Когда компания растёт, вместе с ней растут и команда и офис — во всяком случае, так было до пандемии. Когда все массово перешли на удалёнку, стало понятно, что больше нет смысла держаться за модель офисного пространства, где за каждым сотрудником закреплено постоянное рабочее место.
Но и полный отказ от офиса — не лучшее решение, ведь далеко не у всех есть возможность создать у себя дома необходимые для эффективной работы условия. Поэтому наша компания выбрала гибридную модель, которая подстраивается под потребности конкретного сотрудника — можно работать на удалёнке и приезжать в офис только для отчётных встреч, а можно регулярно посещать офис по удобному графику.
Благодаря переходу на гибридный офис, мы сократили количество рабочих мест в 2 раза, а на освободившемся пространстве тестируем гипотезы по созданию новых рабочих локаций, которые смогут повысить продуктивность и вовлечённость команды. Чтобы поиск оптимальной конфигурации офиса не превратился в чаепитие безумного шляпника, мы внедрили приложение для бронирования рабочих мест — UnSpot.
Как это работает
В приложении отображается виртуальная карта офиса, все локации подписаны (например: отдел маркетинга, отдел разработки), а свободные места светятся зелёным. Сотрудник задаёт интервал времени для бронирования, находит подходящее место — при этом он может вбить в поиск имя коллеги, рядом с которым хочет сидеть сегодня — и выбранный стол закрепляется за ним на указанное время. Аналогичным образом можно бронировать переговорки.
При этом мы можем видеть здесь всю статистику по использованию рабочих пространств: в каких локациях люди чаще бронируют места, в какие дни и часы загрузка офиса возрастает или падает, какие рабочие места почти всегда пустуют. На основе этих данных мы и формируем новые гипотезы и проверяем их на практике — например, меняем невостребованные столы на мягкие пуфики и смотрим, как изменилась посещаемость офиса и количество бронирований в этой локации. Также нам доступна информация по каждому сотруднику: в какое время он обычно бывает в офисе, рядом с кем сидит, как часто бронирует стол и не приходит.
Конец игры престолов
Прозрачная система бронирования избавила нашу команду от одного из самых конфликтогенных факторов — борьбы за “место под солнцем”. Вместо чата и календаря, где информация постоянно терялась, у нас появились планшеты с наглядной схемой, на которой сразу можно увидеть, кто и на какое время планирует занять переговорку или стол у окна с красивым видом на набережную.
Если до пандемии нам иногда приходилось в индивидуальном порядке пересаживать сотрудников, которые были недовольны расположением своего рабочего места, то сейчас они самостоятельно могут выбирать и менять рабочее место хоть каждый день. Или, наоборот, забронировать понравившееся место на длительный период.
Кстати, во время пандемии некоторые наши сотрудники продолжали работать из офиса. И, чтобы создать безопасное расстояние между рабочими местами, мы просто на уровне приложения закрыли часть столов от бронирования. Это работает намного лучше, чем ограничительные ленты и наклейки с призывом соблюдать социальную дистанцию. А при необходимости мы всегда могли бы увидеть, кто находился рядом с заболевшим сотрудником, и рекомендовать самоизоляцию — к счастью, до этого дело не дошло.
Офис стал центром притяжения
Наш филиал в Таганроге занимает три офиса, расположенных в соседних зданиях. После перехода на гибкие рабочие места, один из офисов мы полностью освободили от столов и сделали в нём новое пространство Gravity с мягкими пуфиками, гамаками, барными стойками и другими креативными локациями. Надо ли говорить, что это пространство стало центром притяжения для всех сотрудников. Даже те, кто полностью перешёл на удалёнку, узнав о появлении новых локаций, начали периодически бронировать себе рабочие места — за последние полгода в офис вернулись более 85 человек.
Ещё один бонус от создания пространства Gravity — здесь можно проводить корпоративные ивенты. Раньше приходилось или ютиться на кухне в одном из офисов или бронировать большой лофт. Теперь у нас есть своё собственное место, где можно собрать всех-всех-всех, показать презентацию на большом экране, креативно обыграть фуршет и сделать много имиджевых фото. Так появилась новая корпоративная традиция — регулярный ивент Gravity Talks, с участием интересных персон. У нас в гостях уже побывали актриса кино Евгения Лапова и космонавт Александр Мисуркин
В двух других офисах тоже появились новые локации — например, большие столы для размещения команды. Благодаря системе UnSpot мы выяснили, что работая над одним проектом люди часто бронируют места поблизости, чтобы оперативно обмениваться идеями и вопросами. Теперь они могут расположиться за одним столом и проводить обсуждения, не перемещаясь по офису. А появившиеся вместо невостребованных столов кресла-мешки и подиум часто занимают те, кто предпочитает работать в неформальной обстановке.
Что дальше?
Во всех городах присутствия нашей компании подтвердилась гипотеза, что гибкие рабочие места позволяют привязать к одному офису в 2 раза больше сотрудников, чем стационарные. Поэтому теперь мы можем бесконечно экспериментировать с наполнением офиса, создавая социальные зоны, где можно отдохнуть и расслабиться, пообщаться с коллегами или почитать профессиональную литературу.
При этом уже сейчас заметны некоторые тренды: как сотрудники взаимодействуют друг с другом, кто с кем сидит, кто во сколько приходит. Постепенно накапливаем данные о том, как пересекаются между собой разработчики из разных стеков, кто из синьоров берёт шефство над джунами — когда таких данных будет достаточно, мы сможем их использовать для поиска новых конфигураций проектных команд или более мягкой адаптации новых сотрудников.
И, конечно, гибридный офис, особенно в сочетании с технологическим решением для бронирования места, становится ещё одним ощутимым плюсом в копилку преимуществ для соискателей. В планах дальнейшее расширение команды и мы уверены, что всегда сможем гарантировать своим сотрудникам максимально комфортные условия работы. А встроенная аналитика поможет выбрать правильный момент для создания дополнительных рабочих мест или открытия нового офиса.
С момента внедрения UnSpot наш штат увеличился на 94 человека без создания новых рабочих мест, а индекс лояльности сотрудников eNPS вырос на 15% — и это только первые результаты. Так, стратегия гибких рабочих мест, усиленная технологической платформой — замечательное решение для компаний, которые хотят создать для своих сотрудников комфортное и притягательное рабочее пространство.