Нужно ли автоматизировать ввод первички? Это зависит от обстоятельств и особенностей вашей фирмы.
Кому точно НЕ НУЖНА автоматизация ввода первички:
- работу по вводу первички выполняет сотрудник с заработной платой меньше 25 000 на руки, и работники успевают справиться со всеми задачами;
- если у вас около 90% документооборота идет по ЭДО, и вы не относитесь к крупному бизнесу
- если вы желаете трудоустроить всех племянников к себе на работу и фраза «сушить косты» вас пугает.
Если у вас нет подобных проблем, то возможно, что для вас «игра стоит свеч» и статья окажется полезной.
Переход на ЭДО – очевидный тренд последних лет, которому уже последовали примерно 90% крупного бизнеса, и 45% малого и среднего бизнеса уже подключены к различным системам электронного документооборота. При этом среднегодовая динамика роста рынка сохраняется на уровне 20% в год. Уровень цифровизации экономики РФ один из самых высоких в мире, ранее динамику перехода на ЭДО подстёгивала удаленка, сейчас, как ни странно, ее быстрому внедрению в жизнь корпораций способствуют санкции и рост цен на бумагу.
А в какой степени компании, которые уже подключились к ЭДО и начали электронный обмен документами со своими контрагентами, смогли снизить входящий поток бумажной первички?
По нашим оценкам, складывающимся на основе диалога с текущими и потенциальными заказчиками, сегодня доля бумажного документооборота по первичке варьируется от 5 до 40%.
Есть несколько причин использования бумаги:
· требование поставщика подтверждать факт передачи товара физической подписью покупателя;
· необходимость пересчета доставленной продукции и сверки с документом на месте ее приема;
· неготовность контрагентов из малого бизнеса переходить на ЭДО из-за того, что в их представлении работа с бумажными документами по-прежнему обходится процентов на 30 дешевле: «за лицензии плати, за роуминг плати – лучше по старинке буду».
Наиболее низкий процент бумажного документооборота осуществляют компании из госсектора и компаний из отраслей, где активно применяются системы маркировки и прослеживаемости товаров, электронной сертификации грузов: Честный знак, ЕГАИС, Меркурий.
У остальных предприятий, которые данные системы государственного контроля не затрагивает, процент документов, поступающих от поставщиков в бумажном и сканированном виде, по-прежнему составляет от 20 до 40%. Это, прежде всего, отрасли легкой промышленности, торговли, сельского хозяйства, общепита, гостиничный бизнес.
Дальше возникает вопрос, а что делать с остатками потока входящей первички, которая пока не поддается ЭДО: продолжать обрабатывать вручную или автоматизировать?
Если вручную, то насколько долго это еще продлится и не станет ли это узким местом в борьбе операционную эффективность, внимание к которой, по понятным причинам, будет расти.
Если автоматизировать, то возникают вопросы: сколько потратить, как скоро окупится и когда наступит экономический эффект.
Обычно все это сводится не к глубокому анализу, а к простым ответам на 3 вопроса, который заказчик сам себе задает:
1. Нужно ли повысить производительность операционных подразделений?
Ответ «да» обычно следует в следующих ситуациях:
· если бизнес растет, нагрузка на бухгалтерию и кадры увеличивается, а расширять штат нет возможности;
· если бизнес относительно статичен, но появились требования по ежемесячной и своевременной сдаче управленческой отчетности, а текущим ресурсом вовремя и без ошибок закрывать отчетный период не получается.
2. Стоит ли задача сократить затраты компании на обработку документов?
Вопрос немного странный, поскольку, если в бизнесе можно что-то оптимизировать, то надо это сделать. Остается понять, каков приоритет, сколько на это потратить и какого эффекта ждать.
Разберемся сначала с эффектом:
Для этого желательно посчитать стоимость обработки 1 документа при текущих бизнес-процессах компании «как есть», вычислить тот же самый показатель при планируемых процессах «как надо» и сравнить. Если эта разница (экономия) превысит 20%, то есть смысл автоматизировать процессы дальше, если процент ниже, то при отсутствии потребности в двух других пунктах, я бы не стал этого делать.
Как посчитать стоимость обработки 1 документа при ручном вводе?
Сколько у бухгалтера уходит времени на ввод 1 первичного документа в среднем?
По результатам опроса:
· 44% респондентов ответили, что на ручной ввод 1 документа у них уходит в среднем 4 - 5 мин;
· 56% назвали цифру в районе 8 мин.
По нашим замерам (стояли с секундомером и мерили работу у 4-х разных бухгалтеров в течение дня в периоды, когда те занимались вводом документов), на это уходит 6 мин 46 сек (разброс составил от 5:42 до 8:09).
Получается, что на проверку и ручной ввод 1 документа бухгалтер тратит чуть больше 6 мин.
1 мин работы бухгалтера при зарплате 30 000 net составляет 8 рублей. Это уже с учетом налогов, накладных, утилизации.
Итого стоимость ввода 1 документа вручную компании обходится в 48 рублей.
Почему бы не сократить издержки, если есть такая возможность?
Как посчитать стоимость обработки 1 документа при автоматизированном вводе?
Если использовать автоматизацию, это займет в среднем 105 секунд (1,75 мин). Это время бухгалтера уходит на верификацию распознанного системой документа: нужно подтвердить результаты и принять решение по несоответствиям, которые система обнаружила в документе контрагента.
Время, которое занимает само распознавание документа системой, можно не учитывать, поскольку человек может параллельно работать. Систему можно настроить на автозабор документов из почты, из папки для сканов и т.д. Даже если документы подгружаются вручную, то это можно делать пачкой, а пачки распознаются параллельно, соответственно среднее время распознавания документа ничтожно мало.
Затраты на распознавание 1 документа:
1. Предположим, что время бухгалтера – 1,75 * 8= 14 рублей.
2. Рассчитываем стоимость сервиса распознавания:
1) По статистике, 1 документ содержит в среднем 1,4 страницы;
2) Цена распознавания 1 страницы (берем грубо без скидок на объем) – 6 рублей;
3) Объем страниц поврежденных документов – 10%.
Итого: 6*1,4*1,1 = 9,24 рублей за 1 документ.
3. Итого стоимость ввода 1 документа после автоматизации составит 23 рублей.
4. Выходит, экономия, на которую можно рассчитывать, – 48-23 = 25 рублей с 1 документа.
Получается, что автоматизация снизит операционные издержки, связанные с вводом первички, в 2 раза.
Сколько можно потратить на саму автоматизацию: подключение сервиса, донастройка и пр.
В идеале, конечно, можно ничего не тратить, а просто найти сервис распознавания с готовой интеграцией и подключить бесплатно, но мы с вами понимаем, что чем крупнее бизнес, тем больше кастомизаций в учетной системе и скорей всего придется что-то докручивать. Плюс в ряде случаев выгодней забрать сервис по API и еще больше сократить OPEX, тем самым получить больший экономический эффект.
Сколько же инвестировать в автоматизацию?
Умножаем 25 рублей. на объем документов в месяц и в год и получаем представление о возможной экономии в абсолютном выражении: можно в деньгах, можно в рабочем времени.
Например:
У вас небольшой бизнес, поток 600 документов в месяц, тогда автоматизация будет экономить вашему бухгалтеру 25% рабочего времени.
Если объем бумажной первички у вас измеряется тысячами, то при 10 000 документов в месяц вы экономите 3 миллиона рублей ежегодно.
Окупаемость инвестиций за 0,5-1 год – это нормально, соответственно, при 10 000 документов в месяц допустимые инвестиции, – 1,5-3 миллиона рублей. При этом учтите, что в эту сумму должно войти в том числе и время ваших сотрудников, которое они тратят на проект. Обычно берут 50/50 = Бюджет подрядчика/Внутренние расходы.
3. Много ли ошибок сейчас допускают люди при проверке документов контрагентов и сказывается или может ли сказаться это на имиджевых потерях, объемах штрафов от фискальных органов и т.п., то есть, стоит ли беспокоиться об этом?
По статистике, которую регистрирует наша платформа, мы видим, что в 49% комплектов документов, поступающих от контрагентов, система фиксирует различного рода несоответствия:
· нарушена комплектность,
· КПП контрагента не действителен,
· цены поставки выше цен заказа;
· в СФ и приходном документе разные контрагенты
и таких более 40.
При этом в 18%-тах случаев эти несоответствия являются блокирующими:
· толеранс цены превышен;
· расходятся суммы в документах комплекта;
· есть несоответствие нормативно-правовым актам
и т.д. в зависимости от того, какие из них заказчик считает для себя недопустимыми.
Интересно, что внимание к теме автоматического поиска ошибок и несоответствий в документах контрагента тем больше, чем крупнее компания, можно сказать, что оно прямо пропорционально масштабам бизнеса. Возможные штрафы и неустойки здесь редко играют решающую роль в выборе «делать/не делать», так как, посчитав их за год, вы поймете, что они не такие уж и большие, чтобы беспокоиться.
В основном внимание к этой функции сервиса обусловлено возможными имиджевыми потерями, личным KPI и т.п.
Стоит ли обращать на него внимание малому бизнесу? Скорее нет, чем да.
Как правило, после ответов на эти 3 вопроса решение «нужна автоматизация или нет» формируется само собой.
Еще одна важная вещь, о которой стоит упомянуть до момента, как вы приступите к автоматизации, — возможное сопротивление части коллектива заказчика, – явление весьма заурядное, оно встречается практически во всех проектах по автоматизации бизнес-процессов.
Далеко не все сотрудники восприимчивы к новшествам.
Причины все те же:
· привычка и сопротивление всему новому;
· желание «оставаться в тени»
От кого ждать «гранату» в данном проекте:
· от айтишников, которые сидят на фиксированной заработной плате и которым не нужна дополнительная работа;
· от руководителей подразделений бухгалтерии старого формата, которые могут лишиться ресурса в перспективе;
· от сотрудников и руководителей других подразделений (отдела закупок, транспортно-логистического отдела), которые взяли когда-то на себя эту непрофильную нагрузку и теперь не заинтересованы отдавать ее по таким причинам, как риск лишиться ресурса, проблемы с основным KPI и пр.
Наиболее популярные отговорки:
1. «Система недостаточно совершенна, когда будет 100% распознавание всего, тогда, конечно, мы обязательно поддержим»;
2. «Мы вручную делаем быстрее, чем при автоматизации» – фраза бестселлер!
3. «У нас сейчас нет времени, сотрудники в отпусках, давайте ближе к осени поговорим».
Что с этим делать?
За свою 20-летнюю практику работы в ИТ я редко видел людей, которых удавалось методом убеждения «перекроить», хотя в век цифровизации необходимость объяснять, зачем нужна автоматизация, мягко говоря, выглядит странно.
Примите решение, как поступать с такими сотрудниками заранее до начала проекта, это сильно снизит риск затягивания сроков проекта и сэкономит вам время. Разумные бонусы менеджеру и команде проекта лишними не будут, поскольку каждый день затягивания сроков реализации – это убыток на сумму возможной экономии.
Желаем вам переубедить тех, кто не согласен на старте проекта, так как в результате от автоматизации выиграют все и со временем новая система придется им по нраву.