Что такое документооборот EDI
И как он упрощает работу с заказами для ритейла.
Что такое EDI документооборот
Документооборот EDI — вид электронного документооборота (ЭДО) для ритейла. Он основан на обмене стандартизированными EDI-сообщениями. В обмене участвуют поставщики, заказчики, производители, дистрибьютеры.
Для обмена сообщениями есть специальные системы, разработанные операторами электронного документооборота. Отправлять и получать сообщения по почте или в мессенджере не получится.
Электронный формат при работе с заказами заменяет бумажный. Обмениваться документами на бумаге не нужно — заказать товар, подтвердить поставку, откорректировать ее состав и уведомить о получении можно в EDI-системе.
Зачем использовать edi — электронный документооборот
Крупные торговые сети уже перешли на EDI-обмен, и ждут от своих партнеров того же. Если поставщик планирует сотрудничать с крупнейшими ритейлерами, ему предстоит подключиться к системе. Какие преимущества он получит?
- Снижение затрат на документооборот. Отправлять сообщения дешевле, чем бумажные документы. Выгода особенно заметна при большом объеме заказов.
- Быстрое подтверждение поставки. EDI-сообщения приходят контрагентам мгновенно.
- Понятный учет. Интерфейс системы напоминает электронную почту. Стороны видят каждый шаг поставки: от заказа до получения.
- Возможность интегрировать работу с заказами в учетную систему. Это позволит обмениваться EDI-сообщениями в привычном интерфейсе и в нем же формировать электронный юридически значимые документы.
- Отсутствие бумажных архивов. Если объем документооборота большой, под хранение документов приходится выделять отдельный стеллаж или даже комнату. EDI-технология позволяет хранить все данные по заказам в электронном формате. В любой момент их можно просмотреть, главное — иметь доступ в интернет.
- Минимум ошибок в учете. Между заказом и фактической поставкой могут быть расхождения. При работе на бумаге их сложно отследить и устранить: приходится запрашивать корректные данные и дублировать документы. Электронный формат исключает риск неточностей, а УПД сразу формируется с правильными параметрами.
Как подключиться к документообороту EDI
Подключите электронный документооборот в несколько кликов:
- Зарегистрируйтесь в личном кабинете. Для регистрации нужен ИНН.
- Выберите тариф. Система предложит несколько вариантов — выберите подходящий в зависимости от количества документов, которые планируете отправлять контрагентам.
- Оплатите счет и начните обмениваться сообщениями с контрагентами.
Для работы с веб-версией EDI-системы нужен только доступ в интернет. Если ведете учет в 1С, для полной автоматизации можно интегрировать модуль. Подробнее об этом — в статье «Как внедрить EDI от Docrobot в 1С».