Как мы забыли подписать контракт и получи письмо «счастья» от Площадки.
В госзакупках, как мы знаем, все действия ограничены определенными сроками, за нарушение которых, государство наказывает поставщика или заказчика.
Наша компания изначально занималась всем подряд. От носков до крупного промышленного оборудования. После мы перешли в основное русло – Торговля медицинским оборудованием и мебелью. Занимаемся и по сей день.
В один прекрасный солнечный день, на площадке появился тендер на 14000000 рублей, по нашей сфере. И вот знаете, иногда есть такие тендера, вот прям чувствуешь – это то, что нужно. Это моё. И эта закупка была такой. Мы подались, долго готовились, провели переговоры с производителями, с заказчиком, все нюансы узнали – все шло по плану. И мы выиграли его, радовались как нельзя, что забрали такой сочный тендер. Начали готовиться к нему – финансы, товар, согласования.
НО, мы его прое.... Наш контрактник просто забыл подписать его.
Мы так увлеклись всеми другими заботами, что элементарно забыли подписать контракт.
Узнали мы это, когда нам начали сыпаться письма от различных компаний, которые писали «Вам могут включить в РНП – мы поможем», «Поможем в ФАС» и так далее. И после этих писем у нас вылезли глаза на лоб, мы осторожно заходим на РТС-тендер, и видим, что наш контракт не подписан и заказчик разместил «протокол признания участника уклонившимся от заключения контракт».
В этот момент мы винили всех, кроме нас. Винили РТС-Тендер, что у них нету уведомлений об окончании срока подписания контракта, винили заказчика, почему он не позвонил и не сказал, ведь видел что мы не подписали его. Но после всего этого нервоза приняли – что косяк наш.
Собственно, здесь хочу рассказать больше про систему, которая исправила нашу проблему - в дальнейшем избегать таких ситуаций. И в общем, решила много наших проблем в компании.
Все закупки специалисты ведут в программе Тендерплан. Она очень удобная, ее функционал нам полностью подходит для начальной работы с контрактами. Но, снова НО, нету автоматизации действий – все процессы нужно делать вручную. А такие как мы, иногда можем просто забыть что-то указать. После этого инцидента с контрактом – я начал искать решение этих проблем, потому что здесь играет человеческий фактор – а от него ты никак не сможешь избавиться. Можешь прописывать регламенты, должностные инструкции, назначать штрафы и так далее. Это не поможет, и в один прекрасный вечер снова произойдет это – «ой, забыл».
На просторах интернета нашел CRM системы, которые автоматизируют процессы компании, забирают на себя операционку, ставят задачи и напоминают о них. Меня это очень заинтересовало и я начал изучать что это такое, как в ней работать и сколько это стоит. Сейчас расскажу, как мы уже пол года работаем в CRM и теперь ничего не забываем.
В госзакупках все действия происходят строго по заявленным срокам, которые указаны в законе. Когда контрактов много, сложно уследить, где что как нужно сделать и на каком этапе находится контракт. Фиксировать в Экселе – сотрудник просто может забыть заглянуть в него.
РЕШЕНИЕ: в CRM созданы автоматизированные воронки для ведения договоров. Стоит лишь завести договор или аукцион в воронку, как система в автоматическом режиме поведет ее по этапам.
Воронка: Аукционы.
- Автоматические задачи на каждом этапе проведения аукциона для ответственного сотрудника.
- Сроки, о которых CRM напомнит вам и скажет, что нужно сделать по каждому договору.
- Аналитика выигранных и проигранных аукционов. Выявление причины проигрыша.
Воронка: Исполнение договоров.
- Воронка полностью автоматическая. На каждом этапе разные ответственные, сроки, задачи. Сотрудникам просто нужно провести договор по воронке, выполнить задачи в срок, и договор исполнен. Очень удобно, когда нанимаете нового сотрудника – не нужно обучать.
- Генерация документов в 2 клика.
- Интеграция с 1С. Выставление закрывающих документов прямо из CRM.
- Автоматические задачи на каждом этапе проведения аукциона для ответственного сотрудника.
- Сроки, о которых CRM напомнит вам и скажет, что нужно сделать.
Общие настройки:
- Полная аналитика по контрактам: сколько пришло новых, сколько аукционов выиграно и проиграно, сколько контрактов исполненных и сколько ожидается денег. Все эти данные в одном окне. Я не веду никаких подсчетов, сколько заработали, сколько потратили. Все видно на рабочем столе.
- Полная история общения с заказчиками: письма, записи телефонных разговоров, общение в мессенджерах, нарочные письма в карточке сделки. Часто приходится поднимать переписку с заказчиками по различным ситуациям, и обычно ищешь в почте. Здесь захожу в нужную сделку и вижу всю историю общения. Будь то WhatsApp, почта или телефонный разговор
- Список контактов, компаний, контрагентов. Такая, книжка контактная – только удобнее.
- Список товаров с описанием и ценами. Сейчас хотим закрепить к каждому товару готовое ТЗ, чтобы ускорить процесс заполнения 1 части заявки.
И на самом деле - это лишь 30% от функционала CRM системы. Все процессы компании возможно оцифровать и закрыть множество проблем и получить рост компании.
Если у кого есть проблемы такие же, обращайтесь. Теперь мы еще занимаемся настройкой CRM систем для тендерных отделов.
Щас прикреплю скриншоты – как выглядит карточка сделки, контакта, переписка и так далее.