В периоды неопределённости и стрессовых ситуаций в экономике каждый элемент бизнеса должен быть внимательно рассмотрен на предмет прибыльности и эффективного использования. Если аренда переговорной комнаты является распространённой услугой в коворкингах, то своим конференц-залом может похвастаться не каждое пространство. Сеть коворкингов BLOKS делится своим опытом организации работы конференц-залов. Честно и без искажения действительности.
В ходе практической эксплуатации конференц-залов в разных городах сети, мы выделили 3 основных проблемных момента:
1. Эффективное администрирование
2. Качественная реклама
3. Органичность для пространства (зал не должен мешать)
Когда планируется пространство коворкинга возникает вопрос о наиболее выгодном использовании площадей. Прежде чем сделать выбор в пользу конференц-зала, необходимо решить для себя возможно ли эффективно справиться этими тремя проблемами.
1. Как сделать так, чтобы комьюнити-менеджер хорошо работал и не сошёл с ума?
Зал (или аудитория) для деловых и образовательных мероприятий, конференций или съездов, собраний или совещаний, презентаций или семинаров, лекций или творческих вечеров – любое из этих событий требует определённого администрирования со стороны персонала коворкинга. Чтобы стать эффективным, приносящим прибыль помещением, необходимо уделить особое внимание системе мотивации администраторов коворкинга. Они должны быть заинтересованы в необходимости выйти на работу в свой выходной день. Если верить порталу hh.ru, средняя зарплата администратора коворкинга в Москве составляет 50 000 рублей. Получать в 1,5-2 раза больше среднего заработка на такой же должности – это норма для администратора BLOKS.
На работу ходят за деньгами! Сделать достойную финансовую мотивацию – первый этап эффективного администрирования конференц-зала в коворкинге.
У администратора всегда должны быть стандарты работы
В это входит перечень услуг, которые оказывает конференц-зал коворкинга арендаторам, и пошаговый план их предоставления. Заказ пропусков на автомобили, распечатка и расстановка указателей для гостей, их встреча – каждый элемент взаимодействия пошагово описывается и чётко ограничивается. У клиентов нет сверх ожиданий, но обещанный сервис предоставляется в срок и качественно. Сотрудник коворкинга не должен бегать за потерявшимися по дороге участниками мероприятия, для избегания таких ситуаций предоставляется понятная информация как нас найти.
Часть проблем необходимости администрирования были решены инструкциями для арендаторов. Как подключить проектор, какой пароль от WI-FI – объявление в зале на видном месте. А в случае возникновения технических сложностей, всегда на связи штатный IT-специалист коворкинга BLOKS.
Администратор не должен чувствовать себя сферическим конём в вакууме! Определённость в вопросах «Как?», «Когда?» и «Зачем мне это?», вкупе с всесторонней поддержкой других отделов коворкинга, дают уверенность сотруднику, которую он транслирует на клиентов в ходе решения задач.
Конференц-зал — это логично для коворкинга
При проектировании коворкинга неотъемлемыми элементами являются кухня и зоны отдыха. Эти участки совместного использования могут быть конкурентным преимуществом для конференц-зала. С другой стороны, эту площадь можно использовать под смарт-офисы или OpenSpace-пространство. Дополнительный стимул организации зала для мероприятий в коворкинге делает необходимость создания возможностей для нетворкинга - это одно из важных составляющих наших площадок.
Учитывая положительный опыт московского коворкинга, при подборе помещения филиала сети BLOKS в Краснодаре, мы учитывали возможность строительства конференц-зала рядом с кухней и диванами. Эта аудитория вышла на прибыль через 6 месяцев после старта площадки и показала выручку в 1,3 раза большую, чем от сдачи в аренду смарт-офисов аналогичных по площади.
Конференц-зал BLOKS в Краснодаре рекламировался в местных СМИ как элемент коворкинга. Площадка была размещена на всех тематических Интернет-ресурсах. Особое внимание уделялось СЕО-оптимизации сайта и размещению на Яндекс.Картах. И здесь мы переходим ко второму проблемному моменту.
2. Где взять клиентов для конференц-зала?
Резиденты коворкинга не проводят столько мероприятий, чтобы окупать конференц-зал. Может быть где-то и есть пространство для бизнес-тренинговых компаний и т.п., но мы не знаем историй успеха подобных проектов.
Отсюда следует необходимость в привлечении сторонних арендаторов для использования аудитории. Мы попробовали большинство методов рекламы и сформировали мнение о них. Но для начала нужно выполнить несколько важных маркетинговых задач:
- Фотографии, видео и описание – они не должны быть скучными и низкокачественными.
- Ценообразование и его представление – градация от стоимости аренды от 1 часа до целого дня с простым обоснованием выгоды.
- Контроль эффективности – мы не пожалели выделить отдельные виртуальные номера под каждый канал рекламы и настроили сквозную аналитику.
Бизнес локаций, где место арендуемого пространства равноценно по значимости его стоимости, в первую очередь должен пойти для рекламы на карты. В кабинете Яндекс Бизнеса (статистика, на картах) наша московская локация показывает первенство рейтинга и 60% внимания потенциальных клиентов.
Конференц-зал необходимо грамотно оформить в представлении продуктов на всех картах.
Но картами реклама не ограничивается. Так, наша аудитория присутствует на всех площадках-агрегаторах аренды конференц-залов и коворкингов. Реклама оплачивается не везде, но её необходимость легко отслеживается контролем эффективности. Примерно раз в 2-3 месяца появляется новая компания с сайтом или приложением по аренде помещений, которая высылает опросник и договор работы за % в наш отдел маркетинга – за все годы работы мы не отказали ни одному проекту.
Социальные сети могут показывать надлежащую эффективность если регулярно работать над контентом и анализировать аудиторию при использовании таргетированной рекламы. После блокировки иностранных социальных сетей, стоимость привлечения клиента из этого канала рекламы значительно выросла. В любом случае, необходимо их вести, разбавляя контент коворкинга информацией о конференц-зале (наши Вконтакте и Телеграм-канал – подписывайтесь!).
Контекстная реклама сейчас ограничивается только Яндекс.Директом. Стоимость «лида» из этого канала улетела в космос. Год назад можно было получать раз в день качественный звонок от клиента за 1500 рублей. В последний раз мы спустили 10 000 в пустоту. Но залы там рекламируются! Так что может быть это в нашей рекламе было что-то не так. А может быть это только мы так дотошно отслеживаем источники поступления клиентов и регулируем экономику рекламного бюджета.
Приличный результат показывает размещение объявления на Авито. Там особая атмосфера! От выбора раздела для размещения, до формата написания объявления. Не забываем размещать видео и 20 потенциальных клиентов в месяц с приемлемым бюджетом на рекламу объявлений получить вполне реально.
Оптимизация сайта под запросы поисковых систем – особое искусство отдела маркетинга. На рынке аренды конференц-залов серьёзная конкуренция между площадками и агрегаторами. Меньшее сопротивление можно встретить в регионах, тогда как Москва требует регулярного внимания к этому вопросу.
Важно отразить на сайте все ответы на запросы клиентов: фото и видео продукта, описание и цена аренды, местонахождение конференц-зала и время его работы. Мы показали лицо сотрудников на виджете. А также, дали возможность любого удобного вида коммуникации с нами. Не стоит забывать про мобильную адаптацию.
3. Как остаться коворкингом, не став только площадкой для мероприятий
Конференц-зал может мешать работе резидентов. Это факт! Если делать пространство для мероприятий совместное с рабочей зоной, как мы видели у других площадок, тогда возникает ряд объективных ограничений и в первую очередь это время возможного проведения мероприятия. Никак не получится проводить лекцию по истории, не помешав арендатору рабочего места в OpenSpace, если лекторий не ограничен стеной.
Наши конференц-залы не только хорошо изолированы, но и расположены максимально далеко от рабочего пространства арендаторов. Сделать органичным зал для мероприятий в формате коворкинга помогает отбор клиентов: мы не можем проводить утренники для детей в нашем зале. Тогда как, некоторые мероприятия, наоборот улучшают ценность пространства.
Изменения и улучшения конференц-зала – постоянный процесс. Необходимо постоянно проводить опросы удовлетворенности клиентов. Нужно оперативно реагировать на замечания резидентов. Стать регулировщиком потока арендаторов рабочего пространства и конференц-зала коворкинга в общих зонах задача не из лёгких, но вполне выполнимая. Тогда зал станет органичной составляющей всей площадки!
Диверсификация бизнеса
Аренда конференц-зала в коворкинге может стать надёжной опорой при ниспадающем тренде арендного бизнеса. Не только рабочие места, не только сервисные офисы и переговорные комнаты может предлагать коворкинг, но и давать регулярную прибыль от грамотного использования конференц-зала, показывающего стабильную выручку на фоне общего спада деловой активности.
P.S. Мы намеренно не поднимали вопросы нужен ли флипчарт и проектор в зале, какие нужны кресла или как покрасить стены помещения, подразумевая, что концептуальный и технологический аспекты пространства подбираются индивидуально под бюджет проекта. Да и ответ можно легко найти: нужно всё и делать со вкусом!