь можно заказать с доставкой на дом; а чтобы оплатить услуги, достаточно пары кликов в личном кабинете. Рабочие задачи можно решать так же легко с помощью приложения.

EmployeeGate — портал самообслуживания по кадровым процессам. В нём можно согласовать отпуск или командировку, внести данные по авансовым отчётам, запросить справки или сообщить об ошибке в документах. Не нужно отвлекаться от работы, идти в кадровую службу и лишний раз беспокоить коллег. Личный кабинет экономит время и позволяет контролировать все процессы — получается быстро и прозрачно.

Приложение интегрировано с системой кадрового учета и расчёта заработной платы — чаще всего 1С ЗУП. Отдел кадров, бухгалтерия, руководители и сами сотрудники получают доступ к информации в браузере или с любого устройства на iOS, Android или Windows. Интерфейс двуязычный — работает на русском и английском языке. Удобно в компаниях, где есть экспаты или зарубежные филиалы.

Удобно всем — сотруднику, руководителю и HR

Сотрудник

  • Получает быстрый доступ к данным из 1С ЗУП — будь то управленческая структура или личная информация.
  • Легко подаёт любые заявление — например, на отпуск, командировку или отгул. Всегда в курсе, на каком этапе согласования заявка.
  • Половину вопросов решает в автоматическом режиме — не нужно идти в кадровую службу и долго ждать ответа.

Руководитель

  • Отслеживает цепочку согласований и статус по каждому документу.
  • Видит общую картину и легче контролирует процессы. К примеру, график отпусков, чтобы случайно не отправить отдыхать двух ключевых сотрудников одновременно.

HR

  • Не отвлекается на мелкие задачи — информация из системы кадрового учёта выдаётся сотрудникам автоматически. Например, сколько дней отпуска осталось у сотрудника.
  • Минимум ошибок, которые нужно править вручную — система автоматически указывает неправильно сформулированные запросы.

Приложение упрощает задачи по кадровым процессам

Личные данные

Информация из 1С ЗУП синхронизируется с профилем сотрудника. В приложении можно просмотреть данные и отправить запрос в кадровую службу, если обнаружили ошибку или поменяли документы.

В приложении можно прикрепить скан документов. Обновлённые данные появятся в профиле после внесения изменений в 1С ЗУП

Справки и документы для сотрудников

Через приложение можно запросить у кадровой службы любую справку: 2НДФЛ, копию трудовой книжки для банка, справку с места работы. Кадровый специалист или бухгалтер получат уведомление и подготовят документ.

Стандартные отчёты из 1С ЗУП можно получить самостоятельно: общий стаж работы в компании, остаток дней отпуска, расчётный листок и т. д.

Часть документов сотрудник может получить через приложение самостоятельно — не нужно отвлекать коллег из кадровой службы и долго ждать ответа

Отпуск и отгулы

Приложение упрощает самое сложное в планировании отпуска — долгое согласование с руководителем.

В личном кабинете сотрудник формирует заявку. Система автоматически проверяет технические ошибки: иногда сотрудники неверно считают дни отпуска из-за праздников, или в компании нельзя взять отпуск меньше, чем на три дня. Никакие заявления переписывать не нужно — исправить данные можно в приложении.

Сформированное заявление уходит на согласование руководителю. Приложение показывает, на каком этапе оно находится. После того, как заявление согласовано, оно уходит в работу кадровому специалисту и автоматически проводится в системе. Сотрудники получает уведомление, что отпуск согласован.

Оперативный календарь подчинённых

Функция удобна для больших подразделений. Когда руководителю приходит запрос на отпуск, нужно убедиться, можно ли отпустить сотрудника — не уходит ли в это время коллега, который его замещает. Можно посмотреть пересечения в оперативном календаре и решить, одобрить ли отпуск.

В оперативном календаре руководитель видит загрузку команды: кто из сотрудников отсутствует или выходит в нерабочее время

Командировки

Заявки на командировке также можно создавать в приложении — они отправляются на согласование руководителю и затем в кадры для оформления.

Авансовые отчёты

О расходах можно отчитываться сразу в личном кабинете: приложить сканы или фото подтверждающих документов и заполнить таблицу с необходимой информацией. Отчёт попадёт в бухгалтерию, не нужно ничего отправлять по почте.

Все формы можно настроить в личном кабинете — будут такими, какие нужны компании

Личный кабинет для рекрутинга

Доступ к личному кабинету можно открыть кандидатам, чтобы автоматизировать процесс: упростить обмен данными, отразить оценки и результаты тестирования.

Продолжаем развивать приложение. Следующий этап — переход на электронный документооборот

Мы работает над тем, чтобы сделать приложение удобнее и подключаем новые функции. Следующий этап — переход на кадровый электронный документооборот. Это пилотный проект в рамках личного кабинета сотрудника, чтобы отказаться от бумаг и подписывать документы электронными цифровыми подписями.

ЭДО упрощает жизнь кадровой службе и руководителям: снижается количество ошибок в документах, меньше времени уходит на согласование, контролировать процессы проще.

Удалённым сотрудникам не нужно приезжать в офис, чтобы уладить кадровые вопросы — всё можно решить дистанционно с помощью электронной подписи.

Если перевести большую часть документов в электронный вид, снижаются расходы на обслуживание архива и канцелярию.

Подключайтесь к тестированию проекта — отдел по работе с персоналом скажет спасибо.

Резюмируем

Личный кабинет делает работу удобной и прозрачной. Особенно для компаний со штатом 100+ человек и филиалами по России и миру.

Не нужно вести дискуссии в почте, переписывать заявления и лишний раз ходить в кадровую службу. Документы не теряются: руководители и сотрудники видят статус заявок и получают уведомления, если что-то забыли отправить или согласовать. Когда процессы понятны, ими легко управлять.

Можно заниматься классными проектами, а рутину оставить приложению.

{ "author_name": "UCMS Group", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 1, "favorites": 2, "is_advertisement": false, "subsite_label": "unknown", "id": 250627, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Tue, 08 Jun 2021 18:45:56 +0300", "is_special": false }
0
0 комментариев
Популярные
По порядку
Читать все 0 комментариев
Как не попасть в карьерную ловушку тимлида: личный опыт

Кажется, что тимлиду просто некуда расти: дальше надо либо идти в менеджмент, либо наоборот, становиться узконаправленным разработчиком. По просьбе «Лаборатории Касперского» Евгений Мацюк, который прошел в компании неординарный путь, рассказал о своих карьерных развилках во время и после тимлидства, а также поделился опытом горизонтального роста.

Как OTUS стал платформой для самореализации. История преподавателя

Наш преподаватель, специалист по Data Science, решил поделиться своей историей преподавания. Он рассказал, как пришел в эту сферу, с какими трудностями столкнулся на пути к преподаванию и что ему помогает. А еще поделился советами, как поддерживать внимание студентов и сделать занятия полезными и увлекательными.

Кейс: Как с 4000 рублей рекламного бюджета сделать продаж на 115 тысяч рублей
«Крутые ИТ-стартапы запускают не только в Кремниевой долине»: путь Insider от офиса в квартире к $47 млн инвестиций

За 9 лет разработчик маркетинговой платформы из Турции открыл филиалы в Польше, Вьетнаме, Индонезии, Дубае, России, Австралии и ещё 19 странах, а в будущем планирует оценку в $2-3 млрд и выход на IPO.

Рынок кикшеринга в России вырос на 200-230% за год, до 12 млрд рублей — исследование Статьи редакции

Но есть и проблемы: производители не успевают делать достаточно самокатов, компетентных сотрудников не хватает, а в СМИ кикшеринг «демонизируют».

Региональные аэропорты предупредили о возможной приостановке полётов из-за новых правил безопасности Статьи редакции

Чтобы соответствовать новым требованиям, аэропорты должны вложить 3-4 млрд рублей, а затраты могут не окупиться.

Классификация текста с Elasticsearch

Когда я впервые наткнулся на Elasticsearch, я был очарован его простотой использования, скоростью и параметрами конфигурации. Каждый раз, когда я работал с ним, я находил еще более простой способ достичь того, что я использовал для решения, с помощью традиционных инструментов и методов обработки естественного языка (NLP). В какой-то момент я…

7 причин начать пользоваться Bright Data Proxy Manager:
«Самый человечный нечеловек»: как мы развиваем голосового помощника Олега в колл-центре, чтобы он не был похож на других

Сегодня в колл-центрах девяти из десяти самых популярных российских банков по телефону отвечают голосовые помощники. Но не все клиенты ими довольны — нередко в соцсетях можно увидеть жалобы на телефонных роботов, которые должны помогать решать клиентские вопросы, но не всегда это делают. Рассказываем, как мы решаем эту проблему на примере нашего…

Роботы-курьеры «Яндекса» начнут доставлять посылки «Почты России» в Москве Статьи редакции

Пока заказать доставку можно через приложение «Почты России» на Android в некоторых районах города.

Робот-курьер «Яндекса»
null