Аптека — это только с виду обычное торговое предприятие со спецификацией на продажу лекарств. Особенность в том, что организовать и автоматизировать учет в аптечной сети намного сложнее. Еще сильнее задача осложняется законодательными ограничениями, особенностями складского учета и масштабами. В этой статье мы хотим с вами поделиться опытом создания и внедрения эффективной системы учета в аптечной сети на базе 1С. Ее мы предлагаем выстраивать на 5 основных моментах.
1. Управленческие модули. Контроль складских запасов и планирование продукции
Когда речь идет об аптечной сети, встает очень важный вопрос корректного складского учета и планирования поставок. От него буквально зависят жизнь и здоровье покупателей. Если в какой-то момент в аптечном пункте не окажется нужного лекарства, это может быть серьезной проблемой для здоровья покупателя.
Поэтому управленческие модули обязательно должны быть частью совокупной учетной инфраструктуры в аптечной сети. Оператор в каждом аптечном пункте должен видеть среднюю динамику продаж и остатки на складах. Для того, чтобы вовремя оформлять заявки и не допускать отсутствия (или наоборот переизбытка) препаратов на складе.
Те же данные, но централизованно по всей сети должны видеть менеджеры в центральном офисе. Это даст им возможность планировать продажи, логистику и коммуникации с поставщиками. Информация из управленческих модулей также необходима для стратегического планирования развития компаний и принятия оперативных решений.
2. Партионная модель учета
В продолжение вопроса складского хранения. Партионная модель (учет по партиям) — единственно верный подход.
- Он, во-первых, решает вопрос с учетом срока годности и условий хранения препарата. Оператор системы наглядно видит, когда медикаменты поступили на склад и до какого числа они могут быть проданы. В противном случае возможны упущения и продажи просроченных медикаментов, что ставит под угрозу здоровье клиентов.
- Во-вторых, решается вопрос с ценообразованием, которое в сегменте лекарственных средств имеет много законодательных ограничений. На определенные категории товаров аптечные сети не могут выставлять цены выше лимитных. Партионная модель учета позволяет точно знать, к какой партии относится конкретная пачка таблеток и по какой цене она должна быть продана.
Такая конфигурация складского учета отлично подходит под особенности и модель работы аптечных сетей.
3. Распределенная сеть учета и автономность аптечных пунктов
Просто представьте ситуацию: работа конкретной аптеки полностью реализована через систему учета. Без нее нельзя ни отследить остатки на складе, ни продать препарат покупателю. В городе пропадает интернет, и установленное в компьютере фармацевта рабочее место 1С не может обмениваться данными со всей сетью.
При такой ситуации аптечный пункт не сможет работать, а покупатели не получат лекарства, которые, возможно, для них жизненно важны прямо сейчас.
Избежать таких проблем можно через реализацию децентрализованной распределенной сети точек реализации. При такой концепции каждый аптечный пункт автономен, имеет отдельную складскую базу препаратов и может продолжать работу без обмена данными с системой.
Более того, остатки по всем автономным пунктам аптечной сети должны быть доступны и другим операторам. В таком случае фармацевт, не найдя нужных медикаментов, может направить покупателя в другую аптеку сети, у которой есть остатки препарата. Так клиент не будет потерян.
Взаимный обмен информацией также полезен и для топ-менеджеров. Они централизованно собираются со всех аптечных пунктов, позволяя руководителям анализировать информацию и принимать управленческие решения.
4. Взаимная синхронизация всех программных продуктов
Ведение двойного, а то и тройного учета (бухгалтерский, управленческий и часто отдельно складской) в аптечной сети просто недопустимо. Только представьте, что, кроме введения данных об операциях в конфигурацию управленческого учета, дополнительно придется вручную дублировать эту же информацию в конфигурацию для бухгалтерии и другие программные продукты.
Это неизбежно приведет к хаосу, путанице, ошибкам и невозможности провести инвентаризацию. Не говоря уже о нагрузке, которая ложится на операторов и бухгалтеров компании. Поэтому обмен данными и синхронизация всех учетных систем очень важны. Операция, введенная в системе, автоматически должна отражаться в других учетных системах. С учетом особенностей каждой из них, например, в бухгалтерии, операция должна отражаться двойной записью.
Создание целостной инфраструктуры может быть осложнено наличием дополнительных программных продуктов. Например, CRM-системы для оптовой реализации медикаментов или сайтом, на котором ведутся онлайн-продажи. Все это нужно также интегрировать в общую IT-инфраструктуру аптечной сети, ведь, к примеру, для продаж через сайт нужно также выделять складские запасы, выгружать товарную номенклатуру и цены на нее и т.д.
5. Гибкое ценообразование, программы лояльности и скидки
Это опциональное решение, которое может быть внедрено в аптечной сети. При помощи бонусов, скидок, кэшбэка и систем накопительных баллов компания может повысить лояльность покупателей. При помощи такого подхода можно превратить случайного посетителя в постоянного клиента.
Покупателю выгоднее будет посещать ту аптеку, которая может для него сделать цену на определенные препараты дешевле, чем ее конкуренты. Модули гибкого ценообразования, помогающие в маркетинговом продвижении, также можно встроить в учетную систему. Скидки будут автоматически обрабатываться вне зависимости от того, в какой именно аптечный пункт сети пришел постоянный покупатель.
Построение такой крупной программной структуры в аптечной сети — непростая задача, требующая больших затрат времени и глубокого включения в процесс со стороны менеджеров компании. Мы можем об этом говорить, основываясь на своем опыте. Например, наш кейс аптечной сети Felicia (120 аптечных пунктов), на основе которого мы и строили этот текст, нам удалось реализовать за полгода. И это, как мы считаем, очень короткий срок, который был бы невозможен без активного включения в проектирование учетной системы со стороны менеджеров компании.
Поэтому, если вы планируете разработать и внедрить комплексную эффективную систему учета в своей аптечной сети, не стоит настраиваться на быструю и простую разработку. Нет никакого «решения из коробки». Учет в крупной аптечной сети — это результат глубокого аудита учетных процессов и взаимодействия с менеджерами компании.
Вы можете получить бесплатную консультацию наших специалистов о том, как автоматизировать учет в вашей компании