В современных реалиях операционная отчетность в том или ином виде существует в любой организации. А если она существует, значит это кому-то нужно.
Для начала нужно определиться, что такое операционная отчетность.
Исходя из определения становится ясно, что операционная отчетность сопровождает деятельность сотрудников компании на протяжении каждого дня их работы. И если говорить о рядовых сотрудниках, то это отчетность, направленная на корректное выполнение ими рядовых ежедневных функций. А вот для руководителей подразделений оперативная отчетность формируется уже более укрупненно, отражая деятельность в целом всего подразделения, а не только отдельных его элементов. И верхний уровень оперативной отчетности – отражает показатели деятельности организации в целом.
Учитывая, что на каждом уровне выполнения рабочих и управленческий функций требуется разная отчетность возникает вопрос: «Каким образом определить метрики, которые целесообразно отслеживать в ежедневной отчетности?»
Таким образом, мы понимаем, что отчетность должна содержать метрики и показатели, действительно используемые в работе, а значит те, по которым можно оценить корректно работает сотрудник/отделение/компания или есть отклонения от заданного (в планах/стратегии) направлении.
Для определения метрик и показателей, по которым будет строится операционная отчетность целесообразно определить те основные продукты, их качественные составляющие и отражающие эффективность значения, по которым оценивается деятельность сотрудника/отдела/компании. И соответственно, по этим продуктам, с учетом их оценки выстраивается система операционной отчетности.
Важно также отметить, что эффективная отчетность определяется не только корректными параметрами и показателями, которые в ней содержатся, но также скоростью и легкостью получения этой отчетности. Все, что возможно, должно быть автоматизировано. А учитывая, что этой отчетностью сотрудники пользуются каждый день, то автоматизация подразумевает формирование дашборда на экране рабочего стола сотрудника, который запускается буквально одной кнопкой.
В зависимости от уровня автоматизации, масштабов компании и ее ресурсов, дашборд может формироваться как в системах BI аналитики, так и в Экселе. Не столь важно в каком ресурсе будут формироваться необходимые данные, более важна оперативность получения информации и затрачиваемые на это ресурсы.
И еще один важный момент. В принципе, мы и начали с него. Отчетность ради отчетности никому не нужна. Нужна только та информация, которая РЕАЛЬНО используется для принятия тех или иных решений. Таким образом операционная отчетность должна формироваться по принципу неизбыточности и не размывать внимание сотрудников на множество вопросов.
Однозначно, если говорить в целом об отчетности компании, то мы расширим и показатели, которые возможно выгрузить из системы аналитики и возможности, подразумевающие не только формирование отчетов на основании ранее заданных шаблонов, но и ручное формирование необходимых аналитических сводок. Но это уже другая, не менее интересная история.
По вопросам разработки систем операционной и управленческой отчетности в целях повышения эффективности бизнеса обращайтесь: https://omikheeva.ru/consulting.
Михеева Оксана
Генеральный директор консалтингового агентства "Стратегия и управление"