Как с помощью Битрикс24 сэкономить рабочее время сотрудников?

Битрикс24 призван помочь бизнесу в его ежедневной работе. Оптимизация и автоматизация рабочих процессов, позволяет значительно сэкономить время сотрудников на выполнение рутинных действий. Чтобы освободившееся время сотрудники могли использовать на выполнение более важных обязанностей, например, работу с клиентами и увеличение прибыли компании.

В этой статье студия "Факториум" обозначит возможности Битрикс24, которые помогут сэкономить рабочее время сотрудников.

Формирование документов вручную — это долгий, нудный и ответственный процесс. Лишь небольшое количество сотрудников любой компании любит работать с документами. Остальные стараются правдой и неправдой избавиться от неё. Битрикс24 предлагает отличное решение.

Создание всех документов: договоров, счетов и актов — можно доверить системе. Реализовать этот процесс можно по-разному, но результат будет один — нужный менеджеру документ будет сформирован системой автоматически нажатием одной кнопки. На примере нашего клиента — крупной консалтинговой компании — мы знаем, что автоматизация процесса по созданию договоров экономит 15 дней в год для каждого сотрудника!

Помимо огромной экономии времени, эта автоматизация даёт компании еще два неоспоримых плюса:

• Минимизирует человеческий фактор — исключает ошибки при формировании бумаги. Можно не переживать о том, что документ понадобится переделывать и заключение сделки затянется по вине менеджера.
• Позволяет хранить все документы в системе. Если кому-нибудь потребуется какой-нибудь договор или акт, понадобится буквально несколько минут, чтобы его найти.

Одна из главных задач менеджеров отдела продаж — быстрое реагирование на входящие запросы от клиентов. В современном мире любой бизнес представлен на рынке весьма широко: мы пытаемся продавать по телефону, в интернете, в соцсетях и мессенджерах. Соответственно, менеджеры должны мониторить все эти площадки, чтобы не пропустить запрос от клиента.

Битрикс24 почти полностью исключает возможную потерю входящих заявок клиентов. Подключение Открытых линий обеспечивает попадание любого входящего запроса сразу в рабочий портал менеджера. Любая заявка автоматически превращается в лид и требует обработки от ответственного сотрудника. Система всегда оповестит менеджера о новом лиде посредством горящих счётчиков.

Еще одно удобство Открытых линий заключается в том, что для ответа на запрос клиента, менеджеру не нужно переходить в ту социальную сеть или тот мессенджер, откуда был получен запрос. Свой ответ сотрудник набирает здесь же, в системе, а клиент видит его там, там откуда писал в компанию.

Подключение Открытых линий экономит до 2-х часов в день тем сотрудникам, которые ответственны за обработку входящих запросов.

Сотрудники огромное количество времени тратят на коммуникацию друг с другом. Одно дело, когда это, действительно, важные и срочные вопросы, которые требуют немедленного разрешения. Другое дело, когда это необязательные уточнения по задачам, долгое согласование совместных встреч, растянутые по времени планерки и прочее.

Такие инструменты Битрикс24, как чаты, календарь, раздел "Задачи и проекты" помогают эту ненужную коммуникацию оптимизировать.

• Календарь позволяет планировать время нужного коллеги, без его участия. Для этого нужно, чтобы все сотрудники в обязательном порядке вносили все важные встречи и звонки в свой рабочий календарь. И коллеге, имея к нему доступ, всегда будут точно знать, когда этот сотрудник свободен, а когда она встрече или важном созвоне.
• Раздел "Задачи и проекты" способен успешно заменять внутренние ежедневные планерки. Благодаря этому функционалу каждый сотрудник получает список своих задач на день. Система всегда напомнит о крайних сроках реализации задачи как сотруднику, ответственному за ее выполнение, так и постановщику, которому нужно её проконтролировать.
• С помощью чатов вся рабочая коммуникация сотрудников переносится в Битрикс24. Это очень удобно и позволяет довольно быстро найти необходимый диалог. Особенно, если сотрудниками активно используются функционал чатов из задач.

С помощью этих инструментов можно сэкономить до 30 минут в день для каждого сотрудника.

На определённых стадиях сделки менеджеры вынуждены звонить клиентам и напоминать им о дальнейших действиях, например, необходимости оплатить счет или прислать подписанный акт.

С помощью Битрикс24 можно автоматизировать эти действия и уведомлять клиентов о необходимости совершить какое-либо действие при помощи автоматических информационных звонков, писем или сообщений в мессенджере. Как правило, это удобно обеим сторонам и существенно экономит время сотрудников.

Автоматические письма и голосовые уведомления клиентам берегут для менеджеров 10-20 минут в день.

Пользуетесь Битрикс24? А автоматизацией? Нужна помощь? Обращайтесь к профессионалам “Факториум”!

Александра Косенко, маркетолог студии автоматизации и развития бизнеса “Факториум”