Как построить системный бизнес? 6 шагов которые помогли компании (малый бизнес) стать №1 в России / Александр Великолуг

Эта статья создана на практическом опыте работы с проектами с 2007 года (более 10 успешных проектов с оборотом до 1 млрд.рублей, включая проект для компании Уоррена Баффетта) и 9-ти летним опытом консультирования малого и среднего бизнеса.

Задача поделиться ключевыми шагами создания системного бизнеса, которые я использовал, помогая компании (малый бизнес) стать №1 в России. Чтобы создать понимание важности системного подхода к достижению результата.

Эти шаги являются частью авторского метода внедрения систематизации и пошаговое следование им способно дать мощный толчок развития бизнеса.

Перед тем как начать давайте определимся, что такое системный бизнес.

Чтобы быстро объяснить я использую метафору.

Все люди разные, но у всех есть одинаковая структура тела - костный скелет. ДА, кто-то выше ростом, у кого-то тоньше или толще кость, но строение скелета одинаковое. Так и у бизнеса.

Все они разные, но есть одинаковый "скелет":

1. Ваш продукт или услугу требуется показать миру — это задача Маркетинга.
2. Вы контактируете с клиентом — это Продажи.
   
3. Вам требуется организация работы персонала, контроль и аналитика, автоматизация и учёт – это блок Управления.
   

Каждый блок «скелета» содержит в себе разные элементы. Объединение таких элементов в единую цепочку связей и есть - системный бизнес.

В статье мы обсудим 6 шагов, которые требуются чтобы стать на рельсы системности:

1. Взгляд на бизнес со стороны
2. Поиск времени на развитие
   
3. Учёт ключевых показателей
   
4. Бизнес как цепочка процессов
   
5. Мотивация к действию
   
6. Базовый финансовый учёт
   

Чтобы увидеть дополнительные возможности развития, необходимо посмотреть на бизнес со стороны, а этому способствует – бизнес-модель.

Бизнес-модель – это «фундамент», который включает в себя картину бизнеса на одном листе бумаги и состоит из следующих подробно описанных пунктов:

• Клиенты. Кому вы продаёте или хотели бы продавать свой товар или услугу?

• Ценности. Какой результат получает Клиент после покупки у Вас?

• Каналы связи. Каким способом Вы привлекаете Клиентов?

• Взаимоотношения. Как Вы организуете процесс продажи?

• Доходы. За счёт чего Вы зарабатываете и как заработать больше?

• Партнёры. Кто помогают Вам в процессе создания и продажи?

• Товар. Из каких частей состоит ваш товара или услуга?

• Ресурсы. Что у Вас есть и что необходимо, чтобы продавать товар или услугу?
• Расходы. Какие ключевые расходы вашего бизнеса?
  

Обязательно ответьте себе на эти вопросы письменно.

Для этого можно использовать шаблон А.Остервальдера.

Бизнес-модель – это как фундамент для дома, хорошее проектирование позволит вам построить небоскрёб.

Вот пример готовой бизнес-модели в компании №1 (важные детали удалены):

Вы Предприниматель, цените время и деньги. Вы сильно заняты и даже когда позволяете себе отдых, то мысли о бизнесе не отпускают Вас. Вас это устраивает, даже может нравится, но Вы понимаете, что уже некоторое время Ваш бизнес стоит на месте.

Уже нет тех ярких рывков, когда Вы могли вырасти в доходах в несколько раз. Вы пытаетесь что-то делать, использовать современные решения, социальные сети и рекламу, но всё это не то. Чего-то не хватает.

Чаще всего речь о нехватке времени, а точнее о том, как им управлять и на чём сосредотачивать своё внимание.

Чтобы решить эту проблему действуем следующим образом:

1. Собираем все рабочие процессы компании в один список

2. Выделяем то, чем занимается Собственник или хочет заниматься
   

3. Отсекаем всё лишнее
   
4. Выбираем способ решения для оставшихся задач
5. Делегируем всё, что отсекли. Перераспределяем задачи между Сотрудниками. Создаём инструкции, где возможно. Автоматизируем процессы. Удаляем.

Результатом является освобождение времени Собственника для стратегических задач развития.

Примером применения может быть Excel таблица, где последовательно прорабатывается каждый из вышеупомянутых пунктов, как на рисунке:

Это оцифровка ключевых действий компании для контроля в реальном времени.

В табличной форме подробно описываем цепочки отношений с клиентом начиная с первой точки контакта до заключения сделки.

В результате:

• Мы точно знаем сколько людей видит Ваши предложения
• Сколько откликаются
  
• Сколько приходят
  
• Сколько делают заказ и оплачивают
  
• Как выглядит результат работы каждого дня, сотрудника или смены.
  

Прошу не путать с воронкой-продаж, так как идея данного инструмента включает в себе много сопутствующих, индивидуальных показателей, которые напрямую не связаны с продажей.

Теперь понятны узкие места, и они под контролем. Вы постоянно анализируете опережающие показатели в разрезе каждого дня и держите руку на пульсе.

Здесь есть первичная финансовая информация, которая даёт вам понимание как прошёл рабочий день и находитесь ли Вы в рамках месячного плана.

Благодаря этому инструменту мы обнаруживали много интересного: потери на сумму в 11 миллионов рублей о которых Собственник не знал; воровство; халатность; перерасход рекламного бюджета и причины кассовых разрывов.

Обязательно внедрите такую таблицу. Можете взять нашу форму за основу:

Бизнес-процесс – это чёткие алгоритмы действий сотрудников от рутинных и бытовых, до производственных.

В этот раздел желательно добавить регламенты/инструкции и чек-листы. Это то, что даёт понимание следующего шага для каждого из участников вашего бизнеса. А самое главное, Вы контролируете всё это в реальном времени.

Как создать бизнес-процесс?

Шаг за шагом, «крупными мазками», запишите очерёдность действий совершаемых в вашей компании от момента производства продукта, до его продажи. Какие отделы участвуют в процессе, какую задачу выполняют и в какой последовательности.

Вот пример красивого, но сложного бизнес-процесса:

Как создать регламент/инструкцию?

В первую очередь отталкивайтесь от здравого смысла. Не надо усложнять, создайте обычный файл в Word, где опишите существующую последовательность действий отдельно для каждой должности.

Это не так сложно, как кажется. Иногда достаточно походить за ключевым сотрудником пару дней, чтобы записать каждый его шаг.

Поделюсь с вами одним секретом в части формирования инструкций с нуля.

Когда я изучал Британские основы Управления, то на практике столкнулся со следующем инструментом “Scope of work” – его суть в том, что сотруднику даётся задание в свободной форме описать то, чем он занимается в организации.

Затем все действия требуется оценить по критериям частоты исполнения: редко, часто, средне и по показателям рутинности: нейтрально, рутина, интересно.

Вот пример реализации похожего решения:

Чтобы получить полноценный регламент должности собранные данные надо оформить в виде удобного к прочтению документа и добавить к нему:

• Миссию и цели компании
  
• График работы
  
• Основные правила
  
• Структуру подчинения
  
• Особенности расчёта вознаграждения
  
• Описанный результат действий сотрудника, чтобы он чётко осознавал, что от него ждут и в каком количестве.
  

А также всё, что посчитаете сильно важным с учётом вашей деятельности.

Как создать чек-лист?

Чек-лист используется там, где есть чёткая и неизменная последовательность (рутина), которая не требует никаких творческих составляющих. Речь о действиях, которые регулярно повторяются и их можно отмечать галочками после выполнения.

Однажды, в качестве эксперимента, я по чек-листу самостоятельно сделал кальян, которым остались довольны гости. Ранее я никогда прежде не делал кальяны. Это является подтверждением, что чек-лист сделан правильно. Ниже представлен тот самый чек-лист ( форма).

Теперь при найме нового сотрудника на адаптацию будет уходить меньше времени, потому что всё что ему нужно знать расписано в созданных инструкциях.

Идеально, если описанные пункты "зашиты" в какую-нибудь CRM-систему. Но это отдельная тема для разговора.

Мотивация — это неизменный стимул продаж, при котором важно настроить систему таким образом, что сотрудники зарабатывают только тогда, когда их действия выгодны Вам.

Используйте систему рангов в связке с материальной и нематериальной мотивацией.

Используете трёхэтапную систему вознаграждений с планом продаж, где:

• Есть базовый оклад (40%)
  
• Есть административный бонус (10%)
  
• Есть бонусная часть, связанная с планом продаж (50%)
  

Проценты указаны для примера, но в тех случаях, когда сотрудники имеют возможность стимулировать продажи — это соотношение является одним из самых эффективных.

1. Проанализируйте уровень вознаграждений на рынке труда
2. Определите для себя сумму, которую вы готовы платить своим сотрудникам
   
3. Увеличьте эту сумму на несколько процентов, чтобы она выглядела привлекательно относительно рынка
   
4. Определите план продаж, который реален для выполнения и выгоден вам
   
5. Разделите сумму вознаграждения на 3 части по вышеуказанному принципу. (выберите подходящее вам распределение процентов)
   
6. Предоставьте возможность для сотрудников зарабатывать больше тогда, когда они прилагают усилия.
   

Попробуйте внедрить данную систему мотивации хотя бы у одного сотрудника и посмотрите, как изменятся его показатели эффективности.

Обязательно просчитайте вознаграждение так, чтобы оно было выгодно не только сотрудникам, но и вам.

Пример расчёта мотивации:

Если упростить — это планирование движения и распределения денежных средств, т.е. расходов и доходов.

Наша задача чётко знать сколько средств вам понадобится в будущем и исключить кассовые разрывы, т.е. моменты, когда деньги сильно нужны, а их нет.

Существует несколько подходов к формированию учёта и самым передовым из них я считаю систему, когда Вы на основе анализа прогнозируете свои расходы и доходы на длительный период, а затем откладываете нужные суммы в качестве резерва.

Как настроить финансовый учёт? – Создать финансовую модель организации.

Основные шаги:

1. Анализируя данные прошлых периодов следует выделить:

• Статьи доходов

• Статьи расходов. Переменные и постоянные

• Себестоимость
• Налоговые отчисления
  
• Инвестиционные вложения, если имеются
  
• Создать отчёты ПиУ и ДДС.
  

2. Чётко рассчитать и обозначить свою точку безубыточности.

3. Создать резервы, куда ежемесячно или даже еженедельно, будут происходить отчисления из чистой прибыли согласно потребностям будущих периодов.

Это всё делается чтобы в будущем полностью исключить кассовые разрывы, иметь деньги на развитие и прекратить удивляться «неожиданным» расходам.

Именно на этом шаге, Вы получаете уверенность в будущем вашего бизнеса, появляется чувство спокойствия и надёжности. Это именно то, чего многим из нас не хватает.

Если у вас нет данных за прошлые годы работы, то вам понадобится расчётная финансовая модель. Это инструмент, который требует отдельного внимания и создаётся на основе аналитических данных, которые приходится собирать из разных источников.

Внешне модель выглядит как громоздкая таблица с детальным планированием деятельности по месяцам на долгосрочный период. Создаётся она как для новых бизнесов, так и для существующих, с целью планирования, оценки рентабельности и эффективности.

В такой таблице можно найти все ответы связанные с финансами организации.

Пример одной из моделей представлен на рисунке:

Все эти шаги были основой при работе с тем самым бизнесом №1 в России, который не просто собрал все награды на всероссийских отраслевых конкурсах, но и подтверждает свою исключительность уже третий год.

Теперь у вас есть последовательность и чёткие шаги. И самое важное, чтобы у вас получилось их внедрить.

Если хотите провести аудит системности своего бизнеса или вам интересны другие способы влияния на развитие бизнеса. Воспользуйтесь возможностью личной онлайн встерчи.

Для этого записывайтесь на онлайн встречу по ссылке.

Нажмите: Стратегическая сессия

На встрече мы:

1. Разберём существующую ситуацию в бизнесе
2. Сформулируем ожидания от бизнеса
   
3. Выделим проблемные места
   
4. Создадим список шагов для улучшения ситуации
   
5. Найдём ответы на ваши вопросы.
   

С уважением,

Александр Великолуг (Вел).

Основатель консалтинговой компании https://B-Minds.ru

Telegram канал "200 секретов эффективности": https://t.me/AVel_channel

Записывайтесь на стратегическую сессию по ссылке: Стратегическая сессия