Внедрение электронного документооборота на предприятии – способ цифровизации, который помогает бизнесу оптимизировать внутренние и внешние процессы, автоматизировать взаимодействие с контрагентами, начать экономить на работе с документами. В отрасли грузоперевозок подключение ЭДО ускоряет цепочки поставок товара, упрощает работу с налоговой отчетностью и дебиторской задолженностью, делает поставки прозрачнее для участников товарооборота.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – один из сопроводительных юридически значимых документов, переведенных в электронный вид, аналог товарно-транспортной накладной. Документ подтверждает заключение договора на транспортно-экспедиторские услуги и расходы на транспортные услуги для уменьшения налоговой базы. Работа с ЭТрН доступна в режиме реального времени для всех участников цепочки поставок: грузоотправителя, грузополучателя, транспортной компании и водителя. Подписывается ЭТрН с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП), но водители могут подписывать ее с помощью простой электронной подписи (ЭП).
Как формируется ЭТрН
Работу с ЭТрН начинает, как правило, грузоотправитель, формируя документ в своей учетной системе. Затем, когда происходит погрузка товара на стороне поставщика, ЭТрН должны подписать: кладовщик при складе и водитель (с помощью простой электронной подписи), а также отправитель и перевозчик груза (с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи).
Следующий этап формирования ЭТрН наступает при отгрузке товара. Водитель снова подписывает документ простой ЭП, подтверждая доставку груза. Также электронную транспортную накладную подписывает кладовщик при складе грузополучателя (ЭП) и сам грузополучатель (УКЭП). В конце ЭТрН с помощью УКЭП подписывает и грузоперевозчик.
На всех этапах формирования электронной транспортной накладной участники цепочки могут оставлять свои комментарии в системе. Например, если водитель, принимая груз от поставщика, видит, что груз поврежден, он оставляет комментарий о повреждении груза. Комментарии, касающиеся состояния товара и деталей перевозки, в случае необходимости оставляют все участники. Это помогает контрагентам минимизировать риски потери товара и денег, оперативно выписывать штрафы и контролировать процессы поставок.
Преимущества внедрения ЭТрН:
- Взаимодействие с ФНС. ЭТрН – юридически значимый документ, а контрагенты используют ЭП в соответствии с нормами ФЗ № 63. Поэтому партнеры могут представлять документы в ФНС для отчетности. В случае некорректного оформления бумажного документа ФНС не признает расходы на транспортировку – ЭТрН исключает этот риск, минимизируя ошибки ручного ввода информации. Для заказчиков перевозок уменьшается налоговая база для исчисления налога на прибыль.
- Документы доступны в любое время. Грузоотправитель, грузополучатель, транспортная компания и водитель — все участники могут в онлайн-режиме работать с ЭТрН
- Сокращение расходов на хранение документов. Для хранения документов не нужно отдельное помещение под архив. В сравнении с бумажными транспортными накладными на хранение электронных компания тратит в 4 раза меньше средств
- Сокращение расходов на работу с документами. При обмене ЭТрН компания экономит на услугах курьеров, бумаге и ФОТ.
- Быстрая оплата и отсутствие кассовых разрывов. Перевозчик получает денежный перевод сразу после доставки груза и подписания документов, не нужно ждать, пока придут бумажные документы для оплаты
Как работать с ЭТрН через EDI-платформу Docrobot?
Сервис Docrobot.Logistics предназначен для работы с электронной транспортной накладной и другими электронными сопроводительными документами, которые используются в цепочках поставок. Пользователям доступны четыре варианта работы с сервисом:
- Веб-интерфейс. Обмениваться ЭТрН можно из любого браузера, зарегистрировавшись на платформе Docrobot.
- Интеграция. Команда Docrobot интегрирует сервис с вашей учетной системой. Обмениваться документами с другими участниками цепочки можно будет в режиме единого окна.
- Мобильная версия. Для оперативного доступа к ЭТрН можно установить на смартфон адаптивное мобильное приложение.
- Коннектор. Подписывать и отправлять титулы можно в автоматическом режиме.
Docrobot – компания-разработчик SaaS-решений на основе EDI/ЭДО, провайдер электронного документооборота для ритейла с долей трафика более 40% в крупнейших федеральных сетях.
Подробнее на сайте Docrobot