Сейчас я вижу много компаний, которые, при всей их автоматизации остаются при классическом расчете ФОТа, не получая его автоматически. Возможно, что кому-то эта статья пригодится и направит мысли в нужное направление.
Предыстория проекта
Компания, осуществляющая «вахтовое строительство» (реальный вид деятельности изменен) на крайнем севере обратилась за автоматизацией сбора данных с вахт и расчетов, как зарплат, так и учета расхода всех ресурсов и прогнозирования поставок.
Так как мы тут про ФОТ, то коснемся только его. Компания работает по контрактам и в рамках каждого контракта компании необходимо положить заранее заданное количество «кирпичей» (а я предупреждал, что вид деятельности заменен) в одном городе.
Характеристики, на которых основывается расчет ФОТ
Исходя из задачи компанией используется смешанная система оплаты труда – сдельно-повременная с элементами аккордной. А как известно, в аккордной системе величина заработка рабочего за каждый «кирпич» определяется заранее, отталкиваясь от суммы контракта. В повременной оплате аналогично устанавливается сумма оплаты рабочему за отработанную смену.
Рабочие приезжают на строительство каждый по своему графику вахты, на две недели каждый. Так же на эту вахту приезжает и мастер смены (главный прораб или просто начальник смены).
Смешанная система работает так: при появлении рабочего на объекте, ему начисляется за каждый рабочий день сумма, равная вознаграждению за отработанную смену. В тот момент, когда вознаграждение за его выработку по аккордной системе превышает вознаграждение по повременной включается аккордная система и до конца вахты рассчитывается уже по аккордной.
Для чего сделано такое разделение, и почему нельзя сразу считать по аккордной?
На выработку влияет множество факторов, в некоторых случаях, из-за погодных условий, она вообще невозможна и у рабочих получается простой, в некоторых материалы не качественные или невозможно построить запланированный объект с первоначально заданными характеристиками.
Это все факторы риска, которые при аккордной системе оставят рабочего без зарплаты.
Итак, перейдем к реализации
С технической стороны проект не обладал никаким особенным стеком технологий, это был обычный веб-сервис, доступный в сети по адресу домена, с авторизацией для каждой роли пользователя и личным кабинетом со своими разделами.
Исходный процесс работы:
В конце каждой смены, мастер составлял табель рабочего времени, где указывал кто сколько проработал в часах из рабочих, сохранял это в эксель файл и каждые сутки (2 смены по 12 часов) отправлял этот xls в головной офис в Москву, где этот файл спокойно лежал до даты расчета з/п.
В этом файле мастер указывал так же и поправочные КФ для каждого рабочего, такие применяются либо за очень хорошую работу, либо за плохую (например, если человек пришел пьяный и не работал применяется наказание). В этой статье я не буду рассматривать прочие КФ, чтобы не усложнять расчет, все-таки статья пишется в публицистических целях, а не как пособие к действию.
В назначенную дату, бухгалтер поднимает все эксель файлы, открывает и начинает сводить все в одну таблицу, на что у неё уходит несколько дней. В компании этим занимался целый отдел.
- После получения сводки, бухгалтера смотрят и считают с учетом поправочных рабочих КФ, северных надбавок, получают ФЗП (фонд заработной платы) по этому сотруднику и после учета всех социальных и налоговых платежей получают ФОТ, а сотруднику ставят на выплату заветную сумму. На все это уходит масса времени.
Работа через веб-сервис:
Мастер смены авторизуется в своем ЛК.
Нажимает кнопку «добавить сводку за сутки» и заполняет все необходимые данные. Какие рабочие стояли в смене, сколько часов они работали, сколько «кирпичей» смогли положить бригадой (выработка рассчитывается на бригаду, но для нас тут это не важно, упрощаем).
- Данные сразу появляются в ЛК главного офиса. Благодаря чему в реальном времени строится отчет о количестве уложенных «кирпичей», и прогнозируется срок окончания контракта и выхода людей с вахт или наоборот в их дополнительной потребности.
А что же с расчетом фонда оплаты труда?
Так как в систему заводится и сам Контракт и его детали (место объекта), и мы знаем детали каждого сотрудника (выслуга лет, возраст, история предыдущей работы для расчета больничных), то:
На основе расположения рабочего объекта определяем районные, северные КФ. База данных по КФ находится в справочнике в системе с периодическим обновлением.
Скрипт смотрит табель рабочего времени и выработку на каждого и рассчитывает Фонд Заработной платы по каждому рабочему. При этом учитываются и прочие надбавки по сотруднику, его эффективность на смене и т.п.
Рассчитываем ФОТ, учитываем социальные платежи и налоги.
Плюсы
Время, потраченное на заполнение ежедневного отсчета мастером смены аналогично заполнению xls файлов.
Весь процесс расчета занимает несколько секунд. И происходит по заранее определенным временным промежуткам (либо по кнопке).
Нет необходимости сводить данные вручную.
Отсутствует человеческий фактор.
Можно получать промежуточные результаты в любой момент времени.
Можно формировать отчетные документы на основе шаблонов по каждому сотруднику.
Технологии давно дают возможность полной автоматизации бухучета (это мы еще не рассматриваем в статье готовые решения), но компаниям страшно переходить на автоматический расчет. Конечно, при такой автоматизации надо оставлять часть персонала для контроля цифр на 1-2 года, пока не будет все идеально отрабатываться. Но содержать целый отдел по бухучету уже лишнее.
А как автоматически формировать платежки, автоматически подписывать их без бухгалтера и отправлять в банк на сиюминутное исполнение я расскажу в следующей статье.