Как мы открыли ивент-площадку в Подмосковье и раскачали ее за 5 месяцев

«Да у нас сходить даже некуда...» – фраза, которую мы часто слышим от жителей Орехово-Зуево. Да, к нам приезжают артисты, они выступают в дворцах культуры, но в основном это звезды далеких 80-х годов. Нашему поколению это не интересно, да и люди постарше уже устали от однотипных концертов. Большинство горожан едут за эмоциями в Москву или Владимир. Впрочем, уезжают из ОЗ по той же причине – в столице есть высокооплачиваемая работа и развлечения.

Еще в 2018 году мы собрали всех неравнодушных и обсудили возможность дальнейшего развития города. Плодом этих обсуждений стал креативный кластер «Стачка», где на данный момент трудится TexTerra и где мы открыли площадку Morozoff-Hall.

Идея – проводить такие мероприятия, которых нет в городе. Цель – изменить культурную жизнь и сделать так, чтобы люди в радиусе + 80 км приезжали на наши мероприятия.

Естественно, как любой бизнес, площадка должна приносить прибыль. Но мы прекрасно понимали, что эта цель недостижима в начале пути. Поэтому первая и главная задача – сделать площадку узнаваемой.

Итак, вводные:

• Подмосковный город Орехово-Зуево с населением 120 000 человек.
• Единственная в городе площадка в стиле лофт, рассчитанная на 250 сидячих или 500 стоячих мест.
• «Горячая» аудитория из 2 000 номеров. Эту аудиторию мы собрали из посетителей наших бесплатных мероприятий в коворкинге, а также участников конференции «Бизнес-стачка».
• Только что запущенный сайт «Стачка» и аккаунты коворкинга во «ВКонтакте» и Instagram с уже набранной аудиторией.
  

А еще нас подогревал бешеный энтузиазм: мы делаем реально крутой проект для города и истории нашей малой родины!

Из проблемных зон можно выделить:

• Отсутствие минимального оборудования. Все, что у нас было – сцена, стулья и шторы.
• О креативном кластере «Стачка» знали примерно 3 % населения города.
• Мы понятия не имели о том, как проводить ивенты.

Мы не знали ничего об организации мероприятий, райдерах и техническом оборудовании. Но с чего-то необходимо было стартовать. Начали с подбора артистов.

Писали абсолютно всем: задача стояла охватить максимальное количество видов ивентов. По итогу получили около 400 контактов, по которым знали гонорары, райдеры, свободные даты и готовность выступать у нас.

Иногда мы получали такие ответы:

Запросы на сотрудничество писали в соцсетях, мессенджерах, оставляли заявки на сайте. Примерно на 70 % мы получали ответ. Некоторые продюсеры предлагали других артистов, более подходящих для нашей площадки.

Какие можно сделать выводы на этом этапе?

Гонорар можно снизить вдвое. Бытовой райдер практически всегда раздут, не вся аппаратура по техническому райдеру необходима и легко заменяема на другую марку (главное – согласовать). Многие работают в клубных форматах, с минимальным оборудованием.

Выступать в пустом зале могут только сухари. Артистам необходима аудитория. Кроме эмоциональной подпитки, солд-аут – это их статус и ценность. Всегда можно договориться о размещение афиш на сайте и в соцсетях артистов и даже записать видеоприглашение.

Следующим этапом был расчет стоимости билета. В него входили все траты на организацию мероприятия: гонорар, технический и бытовой райдер, трансфер, онлайн-реклама, офлайн-реклама, уборка помещения. Всю полученную сумму мы делили на количество посетителей – наш максимум был 250 человек, поэтому брали эту цифру. К итоговому результату добавляли 15-20 %.

Затем шел самый сложный этап. Нужно было принять решение: берем это мероприятие в работу или нет. Мы смотрели число упоминаний по WordStat, спрашивали у подписчиков, делали гостевые публикации в местных пабликах и смотрели наполняемость зала на других площадках.

На самом деле стопроцентной гарантии, что концерт определенной звезды соберет полный зал, не может быть. Огромное количество внешних факторов может влиять на покупку билетов: день недели, праздники, наличие / отсутствие бара или внезапная самоизоляция.

После того, как выбор сделан, основной фокус переходил на продажу билетов.

Напомним, что наша цель не выручка, а количество проданных мест: чем больше гостей, тем больше о нас знают. Мы выработали чек-лист проведения мероприятия, который помогал не упускать важные моменты:

• Договор с артистом / спикером / продюсером.
• Анонс мероприятия на сайте и в соцсетях.
• Размещение офлайн-рекламы (уличные баннеры, флаеры, плакаты).
• Подогрев события постами в соцсетях.
• Подбор подрядчика по оборудованию.
• Запуск рекламной кампании.
• Закупка необходимого по бытовому райдеру.
• Релиз мероприятия.
• Пост-релиз – публикации в социальных сетях (фото- и видеоотчеты).

Все мероприятия мы анонсировали за 2-3 месяца до релиза. После проведения нескольких мероприятий выявили, что основная масса продаж приходится на последнюю неделю. Поэтому таргетированную рекламу запускали за неделю до события на разных площадках: «ВКонтакте», «Фейсбук», «Инстаграм» и «Одноклассники».

Также использовали гостевой постинг, искали реселлеров и договаривались с местными лидерами мнений. Размещение у инфлюенсеров давало небольшие результаты, но помогало развивать «сарафанное радио».

Почти 40 % продаж мы получали от сотрудничества с реселлерами – они сами были заинтересованы в продаже билетов и активно призывали своих подписчиков приходить к нам.

Кроме онлайн-рекламы, мы использовали рекламные стойки у торгового центра, флаеры и размещения в местных газетах. Эффект от таких интеграций составлял около 5-10 % продаж, в основном на детские мероприятия и для аудитории 50+.

Ивент-сфера – это уникальный опыт. За небольшой промежуток времени ты учишься быть продажником, психологом, верстальщиком, таргетологом, копирайтером. И дело не в отсутствии специалистов, а в том, что нужно все делать максимально быстро. Уже в первую неделю работы над проектом Morozoff-Hall я писала посты для соцсетей, договаривалась с артистами, начала разбираться в музыкальном оборудовании и в любой беседе автоматически продавать билеты на мероприятия.

Единственный и огромный минус – гарантировать выручку и успешность мероприятия невозможно, каким бы популярным ни был артист. Будем ли мы продолжать развивать площадку дальше? Будем. А я буду публиковать кейсы по отдельным ивентам.

#концерты #ивент #организатор #площадка #кейсы