Разделяй и властвуй над временем: 10 суровых правил тайм-менеджмента

Привет! Меня зовут Евгения Липич, и я руководитель нескольких проектов Сигнум. Мне удалось найти баланс между волонтерством, работой, личной жизнью и при этом сохранить энтузиазм и ответственное отношение к каждой задаче. Делюсь лайфхаками.

Четко определите, когда начинается и когда заканчивается рабочий день, сколько часов вы потратите сегодня на каждую из задач.

В простой ежедневник я вношу планы на следующий день, максимум на ближайшую неделю. Причем вношу очень конкретно: вычитать 30 страниц верстки, посмотреть 5 слайдов презентации, составить опрос для участников проекта, приготовить ужин, сделать уборку, начать статью и так далее. Обязательно учитывайте свои силы и не добавляйте лишнего.

Главный лайфхак — разбивать задачи на части. Я разделяю абсолютно все. Нужно написать статью? Сегодня напишу половину, завтра другую. Отредактировать текст? Сегодня я проверяю структуру и логику, завтра — содержание, послезавтра — оформление, типографику. Кто-то скажет: проще все сразу сделать и потом со спокойной душой пойти отдыхать. Но мой подход точно такой же, просто для меня всё — это только та часть задачи, которая стоит в плане на сегодня. Такой психологический трюк.

Что делать, если запланированное все-таки не успелось? Может, случился форс-мажор, а может, было лень. В этом случае я распределяю нагрузку на следующие дни: скажем, вычитала не 30, а 10 страниц — тогда остальные 20 я записываю на другие 4 дня (по 5 страниц плюсую к каждому). Цели должны быть разбиты и достижимы — не взваливайте на себя то, что вы точно не сделаете. Прислушивайтесь к себе, своему состоянию и возможностям.

Учитесь говорить нет неадекватным дедлайнам. Учитесь рационально их ставить другим и правильно сдвигать. И тогда вы внезапно начнете укладываться в сроки и станете супер-тайм-менеджером.

Я никогда не беру «суперсрочных» заданий. Хорошо, если вы тоже можете себе это позволить. Почему? Потому что срочность задачи — не ваша проблема, а проблема тех, кто накосячил ранее и довел до того, что задача стала «срочной». Качественно ее сделать уже не получится, а вы потом будете крайним. Поэтому я честно говорю: сделаю, но не за час, а за день-два, зато будет красиво. И опять же: срочная задача значит — отложи все свои дела, нарушь все планы и делай что-то другое. То есть вас просят вносить изменения в расписание, которое вы так долго составляли и которому с таким трудом стараетесь следовать.

Отсутствие передышки (перекур, кофе, чай, обед — что угодно) приводит к преждевременной усталости вплоть до отказа мозга думать. Работа пойдет быстрее и продуктивнее, если вы дадите себе отдохнуть хотя бы пять минут, перезагрузите мозг, подышите свежим воздухом. Можно попить чай с ромашкой, пропить курс витаминов. Еще не забывайте спать достаточно. Объясните домочадцам, что в выходной вам надо отоспаться. Это тоже сохранит продуктивность.

Если вы работаете в режиме многозадачности, попробуйте составить список задач и установите для каждой из них время — во сколько приступаете и сколько тратите.

Наверняка вы спец в каком-то конкретном деле, вот и делайте его на радость себе и окружающим :) Не лезьте в чужие проекты, если в своих беспорядок.

Во многих компаниях сотрудники создают чаты просто для болтовни. Не мне вам рассказывать, сколько времени отнимает чтение и написание сообщений, выбор стикеров и проч. Если вы чувствуете, что какой-то чат отвлекает вас и вы из-за него ничего не успеваете — будьте дерзким и поставьте его на mute, предупредив коллег, что вы временно недоступны. Лучше всего, конечно, иметь отдельный рабочий мессенджер, который дополнительно разделял бы работу и личное общение.

Все же иногда приходится жертвовать хобби и личным временем. Иногда — откладывать запуск проекта и сдвигать дедлайны. Потому что в определенные периоды приоритетнее оказывается все-таки что-то одно, и баланс нарушается. Это нормально. Постарайтесь отнестись к этому спокойно и обдумать: действительно ли новый проект сейчас важнее встречи с друзьями? Проект сулит вам интересное будущее, а встречу можно перенести? Или наоборот: друг надолго уезжает, а проект на самом деле еще «какой-то непонятный»?

Универсальных советов не бывает: у нас разные графики, разный темперамент, жизненные обстоятельства, особенности здоровья и так далее. Поэтому эти лайфхаки стоит пропустить через себя, подумать, как можно выработать собственную стратегию. Главное — не опускайте руки, если вдруг что-то пошло не так.

Хотите помочь Сигнум развиваться? Это легко сделать: вы можете отправить нам донат. Ваша помощь помогает нам становиться лучше, интереснее и просто существовать. Сделать это можно здесь.

#тайм_менеджмент #сигнум #планирование