Если вы находитесь в поиске эффективных способов упростить работу в Excel и ускорить подготовку отчетности, Power Query – это то, что нужно!
Power Query – бесплатная надстройка Excel, которую даже не нужно скачивать или специально устанавливать. Удобный инструмент уже включен в общий функционал табличного редактора.
Надстройка обладает целым рядом плюсов:
- быстрый импорт из нескольких источников;
- очищение и обработка данных без сложных формул;
- создание запросов с множеством параметров.
Не будем долго останавливаться на перечислении достоинств и сразу перейдем к конкретике.
Объединяем таблицы с разными заголовками
У нас три таблицы. В одной из них «Квартал» превратился в «Кв», во второй и вовсе исчезает и только в третьей остается прежним. Та же проблема коснулась и других заголовков:
- «Заказчик» – «Клиент»
- «Количество» – «Кол-во»
- «Наименование» – «Номенклатура»
Надстройка помогает справиться с непостоянством заголовков. Информация послушно собирается из файлов и выстраивается под соответствующими заголовками.
Отлично, а теперь усложним условия!
Возьмем две таблицы. В одной – 3 параметра по менеджерам, а в другой – целых пять? Что делать? Если в стандартном интерфейсе Excel объединить таблицы с отличающимися заголовками, данные могут потеряться.
Умная надстройка Excel Power Query и несколько функций языка М с легкостью выполняют задачу!
Все данные таблиц объединяются в одну без потерь. И непостоянство заголовков – не помеха!
Добавляем столбцы
Функционал Power Query избавляет от ручной обработки данных и вечного поиска творческих решений в ежедневной деятельности.
Удобнее всего увидеть эффективность Power Query в наглядном сравнении с Excel.
К примеру, в таблицу с затратами требуется добавить столбцы:
- год
- месяц
- квартал
Обращаемся к функционалу Excel.
1. Применяем функцию =ГОД, чтобы извлечь год. Пока все просто.
2. А вот с названием месяца посложнее. Если выбрать функцию =МЕСЯЦ, то мы извлекаем порядковый номер. Поэтому воспользуемся функцией =ТЕКСТ.
3. При это обязательно поставим вторым аргументом формат. Вспоминаем, что надо указать, чтобы получить полное название месяца. Формат такой – «ММММ».
4. Теперь займемся кварталом. Подходящей функции для извлечения квартала нет. Придется подключить фантазию:
- извлекаем из даты порядковый номер месяца – функция =МЕСЯЦ
- делим получившееся число на 3 по количеству месяцев в квартале
- округляем до 0 знаков после запятой – функция =ОКРУГЛВВЕРХ
И, наконец, приложив массу усилий, получаем желаемый результат.
А теперь посмотрим, как добавить столбцы и объединить данные в Power Query:
- загружаем таблицу в редактор
- переходим на вкладку «Добавление столбца»
- выбираем в меню «Дата»: «Год», «Название месяца», «Квартал»
Готово! Надстройка мгновенно создает три столбца. На все ушло меньше минуты.
А если вам понадобится добавить новые данные, то возвращаться к таблице и использовать формулы не нужно. Все обновляется автоматически.
Объединяем данные из файлов
Еще одно значимое преимущество расширенного редактора Power Query в удобном импорте и преобразовании данных.
Например, вы готовите отчет по расходам. Все данные хранятся в обычных txt-файлах и собираются вручную в общую таблицу.
Но при таком способе отслеживать расходы неудобно, значит отчетность желательно преобразить:
- показать структуру расходов
- отразить динамику по месяцам
- сделать подробную таблицу по фондам расходов
- сократить ручную работу
Список немалый, но на помощь приходит Power Query! Решить проблемы с удобным инструментом можно всего за 3 этапа:
Первый этап
- подключаемся к папке
- объединяем текстовые файлы в один мастер-запрос
Второй этап
- распределяем даты, статьи расходов и суммы по столбцам
- добавляем столбцы с фондами расходов, названием месяца и годом
Третий этап
- загружаем чистые данные в формат сводной таблицы
- подготавливаем необходимые агрегации
- строим диаграммы
- добавляем срезы
Power Query легко объединяет данные из различных источников и позволяет сформировать автоматизированный отчет!
С надстройкой вам достаточно только добавить в папку с исходными данными новую выгрузку и нажать на ленте кнопку «Обновить». И тут же сводные таблицы пополняются актуальными сведениями, а диаграммы перестраиваются!
Расширенный редактор Excel Power Query избавляет от множества рутинных действий при подготовке отчета и значительно экономит время.
Чистые данные не только позволяют автоматизировать и упростить работу в Excel, но и станут отличной основой для профессионального интерактивного отчета.
Приводите таблицы и диаграммы в порядок с помощью Power Query и управляйте данными по вашему запросу!