Как контролировать сотрудников на удаленке. 4 лайфхака

Если вы раньше думали, что ваша специальность или работа вашего бизнеса точно невозможна на удаленке, то 2020-й год точно показал, что вы ошибались. За время карантинных ограничений многие бизнесы убедились, что при желании на «домашнюю работу» можно перевести хоть весь офис.

Конечно, часть компаний обрадовалась, вернувшись в офис, но преимущества удаленной работы для многих оказались настолько весомыми, что другая часть компаний полностью или частично продолжила использовать удаленный формат организации бизнеса.

О плюсах удаленной работы сказано уже достаточно много. Сюда можно отнести и сокращение затрат на содержание офиса/оборудование рабочих мест, и больший выбор на рынке труда, и лучшая устойчивость бизнеса перед форс-мажорными ситуациями. Но статья не об этом. Мы хотим поделиться несколькими методами эффективного менеджмента сотрудников для тех компаний, которые частично или полностью планируют перейти на удаленную работу.

При удаленной модели работы перестраивать свое отношение к работе нужно не только работнику, но и руководителю. Если раньше при офисной работе многие директоры утешали себя тем, что персонал на рабочих местах, а значит, работает.

То при удаленном формате такого «самоуспокоительного нет». Приходится перестраиваться на другую парадигму:

Важен результат работы, а не то, что сотрудник просидел на месте с 8 до 17:00.

Отталкиваясь от этого тезиса, можно сказать, что руководители тоже должны перестраиваться с учета рабочего времени сотрудников на учет результатов их работы. Продуктивности работников. Под словом продуктивность мы имеем в виду, количество результата, которое приносит специалист за свое рабочее время.

Если управленцу получится поменять эту парадигму у себя в голове, то переход команды на удаленную работу перестанет казаться чем-то страшным.

Продолжая начатую выше тему можно сказать, что вопрос контроля работы удаленных сотрудников во многом снимается, если привязать оплату к конкретному результату или целевому действию.

Руководство компании не будет переживать о том, что переплачивает непродуктивному сотруднику, если размер его гонорара привязан не ко времени, а к конкретным исчисляемым результатам.

В таком случае решается и вопрос мотивации работника, он понимает, что чем больше успеет сделать за рабочий день, тем больше заработает. Расчет по KPI удобен и для компании, и для сотрудников, но имеет ряд недостатков, о которых нужно знать:

• Во-первых, сдельная оплата труда может повышать уровень стресса и выгорания сотрудников. Стараясь сделать побольше, многие начинают перерабатывать, от чего снижается продуктивность, качество работы и даже ее скорость. Также если работник выбивается из своего плана, для него это становится фактором стресса. Он переживает о размере своего гонорара за период, опять же, пытается ускоряться, что не идет на пользу ни качеству работы, ни рабочей атмосфере.
• Во-вторых, полное или частичное введение KPI и сдельной оплаты не освобождает руководителей от контроля. Правда контролировать в таком случае приходится не объемы и время, а качество. Если качество работы падает, это может говорить о выгорании, спешке и других факторах неэффективности удаленного работника.
• В-третьих, достаточно сложно выставить KPI правильно. Не всегда получается точно оценить главную цель работы. Не всегда зависимость между усилиями и результатом прямая. Некорректно выставленный KPI поведет работника не в ту сторону. В таком случае его работа превратится не в достижение лучшего результата, а в «набивание статистики». Но и винить его в этом нельзя, работник делает то, что руководитель назвал целью.

Ну и главный минус сдельной оплаты, особенно, привязанной к KPI в том, что далеко не каждую специальность и направление деятельности можно измерить количественно. Для многих позиций сдельная оплата по KPI просто не подходит, а лучшим вариантом остается оплата почасовая.

Если вы все-таки решили применять классическую модель оплаты по рабочему времени, это не значит, что нужно отказываться от ориентированности на результат. Здесь также нужно замерять и контролировать продуктивность сотрудников. Только модель расчета немного изменится.

Нужно измерять, какой процент рабочего времени сотрудник тратит на достижение результата. Например, если это 4 часа из 8, то его продуктивность — 50%. Чем выше этот показатель, тем лучше.

Самый простой инструмент для оценки затраченного рабочего времени за день — внедрение в компании ежедневных отчетов о проделанной работе. В конце для сотрудник составляет список завершенных задач и указывает время, затраченное на их выполнение.

Руководитель, в свою очередь, может оценить, насколько адекватны затраты времени на выполнение каждой задачи. А если ему не хватает для этого компетентности в какой-то части работы, например, в программировании, руководитель может попросить независимой оценки у специалистов.

Сам факт использования ежедневных отчетов повышает продуктивность рабочего дня сотрудников. Есть сразу несколько исследований, подтверждающих тезис: Если работники знают, что за ними могут следить, они стараются выполнять больше задач за рабочее время.

В случае с ежедневными отчетами, работники стремятся к выполнению большего количества задач, чтобы отчет не выглядел пустым и не вызывал вопросов со стороны руководителя.

• Во-первых, это хороший источник аналитической информации. Руководитель может точно знать, сколько времени уходит на типичные задачи. Сможет понять, от каких дел и проектов можно отказаться, где можно еще оптимизировать работу компании и затраты времени сотрудников. Это особенно важно в сегменте IT с очень высокой ставкой за час квалифицированного специалиста.
• Во-вторых, это помогает дисциплинировать команду. Если установить правило о том, что отчеты сдаются не позже зафиксированного времени, это исключит «гибкие графики» сотрудников, когда они решают рабочие задачи с перерывами, в комфортное для них время. Стоит пояснить, что не для всех сотрудников это актуально, потому что некоторые работники могут работать автономно, нет смысла подгонять его график под всех. Особенно если оплата сдельная. В таком случае вообще нет смысла в установке рамок, это может даже навредить.
• В-третьих, можно оценивать продуктивность и скорость работы сотрудников. Если два разных работника выполняют схожие задачи с кратной разницей во времени. Например, одному нужен час, а другому три (при прочих равных, особенно качестве), то в команде нужно проводить оптимизацию. Или узнавать у отстающих в чем причина и инвестировать в их обучение и развитие. Если не получается, можно перевести этого сотрудника на те задачи, которые ему удаются лучше и быстрее. А в отдельных случаях, не поможет ничего, нужно прощаться с отстающими сотрудниками. Из-за большого отставания во времени достижения результата, выполненная задача для компании становится кратно дороже.

Если речь идет об очень дорогих специалистах, например, о топ-менеджменте или о высококлассных работниках, время на выполнение задач стоит заранее согласовывать. Чтоб не получилась ситуация, когда действие нетипичное, и требуется предварительное изучение вопроса. В таком случае сотрудник может указать любое время, если оно заранее не согласовано.

Такие сервисы захватили свою аудиторию в 2020-м году, когда бизнес вынуждено переходил на удаленную работу. Руководители в погоне за тотальным контролем готовы были платить большие суммы за готовое решение.

Но на самом деле, используя полный функционал сервиса контроля удаленных сотрудников, можно «пережать» и создать стрессовую обстановку, которая будет только мешать работе.

Давайте по порядку. Сначала расскажем о том, какой функционал есть в таких программах:

• Онлайн-мониторинг ПК. Работодатель может в любой момент незаметно включить демонстрацию экрана сотрудника. Работник не будет предупрежден. Можно буквально в режиме реального времени видеть работу сотрудника.
• Скриншоты и скринкасты. В определенное время (можно установить случайные снимки) с экрана сотрудника снимается скриншот или снимается видео рабочего процесса. Это аналог первого пункта для руководителей, которые проверяют эффективность уже в конце или после рабочего дня.
• Кейлоггеры и фиксация активности. Это виджеты, которые фиксируют активность сотрудника по манипуляциям с мышью и клавиатурой. Если определенное время активности нет, функция фиксирует простой.
• Автоматическое формирование отчетов. Многие сервисы автоматически фиксируют время на выполнение разных задач (работнику нужно самостоятельно отмечать начало и конец), а также добавлять в отчет информацию о простоях.
• Данные об использовании программного обеспечения и сайтов. Сервисы фиксируют, какими программами пользовался работник, а также, какие сайты посещал. Можно составить «Черный список» ресурсов и ПО. Если сотрудник начнет их использовать, работодатель получит уведомление.

И это только стандартный базовый потенциал. Разные сервисы предлагают разные функции, которые могут быть ориентированы под конкретные отрасли и типы бизнеса.

Но как мы уже выше отметили,если использовать все и сразу, это может только навредить. Только представьте себе состояние работника, который постоянно находится в стрессе, ожидая мониторинга и контроля работы. Это ситуация, которая напрямую ведет сотрудника к выгоранию и потере продуктивности.

Тем не менее, сервисы мониторинга можно эффективно использовать. У многих из них есть два варианта отчетности: закрытая и открытая. В первом случае отчеты предназначены только для руководителей, а во втором их может видеть работник или даже вся команда.

Такой подход позволяет создать здоровую конкуренцию и соревновательный дух в коллективе. Сотрудник может видеть свою статистику продуктивности и простоев, понимая, где может стать полезнее и эффективнее.

Обратите внимание, что нельзя использовать мониторинг работы сотрудников с перечисленными выше функциями можно применять только с согласия сотрудников. Пункт с разрешением должен быть прописан в трудовом договоре

Иногда проще не переучивать свою команду на удаленную работу и придумывать инструменты ее контроля. Можно сразу выстраивать работу со специалистами, которые изначально привыкли к формату удаленной работы. Опыт такой модели трудовых отношений — это преимущество сотрудника, говорящее о высоком уровне самоорганизации человека.

Самый простой способ организовать в своей компании — использование услуги аутстаффинга, которую предлагают многие IT-компании. В таком случае многие обязанности, в том числе по подбору специалистов, сопровождение их трудовых контрактов, организации рабочего процесса и т.д.

Компании-заказчику, то есть вам, не нужно думать, где найти нужного сотрудника, и как контролировать его работу. Юридически специалист трудоустроен в штат компании-аутстаффера, но на самом деле занимается вашими проектами.

Такое сотрудничество решает сразу несколько проблем, связанных с организацией, планированием и контролем рабочего дня специалиста.

• Аутстаффинг подразумевает, что вы сами решаете, как организовать рабочее время сотрудника. Он фактически находится под вашим руководством и выполняет ваши задачи, но некоторые компании-подрядчики берут на себя часть обязанностей. Часто компании-исполнители берут на себя контроль рабочего времени и отчетность перед заказчиком. Подрядчик заинтересован в том, чтобы клиент остался доволен качеством предоставляемых услуг.

Более того, чем больше задач для разных проектов успевает выполнить специалист, тем больше заработает компания-исполнитель.

• Во-вторых, многие компании предлагают варианты с частичной занятостью. В таком случае задача контроля рабочего времени отпадает сама собой. Клиент платит только за конкретно выполненные задачи или конкретное время. Остаток рабочего дня — это уже головная боль компании-исполнителя. Для того чтобы быть уверенными в том, что вы не переплатили, время на задачи можно утверждать заранее.
• В-третьих, можно гибко управлять численностью и составом команды. Не всегда низкая продуктивность — это проблема сотрудника. Если работодатель просто не может обеспечить достаточный объем работы. В таком случае удобно просто сократить команду, но при найме в штат это делать не так уж и просто. Можно, конечно, не если потребуется расширение в будущем, компания опять столкнется с тратами на поиск и найм работника.

Все эти проблемы решены в концепции аутстаффинга. С подрядчиком можно договориться на разную численность команды, разные профили привлеченных специалистов, на разное количество требуемого времени.

И это еще не все преимущества. Сюда же можно отнести скорость найма, его качество (потому что аутстаффингом обычно занимаются профильные компании. IT студии формируют внешние команды IT-специалистов, у менеджеров есть опыт поиска и выбора качественных кадров).

Поэтому аутстаффинг может решить не только вопросы удаленного контроля сотрудников. Если вам интересно сделать для себя внешний IT-отдел по такой модели сотрудничества, мы можем с вами обсудить детали и ответить на ваши вопросы. Получите бесплатную консультацию наших специалистов. Для этого нужно оставить заявку на нашем сайте.