Всегда и везде бизнес искал способы снизить издержки, что становится особенно актуальным во времена кризисов. На сегодняшний день высокий уровень неопределенности влияет практически на все компании рынка России. Бизнес вынужден работать в условиях падения спроса, высокого уровня инфляции, нарушенной логистики и удорожания кредитования. Все это требует от компании снижения затрат на различные потребности. В условиях, когда компания стремится сохранить рабочий коллектив, надо искать новые решения.
Одно из таких решений — умные офисы. Это комплекс технологических решений и продуктов, которые повышают эффективность сотрудников, оптимизируют расходы компании, влияют на продуктивность коммуникаций и взаимодействия в коллективе, помогают отслеживать статистику использования помещений и работу оборудования, а еще экономят электроэнергию и заботятся об окружающей среде.
К видам умного офиса относятся экологичные офисы и гибкие пространства. Разберемся, что это такое и как может помочь компаниям.
Экологичные офисы — пиар или необходимость?
Многие привыкли ассоциировать экологичные офисы с наличием растений на подоконниках и иногда сбором батареек у входа. Однако за данным термином скрывается намного более широкий смысл.
Экологичный офис — это возможность с одной стороны для компании сэкономить свой бюджет, с другой — улучшить настроение коллектива и его продуктивность, с третьей — внести вклад в сохранение окружающей нас природы.
Первым правилом экологичного офиса является экономия ресурсов. Сюда можно отнести, например, безбумажный офис и электронный документооборот. Это очевидно снижает затраты на приобретение бумаги, а также ведет к сохранению лесов и снижению образования отходов и, соответственно, сокращению экологического следа. Кроме того, это удобно и для сотрудников, так как им не нужно тратить лишнее время на поиск документов в ящиках, все необходимое находится под рукой.
Дальнейшее ресурсосбережение связано с оптимизацией энергозатрат. Возможно, изначально установка энергосберегающего оборудования может показаться дорогостоящей, однако в перспективе экономия будет ощутима благодаря относительно невысоким счетам за коммунальные услуги. Потребление воды — еще одна важная статья расходов в офисах. Здесь также существуют простые меры, способные стабильно предоставлять сотрудникам чистую воду, при этом уменьшающие ее потребление. Это, например, замена кулера пурифайером для постоянного наличия питьевой воды в офисе, установка дозаторов и аэраторов на смесители.
Кажется, что все вышесказанное связано только с выгодой для экономии бюджета компании. Но если задуматься, то становится очевидна и польза для природы. Человек изымает для своих нужд огромное количество воды из окружающей среды, а производство энергии, как и различных товаров, приводит к выбросам загрязняющих веществ. Таким образом, сэкономленные ресурсы остаются в природе, не вызывая дополнительного загрязнения.
Одновременно с экономией в понятие экологичный офис входит и вторичное использование ресурсов, пригодных для переработки, например, бумаги, пластика, металла. Однако качество переработки, также как и сокращение потребления, напрямую зависит от сознательности сотрудников и их желания участвовать в этом процессе. Поэтому важно формировать экологическое мышление в коллективе путем совместных лекций, тимбилдингов или выездов на природу, что также является частью экологичного офиса, хоть и не самой очевидной.
Гибкие офисы – как это работает
Теперь определимся с понятием «гибкий офис». Это рабочее пространство, где человек может забронировать себе место для работы. Офисные площади выделяются в таком формате исходя из реальной необходимости. Обычно они оборудованы зонами для отдыха, кофемашинами и переговорными.
Гибкие офисы включают коворкинги, частные офисы, конференц-залы по запросу и представительские апартаменты.
Популярность гибких офисов увеличилась после локдауна. Они смогли обеспечить гибкий график для сотрудников компаний. То есть работать часть времени в офисе, а часть – удаленно. К удаленной работе многие успели привыкнуть.
Кроме того, гибкие офисы уменьшают издержки на аренду и обслуживание офиса. Функционирует только тот объем площади, которая нужна компании. Помещения, которые не используются, можно сдавать в аренду. Это избавит от простоев и принесет дополнительную прибыль.
Раньше гибкими офисами больше пользовались стартапы и фрилансеры, но сейчас такой формат подойдет любым компаниям. Для корпораций это тоже удобное размещение. В частности, такой формат выгоден, если у компании быстро увеличивается штат сотрудников, есть гибкий график работы в офисе, часто нанимаются специалисты на проектную работу или компания настраивает бизнес-процессы под гибкую методологию типа agile.
Места в гибком офисе можно арендовать. В таком случае арендодатель берет все издержки на себя. Ремонт, новое оборудование, кофепоинты и даже еда. А арендатор может уменьшать и увеличивать рабочие места при необходимости. Тем самым регулируя свои расходы.
Но гибкое пространство можно создать и в своем офисе. Эта концепция называется build-to-suit. Офис создается под индивидуальные потребности конкретного бизнеса. Этим занимаются специализированные компании. Также помещение можно переоборудовать самостоятельно с помощью внедрения программного обеспечения.
Гибкие офисы дают много преимуществ, а выгоду от их использования можно доказать практически. Необязательно внедрять все составляющие гибких пространств, начать можно с небольших изменений. Но даже они смогут повлиять на эффективность бизнеса.
Если переориентировать бизнес-процессы компании на новые форматы, это не только сделает офис более современным и технологичным, подчеркнет имидж бренда, но и даст более комфортные условия работы для сотрудников и эффективность и выгоду для владельца бизнеса.
Работами по переоборудованию офиса занимаются специализированные компании. Например, концепцию экологичного офиса помогут реализовать All Good. А организовать гибкий офис — Simple Office. С помощью двух интересных и свежих концепций можно не просто сохранить ресурсы офиса, но и приумножить их.