От фриланса к дизайн-команде за год

Доброго времени суток, дорогие читатели. Это моя первая статья, в которой я хочу поделиться своим небольшим, но очень продуктивным опытом создания дизайн-команды и расскажу об этапах её построения, а ещё о том, какие знания для этого нужны и как эту команду можно масштабировать.

Конечно, этот материал не будет интересен руководителям крупных дизайн-отделов или дизайн-студий, но его точно стоит прочесть тем, кто хочет немного большего, чем быть просто исполнителем на фрилансе. Хотя предложенные в статье шаги предназначены прежде всего для сферы дизайна, думаю, их можно применить и при переходе от работы фрилансером-исполнителем к созданию собственной команды и в других областях.

Давайте знакомиться, меня зовут Дарина, я веб и графический дизайнер, два года назад я вышла на фриланс, имея за плечами 4 года обучения в ВУЗе и 2 года работы в офисе. Дизайнером хотела быть всю свою сознательную жизнь, мечтала о своём агентстве, но не верила в то, что это вообще реально. Сейчас я сотрудничаю с шестью дизайнерами различных направлений, несколькими специалистами по рекламе, копирайтингу и другим смежным областям.

Не буду углубляться в вопрос перехода из офиса на фриланс, об этом рассказывают много и часто. А вот о том, как перейти от фриланса к предпринимательству, говорят куда реже.

Первый год на фрилансе я работала как самозанятая, собирала базу заказчиков, хваталась за любую возможность, а когда почувствовала себя востребованной, пришло осознание, что я не справляюсь с объёмами задач.

Для выхода из положения было три варианта:

1. Отказывать клиентам

2. Переносить сроки исполнения заказов на более поздние даты

3. Отдавать заказы коллегам-фрилансерам

Первый вариант меня совсем не устраивал, второй устраивал не всех клиентов, а третий был абсолютно невыгодным в тот момент времени. Как самозанятое лицо я не имела права выступать агентом, а отдавать заказ вместе с клиентом просто так — достаточно грустная история, да и вообще страшно подвести клиента и подсунуть ему плохого исполнителя. Но я выбрала именно третий вариант за неимением других. Меня удивил тот факт, что всё прошло замечательно и гладко, клиент остался доволен, меня дёрнули пару раз с вопросами, но мир не рухнул от того, что заказ выполняла не я. Оставался вопрос, как я могу на этом заработать?

Я понимала две стратегии передачи заказов, для обеих обязателен статус индивидуального предпринимателя, но о юридической стороне вопроса мы поговорим позже:

Делегировать за процент не сложно:

Плюсы и минусы такого подхода:

Курирование состоит в следующем:

Плюсы и минусы такого подхода:

В каждом из подходов есть свои плюсы и минусы, но вариант больше денег, клиентов, работ в портфолио и опыта казался мне более привлекательным и я решила двигаться в этом направлении. Это и стало первым шагом к работе с командой.

Давайте пройдём по всем шагам, которые прошла я от работы фрилансером до сегодняшнего дня. Вы можете адаптировать этот план под себя, добавить свои идеи или убрать то, что считаете лишним.

Такая работа не лучше и не хуже должности исполнителя, но подходит она не каждому, потому что все мы разные, и это нужно понять и принять. Быть руководителем — задача ответственная и сложная, требующая определённой компетенции, которая станет во главу угла.

Если раньше вы уделяли время обучению и выполнению задач по своей специальности, то теперь всё будет ровным счётом наоборот. Вам придётся учиться управлению, организации процессов, коммуникации с командой. Грубо говоря, hard skills станут на второе место, а soft skills — на первое. Что даётся вам лучше? Хотите ли вы таких перемен? Готовы ли к ним? Прежде чем ринуться в бой, ответьте себе честно на эти вопросы.

Для передачи задач необходимо их наличие. Если задач не хватает лично вам, то передавать их ещё рано. Отдавать свой единственный проект в этом месяце вряд ли будет выгодно.

Думать о делегировании или курировании и смене статуса на предпринимателя стоит начать, если:

• Вы ощущаете свою загруженность и востребованность;
• Хочется взять ещё один проект, но вы уже его не потянете;
  
• У вас есть свободные ресурсы для исполнителей в виде заказов и клиентов;
• Ваш лимит самозанятого 2,4 млн руб. в год подходит к концу.

Такие обстоятельства идеально подойдут для старта и кричат о том, что вам пора двигаться дальше.

Вам нужно будет закрыть самозанятость, выбрать подходящий налоговый режим и собрать нужные документы. Я не юрист и не бухгалтер, поэтому работа с бумажками даётся мне с трудом, так что я не занималась этими задачами, а наняла опытного бухгалтера. Он помог мне собрать документы, подать заявления, получить электронную подпись, создать счёт для бизнеса в банке и полностью подготовиться к переходу на ИП. Вы тоже можете воспользоваться помощью специалиста, это стоит совсем не дорого, или разобраться самостоятельно с помощью статей в интернете. В среднем смена статуса займёт у вас 1-2 недели и отберёт немножко нервов и сил, но вы обязательно справитесь!

И не забудьте, что теперь вы должны заключать договоры не только с заказчиками, а и с вашими подрядчиками в статусе самозанятых, или устраивать их как сотрудников, что повлечёт дополнительную уплату налога. К этому мы ещё вернёмся.

При желании полностью делегировать задачу за процент выбирайте человека, в компетентности, честности и ответственности которого вы уверены на все 200%, чтобы недобросовестный коллега не испортил вашу репутацию и мнение клиента о вас.

Если вы чувствуете в себе силы курировать, то можно предложить работу менее опытному коллеге, при этом подсказывая ему и направляя его к нужному результату. В этом случае для вас прежде всего важны такие качества сотрудника, как ответственность и исполнительность.

Должна заметить, что на первых порах в курировании я сталкивалась с отговорками типа «у меня сломался ноутбук, поэтому закончить работу не смогу» или «я не успел(а) вовремя, потому что фотошоп не запускался». Приходилось по ночам доделывать всё своими руками, потому что именно я несла ответственность перед клиентом за результат, так что не повторяйте моих ошибок и подходите к выбору исполнителя внимательно.

Где искать подрядчиков? Для меня лучшим вариантом оказались социальные сети. Большинство фрилансеров создают странички в инстаграм, там можно посмотреть их работы и узнать больше о них не только, как об исполнителях, но и как о людях. Если вы преподаёте — можете сотрудничать со своими учениками. Подойдут и более очевидные варианты, такие как биржи или телеграм-каналы и чаты.

Вот несколько каналов и групп:

1. Telegram-каналы и чаты

https://t.me/workfreelancer

https://t.me/rabota_freelancee

https://t.me/rabota_go

https://t.me/novobranez

https://t.me/freelancboard

https://t.me/FreelanceBay

https://t.me/projectperhour

https://t.me/theyseeku

https://t.me/gildiya_work

https://t.me/designer_ru

2. Биржи

https://www.upwork.com/

https://www.fl.ru/

https://work-zilla.com/

https://www.weblancer.net/

3. Группы в ВК

https://vk.com/zakaznadesign

https://vk.com/designersatwork

https://vk.com/apriumru

https://vk.com/public94742076

Допустим, у вас всё получилось и впервые задачу делал кто-то другой, а вы в это время сходили в кино, отоспались или занялись другим, более интересным проектом, а потом получили свои деньги и вам ПОНРАВИЛОСЬ! Вы хотите ещё!

Что делать дальше? Не стоит сидеть и ждать — пора составлять стратегию!

Я поделюсь с вами своим вариантом, но вы можете выбрать любой другой, который вам подходит.

Советую для начала составить стратегию на один месяц, а когда вы поймёте, как это работает — сможете ставить более долгосрочные цели: на полгода или год.

Итак, мой любимый инструмент — ментальные карты, сервис MindMeister.

Что это такое?

Возьмем определение: «Ментальная карта — это наглядное представление естественного течения мыслей от одной центральной идеи. Даже сам внешний вид этой схемы даёт понять, что она помогает эффективно проводить мозговые штурмы, составлять конспекты, усваивать информацию и делать презентации».

Как это может выглядеть в нашем случае? Мы начинаем с одной большой задачи (она не обязательно должна быть одна) и делим её на более мелкие задачки.

Допустим, в этом месяце вы хотите увеличить трафик клиентов, чтобы больше делегировать — это одна большая задача. Делим её на более мелкие:

Затем нужно определить конкретные даты выполнения каждого пункта и, таким образом, выстроить стратегию на целый месяц. Так вы будете понимать, какие действия необходимо выполнять ежедневно, и анализировать свои результаты. Параллельно я веду ежедневник, в который переношу задачи на день из ментальной карты. Работа с командой — это работа вдолгую, а она невозможна без стратегии.

Если вы планируете работать с командой, вам придётся расширяться. А значит, в одиночку делать трафик, который сможет приносить достойный доход и вам, и вашим подрядчикам.

Где брать этот трафик? Кейсы на профессиональных площадках, сайт-портфолио, аккаунты в социальных сетях и, конечно же, реклама.

Нужно сделать всё для того, чтобы не вы искали заказы, а к вам выстраивалась очередь из желающих получить ваши услуги.

Еще один замечательный канал — сарафанное радио. Чтобы успешно им пользоваться, нужно хорошо делать свою работу, уметь общаться с заказчиком и просить его советовать вас своим знакомым. Если у вас прекрасные отношения с коллегами и вы проявляетесь в дизайн-сообществе, участвуете в конкурсах и мероприятиях, получаете награды — вас обязательно будут рекомендовать.

Не забывайте делать допродажи своих услуг и предлагать особые условия заказчикам, с которыми сотрудничаете на постоянной основе.

Лучше начать это делать раньше, чем позже. Так у вас под рукой всегда будут контакты специалистов, которым можно передать задачу, а также клиентов, которым можно делать рассылки и напоминать о себе. Я использую для этого Гугл Таблицы.

Дело движется, но до укомплектованной команды специалистов ещё далеко. Ваша цель на данном этапе — отдать как можно больше разовых задач и этот процесс должен идти параллельно с увеличением трафика. Такой подход — идеальный способ оценить ситуацию.

Возьмите месяц вашей работы, увеличивайте трафик и передавайте задачи по максимуму, а затем оцените результат:

• Какую сумму вы выплатили подрядчикам?
• Потянет ли это на среднюю зарплату за месяц по данной специальности в вашем регионе?
  
• Сколько часов в день были заняты исполнители?
  
• Сколько часов в день трудились вы?
  
• Какова заработанная вами сумма?
  

Если результаты вас не удовлетворяют, продолжайте до того момента, пока...

... не поймете, что:

• Исполнителю выплачена средняя зарплата по специальности в вашем регионе;
• Вы уверенны в трафике заказов;
• Вы заработали не меньше той суммы, которую зарабатывали в качестве самозанятого. В идеале — больше.
  

Теперь можно поговорить о долгосрочном сотрудничестве, здесь тоже есть два пути:

1. Работа исполнителя в вашем штате на ставке

Плюсы и минусы такого подхода:

Этот способ довольно выгодный, если у вас стабильный трафик заказов и высокий чек за услуги. Но нужно понимать, что мотивация сотрудников на ставке вызывает много вопросов и вам придется уделять время контролю и дисциплине команды, разумно распределять задачи, повышать оплату труда, определяться с форматом офиса или удаленки.

2. Выплата процента подрядчику за проделанную работу.

Плюсы и минусы выплат исполнителю за проделанную работу:

Я думаю, что этот способ проще для старта. Но, как и в любом деле, у каждого подхода есть плюсы и минусы. Успех зависит и от исполнителей, и от руководителя — от его видения, целей и планов на будущее.

Допустим, у вас уже есть небольшая команда из одного или двух человек. Казалось бы, всё очевидно: даёшь задания — их выполняют. Но поддерживать дисциплину и расширять штат или количество подрядчиков не получится без чёткой системы. В идеале, всё должно быть построено так, чтобы при появлении нового человека он максимально быстро смог влиться в работу и найти ответы на все свои вопросы без вашего непосредственного вмешательства.

Думаю, что у каждой команды имеется своя система, поэтому поделюсь тем, что помогает нам. Для ведения проектов мы используем Notion.

Всего на данный момент у нас есть 7 страниц:

• Регламенты и доступы. Там описаны основные правила, а также доступы к общим ресурсам, стокам, облачным хранилищам и т.д.;
• Проекты. Карточки проектов, где подробно описана каждая задача. Подрядчики самостоятельно меняют статусы карточек, заполняют их и следят за дедлайнами;
  
• Обучение. Это всегда большой вопрос, нужно ли обучать сотрудников. Всё зависит от текучки и целей обучения. Тех, с кем у меня складываются долгосрочные трудовые отношения я подтягиваю и по личным пробелам в знаниях и в общих знаниях, необходимых команде;
  
• Команда. Контактные данные, дни рождения, навыки и обязанности исполнителя;
  
• Документы. Брифы, договора, шаблоны и др.;
  
• Чек-листы, по которым обязательно нужно проверить свою работу, прежде чем сдать её, чтобы уменьшить количество правок;
  
• Отгулы, отпуска. Здесь подрядчики отмечают дни, в которые они не смогут выполнять свои задачи.

Таким образом, каждый видит свои и чужие задачи и имеет доступ ко всему, что необходимо, не отвлекая остальных от текущих задач.

Для коммуникации друг с другом нас есть два командных чата в WhatsApp: один для неформального общения и чат «Важное», где обсуждаются исключительно рабочие моменты. А в дополнительном чате в Telegram — мы работаем над внутренними задачами команды.

Дважды в месяц у нас проходят планерки в Discord, периодически мы собираемся на личные неформальные встречи, проводим время вместе. Один-два раза в месяц создаём общие кейсы, участвуем в конкурсах.

Как руководитель, я беру на себя траты за обучение и ресурсы для команды, несу полную ответственность за заказчиков и выплаты, а также отвечаю за моральный дух и рост команды в целом. Я не считаю свою систему идеальной и нам есть к чему стремиться, но я верю что то, что я делаю — работает, видя результат в количестве заказов и размере прибыли, а также в приятной и дружелюбной атмосфере внутри команды.

Мерч нашей команды (стикеры можно скачать здесь):

То, что вам точно периодически стоит делать — это спрашивать себя о том:

• Появляются ли у вас новые заказчики и задачи?
• Достаточно ли людей в команде для выполнения текущих задач?
  
• Каждый исполнитель занимается именно своими задачами?
  
• Насколько хорошо выполняется работа и каков уровень удовлетворенности клиентов?
  

Задавая подобные вопросы самому себе хотя бы раз в месяц, вы сможете оценить текущую ситуацию и принять решения о расширении, составе команды, распределении задач, мотивации исполнителей. Конечно, все мы любим стабильность, привыкаем к определенному порядку и на многое закрываем глаза ради комфорта, но без изменений невозможен рост, и об этом не следует забывать.

Очень важно правильно формировать свои ценности и приоритеты как у себя самого, так и у команды в целом. Вы должны определиться, что для вас является первоочерёдным:

• Деньги?
• Репутация?
  
• Результат вашего труда?
  
• Известные клиенты?
  
• Свободное время и семья?
  
• Возможность оказывать влияние на происходящее вокруг вас?
  

Исходя из того, что ценно для вас, формируйте такое же мировоззрение у людей, которые с вами работают, либо же выбирайте тех, кто думает также, как вы.

Почему это важно? Человек, который ценит деньги, готов брать много работы и трудиться без устали, идти на какие-то риски, принимать сложные решения.

Тот, у кого в приоритете семья, готов зарабатывать меньше, но иметь свободное время, и это как раз тот момент, где может произойти недопонимание и конфликт: вы тычете в человека деньгами и просите поработать еще пару часов, понимая, что сами без проблем согласились бы на его месте, а он говорит, что ему эти деньги не нужны и он идет с женой на романтический ужин.

Именно поэтому, когда вы определились со своей мотивацией и подобрали в команду тех, кто с вами солидарен, не забывайте работать над собой в этом направлении:

• Выбрали деньги — находите пути, как заработать больше;
• Хотите повлиять на мир — выбирайте проекты, которые вам в этом помогут.
  

Старайтесь всячески мотивировать и направлять свою команду в том же направлении:

• Говорите с ними об этом на планерках;
• Поощряйте и критикуйте;
  
• Выслушивайте их и поддерживайте те идеи, которые помогут идти к поставленным целям.
  

Такая политика очень объединяет и увеличивает вашу общую продуктивность!

Я уже упоминала, что обучение команды — это спорный вопрос. Но помимо покупки курсов и обучающих материалов есть и другой вариант! Если вам удалось собрать команду, вероятно, вы эксперт в своем деле и можете обучить этому других. Не вдаваясь в тему создания курсов и инфопродуктов (кстати, неплохая идея для следующей статьи), я с удовольствием расскажу о том, какие в этом есть плюсы для вас и вашей команды:

• Ваши подрядчики или сотрудники смогут обучаться по вашим продуктам;
• Вы сможете зарабатывать, строить свой личный бренд и даже привлекать этим клиентов;
  
• Вы сможете выбирать из своих учеников новые кадры для работы в вашей команде.

Развиваться и масштабироваться.

Вы можете придумать следующие шаги самостоятельно либо двигаться по кругу, увеличивая размах и качество с каждым циклом. Я передаю вам то, что помогло мне дойти туда, где я сейчас. А что делать с этим дальше, решать только вам.

Повторюсь, что создание команды и управление ею — не для всех, и это нормально. Но если вы ощущаете в себе силы и желание двигаться по этому пути, этот выбор обязательно принесёт вам много радости и новых открытий.

Что еще почитать и посмотреть об управлении командой?

Курс от bangbangeducation «Как руководить дизайнерами»

«Укрощение тигров. Как стать лидером творческой команды» Генри Тодд

«Паттерны дизайн-менеджмента и DesignOps» Юрий Ветров

Больше полезной информации читайте в моём блоге в Instagram.

Следите за работой дизайн-маркета КАРМА:

Instagram | Behance | Tilda Experts | Наш сайт