Из хаоса в порядок. CRM для реабилитационного центра
Всем привет! На связи снова Дмитрий Молчанов и нам есть снова чем поделиться из свежих кейсов. "Мы" - это компания "Стоквелл" - интегратор Битрикс24. Итак, поехали!)
Смысл автоматизации бизнес-процессов — сделать работу проще и удобней.
Для большинства организаций и предприятий не нужно чего-то уникального, индивидуального и дорогостоящего. Нужна простая, классическая система работы: руководитель видит и контролирует всё, что происходит в организации и может подключиться на любом этапе, а сотрудники не тратят время на рутинные операции, уделяют больше внимания основной работе.
Главное, чтоб система была грамотно настроена и ей действительно пользовались!
Наш кейс- настройка процессов в Битрикс24 для нашего клиента — Реабилитационного центра, в котором помогают взрослым и детям с различными видами нарушений.
Что нужно было сделать:
Автоматизировать работу с расписаниями, программами центра, создать календарь работы
Настроить автоматическое формирование документов
Отслеживать статусы проведенных занятий
Автоматизировать общение с пациентами
Самая главная задача, которая стояла перед нами, сделать эти процессы простыми для пользователей - сотрудников центра. Без лишних таблиц, посторонних дополнительных программ, выгрузки файлов. Работа только в CRM без лишних движений.
Полезно, красиво, удобно настроить. Обучить работе с CRM.
В нашем портфолио это далеко не единственная организация, которая занимаются подобной деятельностью. Мы настраивали Битрикс24 для других НКО, и выделили для себя две различные бизнес-модели CRM для НКО:
1) Основа процессов - расписание работы подопечных центра. Например, в центре получают помощь порядка двухсот детей. Мы создаем расписание, которое учитывает программу реабилитации для каждого пациента, отслеживает график, отсылает напоминания подопечным о следующем посещении центра. Подробнее об этой модели на основе реального кейса мы обязательно напишем и очень скоро.
1) Вторая модель берет за основу расписание работы специалистов центра. И тогда расписание привязывается не к посетителю, а к конкретному специалисту центр: расписание приема, количество уже проведенных занятий с подопечными, количество оставшихся занятий, результативность занятия. Можно сделать срезы по конкретному периоду времени, да и вообще весь учет - понятен, прозрачен, и на его основе можно делать готовые отчеты.
В данной статье мы рассказываем именно о второй модели:
Календарь расписания специалистов
Создали кастомизированный календарь - график работы всех специалистов центра наглядно, понятно, удобно, срезы за любой период:
Создание занятия
Каждый специалист проводит со своими подопечными занятия, в соответствии с программой реабилитации. Каждое занятие учитывается и отображается в календаре:
Есть возможность установить статус занятия. Успешно / неуспешно (если пациент не пришел) или перейти в сделку. Можно добавить сколько угодно занятий в ячейку.
Отправка сообщений в Whatsapp
Коммуникации прямо из Битрикс24 - не надо заходить в мессенджер отдельно, искать контакт. На такие процессы, как правильно, уходит львиная доля рабочего времени.
Отправка расписания из компании
В карточке компании можно выбрать интервал, при этом отберутся все занятия за нужный период. Отобразится сообщение которое можно отправить. Очень важно для планирования, для отчетности. Удобная отправка прямо из программы.
Табель учета предоставленных социальных услуг
Особенность работы НКО в том, что все социальные услуги имеют четко прописанные регламенты и в обязательном порядке фиксируются в табеле учета. Какие услуги, как часто предоставлялись.
Это мы конечно тоже автоматизировали: не выходя из Битрикс24, без использования других программ есть возможность отредактировать графики процедур на 50-200 человек.
Сделали дополнительное поле, куда сотрудник может внести даты отсутствия, которые автоматически стали вноситься в документы. Больше нет необходимости вносить изменения вручную.
Обучение сотрудников
Обучение сотрудников во всем процессе внедрения это, пожалуй, самый важный этап. Отказываться от привычного очень сложно. Не поверите, как много людей, предпочитают пользоваться бумажными носителями учета. Ну, в крайнем случае табличками, которые надо друг другу пересылать, редактировать вручную и все остальные тридцать три удовольствия.
Поэтому обучить так, чтоб сотрудники почувствовали что CRM освобождает их от монотонной, скучной ежедневной работы и дарит им время, которое можно прожить с большей пользой, в том числе и на работе - это бесценно.
Мы настраиваем так, чтоб было понятно, удобно и просто пользоваться, и обязательно проводим обучение, чтоб программа как можно скорей стала привычной, понятной и родной.
Железная воля руководителя плюс хорошая работа интегратора творят чудеса.
Скоро выйдет статья о второй модели настройки, но мы готовы ответить на любые вопросы об автоматизации работы НКО и тонкостях внедрения CRM прямо сейчас.