Грамотная и эффективная автоматизация учета в компании — сложная задача. Вопреки мнению многих предпринимателей, недостаточно взять типовую конфигурацию 1С и внедрить ее в компании за пару недель (независимо от того, какой именно конфигурации: бухгалтерской или управленческой). Такой подход актуален только для небольших и новых бизнесов, которые легко подстраиваются под предусмотренную в конфигурации систему учета.
Крупные предприятия с устоявшимися уникальными принципами и моделью учета не способны по щелчку пальца подстроиться под типовую конфигурацию. Это может, как минимум, замедлить, а как максимум, нарушить управленческие и учетные процессы в компании. Здесь нужен другой подход. Не компанию адаптировать под учетную систему, а учетную запись под компанию.
Индивидуальная разработка конфигурации 1С под компанию включает в себя детальный аудит учетных процессов, взаимодействие с руководителями на местах, проектирование и разработку системы. Естественно, такая детальная и индивидуальная работа требует времени и быстро не делается. Но иногда этот процесс затягивается очень надолго, переходя все заранее установленные рамки и дедлайны. При этом ответственность за затянувшийся процесс внедрения НЕ всегда лежит на исполнителе. В этой статье мы расскажем о четырех причинах, по которым внедрение учетной системы 1С может затянуться на неприлично долгий срок.
Причина 1. Некорректно поставленная задача
Компания в голове у руководителя и компания в реальном мире — два разных предприятия. Директор, может, и хотел бы, чтобы рабочие процессы и их учет проходили так, как он это видит, но реальность может сильно отличаться от его планов. Поэтому составлять техническое задание, общаясь только с руководителем, — большая ошибка.
На этапе внедрения такой конфигурации проявятся десятки «расхождений с реальностью». Окажется, что на самом деле операторы ведут учет по-другому, на складе движение товаров другое и т.д. Переучивать и переделывать устоявшиеся бизнес-процессы под учетную систему сложно и бессмысленно. Это может нанести серьезный урон компании.
В итоге, единственный выход — доработки, которые из-за изначально неправильно составленного технического задания могут проходить в несколько раундов. На каждом тестировании будут находиться все новые и новые недочеты. Поэтому очень важно перед началом работы над конфигурацией 1С провести аудит и буквально внедриться в реальную систему учета компании-заказчика.
Причина 2. Сильное отличие новых принципов учета от устоявшихся ранее
Если руководители все же настаивают на своем и хотят привести учет к тем нормам, которые они считают оптимальными, то это тоже замедлит процесс автоматизации учетной системы.
- Во-первых, перед началом аудита, составления ТЗ и разработкой компания должна пройти через оптимизацию и регламентацию учета. С этим вопросом могут помочь специалисты по внедрению или финансовые консультанты, когда вопрос касается налоговой оптимизации или других сложных финансовых вопросов. И уже после того, как учет в компании приведен в порядок, его можно автоматизировать. Этот дополнительный этап может занять достаточно много времени и заметно отодвинуть сроки внедрения решений по автоматизации.
- Во-вторых, усложняется обучение сотрудников. Они, кроме освоения нового программного обеспечения, должны привыкать параллельно еще и к новым принципам учета. Что тоже сильно задерживает сроки эффективной автоматизации учета в компании.
Это еще раз подтверждает, что лучше описывать и автоматизировать уже устоявшуюся концепцию учета на предприятии. Попытки ее поменять и подогнать под программное обеспечение обычно ничем хорошим не заканчиваются.
Причина 3. Неправильный выбор ответственного лица. Испорченный телефон
Ситуация, которая обратна предыдущей, но при этом не менее редкая и не менее вредная для эффективной автоматизации. Часто для работы со студией-подрядчиком компания делегирует штатного IT-специалиста (чаще всего системного администратора) под предлогом «вы же айтишники, друг с другом найдете общий язык».
А теперь внимание! Вопрос: насколько системный администратор компетентен в бухгалтерском и управленческом учете в компании? Чаще всего взаимодействие с таким специалистом проходит в формате «испорченного телефона». Сотрудники веб студии делают запрос IT-специалисту, который передает вопрос ответственному человеку в компании. Ответ также передается по той же цепочке обратно. И это в лучшем случае. Если IT-специалист от компании сразу нашел человека, знающего ответ. Цепочка передачи вопроса может быть и длиннее.
Естественно, такой «испорченный телефон» сильно снижает качество передачи данных и замедляет процесс работы. Единственный корректный способ изучения учета - работа специалиста от стороннего подрядчика напрямую на местах. С руководителями подразделений, бухгалтерами и операторами, которые ежедневно совершают типовые рабочие задачи. Штатный IT-специалист, не имеющий отношения к учету, к сожалению, ничем в процессе автоматизации помочь не может.
Причина 4. Плохая обратная связь с ответственными лидерами в компании
Сотрудники, делегированные для взаимодействия предприятияем, должны быть активно включены в работу над проектом. Очень важны постоянное взаимодействие, проверка, утверждение и помощь с тестированием готовых модулей. К сожалению, далеко не все сотрудники относятся к этой задаче ответственно. Многие могут долго задерживать проверку задач и ответы на вопросы специалистов. Другая проблема из того же разряда — халатное отношение к задачам: поверхностное погружение сотрудника IT-студии в учет, беглая проверка проекта при утверждении и т.д.
Все это очень замедляет окончательное внедрение. Проблема в том, что после внедрения обнаруживается большое количество проблем, требующих доработки. На деле, недочеты, которые могли быть обнаружены еще на этапе проекта (до разработки), или не нужны, или разработаны неправильно. В итоге, до доведения продукта к оптимальному состоянию пройдет еще несколько раундов правок.
Причина 5. Неправильный выбор подрядчика
Да, при сотрудничестве проблемы могут исходить не только от заказчика. В большинстве случаев в задержках виноват исполнитель. Очень сложно с первого взгляда отличить серьезную IT-компанию от безответственного подрядчика, который, кроме срыва дедлайнов, еще и качество готового продукта не сможет гарантировать.
И кстати, один из главных индикаторов серьезности компании уже указан в первых четырех пунктах:
Если при первых встречах и консультациях подрядчик соглашается:
- Внедрять типовые решения без предварительного аудита.
- Взаимодействовать не с людьми, ответственными за учет, а с IT-специалистом.
- Приступать к разработке и внедрению без погружения в учетные процессы компании.
Скорее всего, качественный продукт от него получить не получится. Вероятны задержки по вине исполнителя или доработки из-за того, что конфигурация не будет отвечать задачам компании.
Причина 6. Попытка реализовать все за одно техническое задание
Это проблема, которую многие упускают, и ошибка, которую многие заказчики допускают. Во-первых, очень проблематично весь необходимый функционал описать в рамках одной проектной документации. После реализации продукта точно появится сразу несколько идей по доработке и изменению конфигурации. Все это потраченное время на бесцельно реализованные модули (которые будут изменены), а также дополнительные расходы компании на разработку дополнений.
Более того, составление и утверждение такой обширной проектной документации — это долгосрочный процесс, который может длиться даже больше года (реальный кейс) с учетом аудита и внедрения специалистов в бизнес-процессы компании.
Нужно учитывать, что проектную документацию составляют одни люди, а реализуют ее — другие. Поэтому гораздо удобней проектировать и программировать продукт по частям. Более того, при таком подходе проект получается еще и более эффективным, потому что с каждым реализованным ТЗ следующее формируется точнее. Поскольку предыдущую часть работы можно оценить наглядно и увидеть места доработок.
За более чем 10 лет работы с автоматизацией учета на предприятиях разных секторов мы привыкли, что большинство руководителей не понимает, с каким объемом работы нужно столкнуться при разработке и внедрении индивидуальных конфигураций. Помимо аудита, работы с руководителями на местах и времени на разработку потребуется также время на внедрение тестирование и обучение сотрудников.
Автоматизация учета — комплексная задача, требующая качественной обратной связи. И об этом сторонний подрядчик должен предупреждать на первой же встрече, сразу настраивая представителей компании на эффективное сотрудничество. Мы, например, всегда стараемся избегать заказчиков, которые к автоматизации относятся халатно и не готовы уделить время сотрудничеству ради создания действительно качественного и эффективного решения.
Получите бесплатную консультацию наших специалистов о том, как правильно спланировать и ускорить внедрение учетной системы в вашей компании. Для этого оставьте заявку в форме обратной связи на нашем сайте.