Переход бизнеса на онлайн-кассы - это уже не опция или возможность, это конкретное законодательное требование, которое есть в России. Согласно ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации», внедрение онлайн-касс обязательно в нескольких случаях:
- Если компания принимает онлайн-оплату через сайт или мобильное приложение.
- Если предприятие принимает деньги через электронные системы платежей. Например, через Yoomoney, Webmoney, QIWI и т.д.
- Если вы принимаете платежи картой через онлайн-эквайринг или через подключенные терминалы.
- Если в компании есть курьеры или другие сотрудники, принимающие оплату вне офиса (например, выездные менеджеры по продажам, экспедиторы).
- Если вы принимаете деньги через пункты выдачи.
В общем, гораздо проще перечислить тех, кто от использования онлайн-касс освобожден. Но, впрочем, ненадолго. Такой формат учета очень удобен для фискальных органов. Он позволяет автоматически и удаленно получать всю информацию о платежах в компании. Раньше для этого налоговому инспектору нужно было физически приехать на точку продаж, открыть кассовый аппарат и посмотреть ленту, которая фиксирует эту информацию. С онлайн-кассами все данные поступают онлайн, позволяя налоговым органам отслеживать нестандартную активность.
И не у одной России такая практика. Уже во многих странах онлайн-кассы находятся или на этапе постепенного внедрения или уже закреплены законодательно. Например, аналогичный закон вступил силу в 2020 году в Казахстане. Поэтому вопрос настройки онлайн-касс и интеграции их с учетными системами 1С становится все актуальней.
Виды онлайн-касс
Для начала нужно обозначить все вводные. И, в первую очередь, разобраться с разновидностью онлайн-касс. Мы не будем вам советовать, какой именно вариант выбрать. Тут каждый предприниматель должен определиться, исходя из особенностей компании и поставленных задач. Но, в зависимости от выбранной конфигурации, будут зависеть особенности ее интеграции в учетную систему.
- Фискальные регистраторы. Это простейший вариант для тех, кому нужно просто выполнить требования закона. Фискальные регистраторы требуют постоянного подключения к оборудованию, на котором установлена кассовая программа (к компьютеру или к мобильному устройству). По сути, это только дополнение к основной кассе, которое отпечатывает чеки и подключается к контуру ОФД (Оператор Фискальных Данных), передавая налоговой необходимую информацию.
- Автономные онлайн-кассы и смарт-терминалы. В отличие от стандартных фискальных регистраторов, такие терминалы — это полноценное автономное оборудование с предустановленным программным обеспечением. Смарт-терминалы могут работать без подключения к компьютеру или POS-терминалу. Это отличный вариант для расчетов вне офиса и магазина. Для курьеров и выездных менеджеров по продажам.
Автономные онлайн-кассы, кроме автоматической передачи данных в фискальные органы, могут печатать чеки, отправлять их на адрес электронной почты покупателя. Терминалы могут быть как переносными, так и стационарными.
- Онлайн-сервисы для приема платежей на сайте. Это в прямом смысле «онлайн» касса. Компании-эквайеры предоставляют бизнесу услугу по приему онлайн-платежей на сайте или в приложении. Покупатель в интернет-магазине может добавить нужные товары в корзину и перейти к их онлайн-оплате. В модуль приема платежей могут входить разные способы перечисления денег: онлайн-кошельки или банковские карты. При этом такие сервисы для приема платежей решают поставленные законом задачи: отправляют покупателю чек в электронном виде, а также автоматически передают информацию налоговым органам.
- POS-системы. Это комплексные наборы оборудования. Стандартный набор состоит из компьютера с установленной кассовой системой, фискального регистратора, сканера штрих-кодов, а также другого периферийного оборудования, например, клавиатуры или весов. POS-системы часто применяются в крупном ритейле с большим количеством посетителей. Такая система оборудования позволяет быстро оформлять покупки. В отличие от смарт-терминалов, POS-системы не переносные.
Важный момент! Не любое программное обеспечение будет корректно работать в связке с учетными системами 1С. За соответствие и совместимость отвечает производитель оборудования и кассового программного обеспечение. Если все это отвечает требованиям 1С, то касса получает сертификат соответствия. Ознакомиться с актуальным перечнем сертифицированного оборудования можно на сайте 1С.
Также нужно помнить, что не все конфигурации 1С поддерживают подключение онлайн-касс. Например, такую функцию не поддерживают уже устаревшие «1С: Розница» (ред. 1.0) и «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 2.0).
Поэтому нулевым шагом при интеграции онлайн-кассы с 1С является проверка совместимости оборудования и учетной системы.
Шаг 1. Установка кассы в учетную систему
За видимой простотой этого действия скрывается большое количество нюансов. Часто при попытке самостоятельного подключения проблемы у пользователей возникают уже на этом этапе.
Для добавления нового оборудования нужно создать новый элемент справочника, правильно выбрать модель оборудования (делать это нужно по серийному номеру ККТ). Далее следует установка драйвера. Здесь также нужно указать правильные настройки (порт, модель), после чего протестировать подключение кассы.
Шаг 2. Регистрация фискального накопителя
После того как онлайн-касса добавлена в учетную систему, пользоваться ею еще нельзя. Как уже было сказано выше, основная причина внедрения онлайн-касс — передача фискальных данных в налоговую, поэтому перед использованием нужно настроить работу фискального накопителя.
Для этого нужно заполнить форму подключения, в которую вносятся реквизиты компании и ОФД, регистрационный номер ККТ, физический адрес размещения кассы, тип системы налогообложения и многое другое.
Шаг 3. Интеграция оборудования в систему учета и обмена данными
Теперь подключенную кассу нужно полноценно интегрировать в работу компании и механизмы передачи информации. Этот шаг для вас не актуален, если вы используете типовую конфигурацию 1С без доработок и без интеграций со сторонними программными продуктами (сайтом и CRM). В таком случае можно просто добавить кассу и настроить фискальный накопитель. После этого можно продолжить продажи в обычном режиме. Рабочее место продавца и в целом механизмы обработки покупок изменятся незначительно. Добавится только возможность сбора номера телефона и адреса электронной почты. Для отправки цифровых копий чеков.
Но если у вас сложная учетная система с множеством индивидуальных доработок, дополнений, а также интеграций с внешними источниками данных, то внедрение онлайн-кассы может потребовать дополнительных усилий со стороны специалистов.
Если, например, ранее была настроена интеграция с сайтом или с CRM, включающая кассу в цепочке обмена данными, то после установки онлайн-кассы нужно как минимум проверить работоспособность алгоритма.
Например, у вас на сайте в личном кабинете покупателя может быть реализована система мониторинга статуса заказа. Клиент видит, доставлена ли заявка менеджеру, проведена ли оплата, пошел ли заказ дальше на этап отправки? Эту же актуальную информацию можно выгружать в CRM-систему для менеджера по продажам. Так вот, часть данных передается кассой и ее в эту систему нужно встроить, особенно если речь идет о мобильных автономных терминалах на местах, которые раньше в компании не использовались.
Другой пример, интеграция онлайн-касс для приема платежей на сайте. Если вы решили начать принимать оплату за товары прямо на сайте, то вам нужно обратиться за помощью к компании-эквайеру. Да, конечно, специалисты платежного партнера помогут все правильно настроить с точки зрения работоспособности на сайте и с точки зрения финансовых операций, но вашу учетную систему никто адаптировать не будет. Вам нужно будет самостоятельно внедрить новую онлайн-кассу в IT-структуру вашей компании.
В рамках одной статьи сложно рассказать о том, как именно может повлиять внедрение онлайн-кассы в учетную систему компании без специалиста. Более того, конкретный перечень действий зависит от особенностей учетной системы на предприятии. Насколько она изменена, насколько сложная система взаимодействий настроена и т.д.
Более того, онлайн-кассы на поколение современней старых ККМ. В них есть новые функции, новые возможности, которые могут быть использованы для оптимизации работы компании. Для полноценного их использования нужно и учетную систему адаптировать под изменения.
Поэтому неправильно говорить о том, что внедрение онлайн-кассы - это просто замена ККМ. Ведь кассовые аппараты ничем не отличаются, просто этот аппарат отчитывается в налоговую автоматически. На самом деле любая замена оборудования может вызвать ошибки в учетных процессах. После этого действия нужно по меньшей мере провести тестирование корректности работы всех алгоритмов, в которых задействована касса. Особенно если они — не часто коробочного решения 1С, а дорабатывались программистами под нужды компании.
Также, несмотря на визуальную простоту установки драйвера и добавления оборудования, корректное внедрение онлайн-кассы должен делать специалист. В идеале тот, который обеспечивает поддержку учетной системы и знаком с ее особенностями. Вы, кстати, можете получить бесплатную консультацию наших специалистов о переходе на онлайн-кассу и ее синхронизации с 1С (или по любому другому вопросу об учетных системах 1С). Для этого нужно только оставить заявку в форме обратной связи на нашем сайте.