Как улучшить бизнес: интеграция со СбербанкОнлайн и Битрикс24

Как выглядит типичный день в туристической компании: сотрудники общаются с заказчиками и подбирают им нужный тур, оформляют договора, отправляют счета клиентам, следят за просрочкой платежей... Большую часть дня персонала занимает рутина, много времени уходит на операционку. Например, составить договор, перепроверить его, уточнить у буха оплату... Дела усложняются, когда компания принимает рассрочки. Вполне легко запутаться в расчетах. Ошибки выводят из себя и клиента, и бухгалтера, который погряз в документации.

Плюсы есть: для заказчиков это способ разбить крупную сумму на несколько мелких частей и позволить себе дорогостоящую покупку. Но лояльности не прибавляется, потому что процессы зачастую выстроены неидеально. Например, менеджер может не туда посмотреть и увидеть, что клиент не оплатил счет; хотя последний перевел средства, и такая ошибка его разозлит. Дальнейшие коммуникации будут уже натянутыми в части случаев.

Для менеджеров и бухгалтерии, повседневные задачи - это кипы бумаг и путаницы:

• Следить за тем, чтобы клиент вовремя оплатил бронь, иначе она слетит и место в отеле достанется другим людям. Или того хуже - выплачивать частичную или полную сумму придется туристической компании, потому что вся ответственность по мнению отеля ложится на него.
• Менеджеры дергают бухгалтеров, чтобы узнать прошла оплата или нет, а бухгалтеры с кипящими мозгами ищут нужную бумажку в куче таких же. Квест становится сложнее, когда клиент не указывает номер сделки, реквизиты и т.п. А обычно так и происходит.

Мы давно работаем с туристической компанией «Курортмакс». Сначала мы увеличили поток клиентов в х2-х3 раз от прошлого показателей за сезон. Здесь и вскрылась проблема: рутина отнимает катастрофически много времени. Отдел продаж занят не клиентами, а бумагами и отчетами. Чтобы изменить ситуацию, мы полностью автоматизировали систему учета платежей в Битрикс24 и связали оплату счетов со СбербанкОнлайн.

1. Битрикс24

От часу до полутора — столько времени обычно уходит на составление договора, с учетом заполнения каждого поля и перепроверкой документа. И это даже не у новичка, который только-только начал работать с клиентами, а у вполне опытного специалиста.

Если только процесс не автоматизирован. В этом случае договор заполняется за одну минуту и отправляется клиенту прямо из Битрикс24. Счет генерируется системой самостоятельно, достаточно нажать на одну кнопку, чтобы готовый документ был на руках. Звучит как фантастика, но нет, это современная реальность. Мы помогли сократить время на рутину для отдела продаж минимум в 6 раз!

Как процесс выглядит сейчас:

• Сотрудник заказчика вбивает реквизиты плательщика в систему;
• Генерирует договор, нажав на всего одну кнопку. В системе заложены шаблоны текста документа;
• Внутри договора формируется постоянный QR-код для оплаты. Он закрепляется за клиентом и работает даже в последующих отчетных периодах. Клиент оплачивает покупку по QR-коду до тех пор, пока не погасит всю сумму сделки;
• Плательщику выставляется счет и направляется уже вместе с договором. Все также происходит в Битрикс24 — без экспорта документа, выгрузок. Клик, и договор с подписью и печатями отправлен на почту клиенту.

Интеграция с Битрикс24 дает возможность любому менеджеру вашей компании посмотреть общую сумму и стадию сделки. Поэтому при смене сотрудника данные не утеряны, а всегда под рукой. Например, это полезно для новичка, который только-только пришел на новое место и ему нужно быстро вникнуть в сделку с клиентом.

2. СбербанкОнлайн. Интернет-эквайринг

И здесь мы упростили процесс оплаты. Правда, пришлось потрудиться: мы провели совместную работу с техническим отделом Сбера по доработке API под требования компании «Курортмакс». После завершения работ данные о совершении платежа передаются в Битрикс24 заказчика. Если оплата пришла в полном размере — сделка выполнена на 100%, клиент получает автоматическую рассылку с поздравлением об успешном завершении. Менеджер выдыхает. Если платеж погашен частично — клиенту также приходит смс о внесении конкретной части суммы. Менеджер наблюдает движение сделки через Битрикс24. Ему не нужно помнить, что и на каком этапе находится, теперь об этом напомнит система. Отдельный плюс для руководства: ты не зависишь от человека, а в пару кликов сам обладаешь актуальной инфой.

Появляется возможность удаленной оплаты, клиенту больше не требуется приезжать в офис. Особенно актуально, если он живет в часе и более езды от офиса турфирмы. Процесс оплаты счета для него выглядит примерно так:

• Клиент открывает мобильное приложение Сбербанка и сканирует QR-код.
• Совершает платеж.

Затем наша система уведомляет заказчика о зачислении средств и об остатке. Например, оплата от клиента Петрова на сумму 50 000 рублей, доплатить 30 000 рублей. Информация подтягивается в Битрикс24, что сразу видит менеджер.

Отдельное удобство: если клиент задерживает оплату, он получает напоминание, что скоро бронь слетит — пора поторопиться. Уведомление приходит на почту и номер телефона. Напоминание получает и менеджер. В случае, если клиент не вносит оплату вовремя, то ответственному ставится задача с дедлайном о звонке/письме. Если же дедлайн просрочен, то уведомление уже летит вышестоящему руководству.

3. Резюмируем

От автоматизации в плюсе и менеджеры, и клиенты, и сама компания. Причин много:

• Можно избежать аннуляции тура клиента, потенциальных затрат на слетевшее бронирование по забывчивости заказчика.
• Можно рассылать автоматические уведомления об оплате. Это формирует лояльность клиента, потому что компания не оставляет его наедине с вопросом «Дошли деньги?». Благодаря рассылке это она ему сообщает, что оплата прошла.
• Любому менеджеру доступна информация о сделке. Система автоматически, вместе с совершением платежа двигает ее. После каждого этапа работ она говорит сотруднику, какие действия требуется сделать дальше.
• Клиент знает, на каком шаге от завершения он находится. Уведомления, своевременные звонки менеджера - это формирует образ компании.
• У бухгалтерии спать спокойнее на один повод больше. Менеджеры знают, поступила оплата от клиента или нет без ее помощи.
• Как забыть о руководстве. Отсутствие автоматизации обходилось ему дороже: затраченное время сотрудников на рутину, бесконтрольность бизнес-процессов в организации и просроченные платежи. Теперь заполнение и отправка договора занимает 10 минут — а это меньше обычного минимум в 6 раз.

4. Итог

С помощью интеграции систем нам удалось:

• упростить процесс принятия оплат от клиента;
• автоматизировать получение средств от клиента, вносить изменения сразу в сделку Битрикс24;
• остановить потерю денежных средств в процессе перевода;
• проводить удаленные оплаты;
• настроить четкий контроль бизнес-процессов.

Хотите добиться такого же эффекта? Пишите или звоните нам, Team-B на связи!