{"id":13505,"url":"\/distributions\/13505\/click?bit=1&hash=ca3734639136826288c9056e5c8fa03a05e87c4060ae84df200f2c90f5262470","title":"\u0412\u044b \u0440\u0430\u0437\u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u0447\u0438\u043a? \u0410 \u043f\u043e\u043d\u0438\u043c\u0430\u0435\u0442\u0435 \u0447\u0442\u043e-\u0442\u043e \u0432 \u0438\u0441\u043a\u0443\u0441\u0441\u0442\u0432\u0435 \u043a\u043e\u0434\u0430?","buttonText":"\u041f\u0440\u043e\u0432\u0435\u0440\u0438\u0442\u044c","imageUuid":"f5f0e11f-fefd-52f5-8712-82164a59b7ce","isPaidAndBannersEnabled":false}
UCMS Group

Что сделать до внедрения КЭДО, чтобы потом не тратить время на исправление ошибок

Если вы работаете с кадровым документооборотом, то точно знаете про КЭДО и плюсы его внедрения. Ведь КЭДО экономит деньги на бумаге и логистике и делает проще работу с дистанционными сотрудниками. В общем, великолепие, но только в статьях про кадровый электронный документооборот. С чем придётся столкнуться на практике, рассказываем в статье.

Перевести кадровый документооборот даже небольшой компании в электронный формат не так-то просто. Нужно изучить нормативную базу, выбрать информационную систему, разобраться с электронными подписями, написать положение, уведомить сотрудников — и это только основные шаги. А когда вы начинаете заниматься этим, возникают ещё десятки нюансов и проблем.

Чтобы внедрение КЭДО прошло проще, специалисты UCMS Group рекомендуют заранее подготовиться.

Начать соблюдать законодательство

Кажется, очевидный и даже немного обидный совет, ведь соблюдать законы обязательно. Но вспомните ситуации, когда кадровые специалисты шли навстречу коллегам и оформляли отпуск не за две недели. Такие мелочи экономят время, но приводят к штрафам и мешают решать спорные ситуации с сотрудниками.

Системы электронного документооборота исключают человеческий фактор, например, вы не сможете подписать документ задним числом. Поэтому важно уже сейчас возвращать сотрудников к соблюдению законодательных нормативов.

Навести порядок в учётной системе

Если данные в 1С или SAP не обновляются, то вы не сможете быстро настроить КЭДО. Например, сотрудник поменял фамилию полгода назад, а в 1С её не изменили, или не указан мобильный телефон. Так часто бывает в небольших компаниях, где нет отдельного кадрового специалиста и документацию ведёт бухгалтер.

С неактуальными данными вы просто не сможете настроить корректную работу КЭДО, потому что информация загружается из учётных систем. Например, вы не сможете отправить документ сотруднику, у которого указаны неверные персональные данные.

Подключить личный кабинет сотрудника

Часто системы КЭДО воспринимают как волшебную таблетку, которая автоматизирует рутинные задачи и позволит решать все кадровые вопросы одним кликом. Но это задачи личного кабинета, а через КЭДО можно только обмениваться документами и удалённо их подписывать.

Личный кабинет — это внутренний портал, где сотрудники скачивают справки, согласовывают отпуска и командировки, загружают персональные данные и авансовые платежи и общаются с кадровой службой. Мы в UCMS Group подключаем клиентам личный кабинет 1С или собственную разработку EmployeeGate.

Именно личный кабинет сотрудника или HR-портал даст пользоваться всеми преимуществами кадрового электронного документооборота. Без него КЭДО имеет смысл только в небольших компаниях с 10–20 удалёнными сотрудниками.

Не торопитесь с введением новых систем, ведь ваша задача — не просто следовать тренду на цифровизацию, а сделать кадровые процессы действительно удобнее и проще.

А если описанные в статье пункты в вашей компании уже реализованы и кадровая служба работает без ошибок, то пора переходить в будущее и внедрять КЭДО. Смотрите бесплатный вебинар руководителя проектов UCMS Group Любови Кестер о том, как выбрать информационную систему для КЭДО, разработать положение, создать электронные подписи и уведомить сотрудников.

0
4 комментария
Slava Nikolsky

Начало текста с ЕСЛИ и окончание текста с ЕСЛИ. (Если вы работаете с кадровым документооборотом… А если описанные в статье пункты в вашей компании уже реализованы…) Если читаете мой комментарий, то напишите текст без зазывалки на вебинар.

Ответить
Развернуть ветку
UCMS Group
Автор

Вебинар бесплатный и полезный, чтобы не позвать на него)

Ответить
Развернуть ветку
Slava Nikolsky

Сорри за нудность. Психология говорит) обращайте внимание на акценты. Первый ваш акцент бесплатный.

Ответить
Развернуть ветку
UCMS Group
Автор

Спасибо за комментарий, добавили эту деталь в текст

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 4 комментария
null