Новоалексеевский мясокомбинат повысил эффективность работы с заказами через интеграцию в 1С с EDI Docrobot

Раньше с заказами работали в веб-версии сервиса Docrobot, но с увеличением числа поставок уровень автоматизации решили повысить.

Новоалексеевский мясокомбинат производит мясную продукцию в Поволжье. Производитель держит курс на развитие бизнеса. Для этого он выводит на рынок новые виды товаров, ищет свежие каналы сбыта, заключает договоры с дистрибьюторами, розничными точками и торговыми сетями. Сейчас мясокомбинат поставляет продукцию в несколько федеральных округов, в том числе Центральный и Северо-Западный.

В 2019 году производитель подключил электронный документооборот (ЭДО) и стал обмениваться с контрагентами EDI-сообщениями на платформе Docrobot. Веб-версию сервиса выбрали, потому что это оптимальный вариант работы с небольшим объемом заказов, которые обрабатывает один оператор.

Переход на ЭДО позволил снизить затраты — отправлять EDI-сообщения дешевле, чем обмениваться бумажными документами. Для ведения документооборота достаточно одного сотрудника, а выделять отдельное помещение для хранения бумаг не нужно. С помощью ЭДО компания автоматизировала рутинные действия и сосредоточилась на задачах, позволяющих бизнесу расти.

К 2021 году число поставок возросло в два раза, увеличилось количество контрагентов. EDI-сообщений, которыми производитель обменивается с заказчиками, стало больше, а учет в компании — сложнее. Обработкой заказов по-прежнему занимался один оператор, который дублировал данные с платформы Docrobot в учетную систему 1С, но с учетом возросшей нагрузкой сведения вносились с задержкой.

Перед производителем встал выбор: расширить штат операторов или еще больше автоматизировать работу. За консультацией руководитель Новоалексеевского мясокомбината обратился к эксперту Docrobot.

Эксперт предложил внедрить в текущую учетную систему компании модуль для 1С. Он позволяет обмениваться EDI-сообщениями в привычном интерфейсе, а дублировать сведения из одной системы в другую не нужно. Чтобы понять, как внедрение отразится на экономической эффективности, эксперт рассчитал затраты компании в двух случаях: при найме второго оператора и при внедрении модуля. Дополнительно в расчете были учтены различные метрики. В итоге сложения и учета всех параметров сложилась итоговая цифра:

Благодаря расчетам стало понятно, что внедрение модуля позволит компании сэкономить 20 % ежегодно. При этом его интеграция поможет максимально автоматизировать работу, исключить ошибки при дублировании данных и сохранить все преимущества электронного документооборота.

Важно было оперативно интегрировать модуль в 1С, чтобы бизнес-процессы не приостановились. При этом в штате Новоалексеевского мясокомбината нет технического специалиста, поэтому все работы по внедрению взяли на себя специалисты Docrobot.

Чтобы показать на практике, как работает модуль в интерфейсе 1С, для комбината организовали тестовый период. В это время сотрудники техподдержки Docrobot показывали оператору Новоалексеевского мясокомбината, как обрабатывать заказы в учетной системе и отвечали на вопросы. Когда стало понятно, что сложностей нет, интеграцию вывели в продуктив.

С внедрением модуля все заказы обрабатываются в учетной системе. Оператору не нужно дублировать сведения: они автоматически попадают в 1С. Количество ручных операций сократилось, а историю взаимодействий с любым контрагентом можно посмотреть прямо в учетной системе.

Юридически значимые документы сразу формируются в 1С на основе данных, полученных в EDI-сообщении. После подписания они отправляются в электронный архив. В любой момент их можно скачать, распечатать или представить госорганам в электронном формате.

Модуль для 1С позволил еще больше автоматизировать бизнес-процессы, не перестраивая их. С ним компании удалось найти баланс между эффективной обработкой заказов и экономической выгодой.