{"id":13506,"url":"\/distributions\/13506\/click?bit=1&hash=27fcb5113e18b33c3be66ae079d9d20078d1c30f1b468cdc86ecaeefa18446c2","title":"\u0415\u0441\u0442\u044c \u043b\u0438 \u0442\u0432\u043e\u0440\u0447\u0435\u0441\u0442\u0432\u043e \u0432 \u043f\u0440\u043e\u0433\u0440\u0430\u043c\u043c\u0438\u0440\u043e\u0432\u0430\u043d\u0438\u0438? \u0410 \u0435\u0441\u043b\u0438 \u043d\u0430\u0439\u0434\u0451\u043c?","buttonText":"\u0423\u0436\u0435 \u043d\u0430\u0448\u043b\u0438","imageUuid":"2c16a631-a285-56a4-9535-74c65fc29189","isPaidAndBannersEnabled":false}
Бюро Офисных Машин

Закупка оргтехники: вам шашечки или ехать?

Есть такой сорт заказчиков, а в конечном счете — людей, которым непременно хочется все-все-все предусмотреть, предугадать, запланировать, и чтобы каждая мелочь была учтена и все всегда находилось под тотальным контролем. Все чтобы было известно наперед, заранее, желательно хотя бы за год. Включая прогноз погоды. Желательно. И чтобы все было максимально благоприятно при всех возможных раскладах.

А если что-то вдруг где-то не под контролем на минуточку оказалось или недостаточно благоприятно (читай, не максимально дешево и качественно одновременно… и быстро еще), или даже просто вероятность такая существует гипотетическая, то от этого им делается некомфортно и немножко тревожно — неизвестность зияет впереди. Как бы чего не вышло, как любил повторять один классический литературный персонаж. И как бы не обвели вокруг пальца.

Вот это стремление обезопасить себя, подстелить соломку на все случаи и застраховаться таким образом от возможного обмана со стороны недобросовестного подрядчика в конечном счете приводит к обратному эффекту — воображаемая экономия и прозорливость оборачивается пустой тратой времени и усилий, а в итоге — реальной переплатой и убытками. Потому что а) на каждый хитрый болт найдется своя гайка и б) все окажется не так, как мнилось.

Здесь, конечно, нужна оговорка, мы хотим быть правильно понятыми: речь, разумеется, не о здравом стремлении к предсказуемости и стабильности бизнеса, а о чем-то большем, выходящем за рамки разумного и мешающем организовать все действительно рациональным образом.

Как вы уже, вероятно, догадались, мы говорим о тех заказчиках, которые стремятся заложить в договор все. Абсолютно все. Детализация такого договора может быть умопомрачительной, баланс между критериями оценки качества, целевыми показателями и всевозможными подробностями того, как эти целевые показатели и качество, по мнению заказчика, должны достигаться, отсутствует, он максимально смещен в область вот этой мелкодисперсной и самодостаточной уже детализации ради самой детализации.

Рождается монстр. В нашем конкретном примере это чудовищно раздутый список всех возможных запчастей, которые теоретически могут понадобиться заказчику в случае, если вдруг хоть что-нибудь сломается в каком-нибудь из десятков поставляемых ему МФУ нескольких разновидностей. Фактически, заказчик желает заполучить полную номенклатуру всех деталей, из которых состоят эти аппараты, с указанием цены на каждую позицию. Ход мысли какой: «Времена нынче ненадежные, курс доллара так и скачет, через пару лет — кто знает, докуда он доскачет… А договор у меня в рублях… А так сломается в аппарате какой-нибудь узел, и будьте любезны предоставить по той цене… у меня все записано, что почем и вообще».

Эта «дальновидность» заказчика обычно продиктована опытом предыдущих ремонтов оборудования: в процессе эксплуатации парка техники требовалась плановая замена ресурсных деталей или случались какие-то внезапные поломки… Так постепенно сформировался перечень запчастей, которые в данном конкретном случае ему понадобились за некий период времени. С той или иной долей вероятности в этот список могли попасть самые разнообразные детали, в том числе и те, которые очень редко выходят из строя.

И вот заказчик смотрит на этот список, который на самом деле не более чем отражение его во многом уникального опыта эксплуатации, и думает, что все эти детали ему непременно понадобятся в следующий раз. И вообще лучше подстраховаться, запросить и зафиксировать сразу в договоре цены на все возможные детали. Чтобы уж наверняка. И рассылает участникам конкурса список из нескольких сотен позиций: «Дайте цены, я буду сравнивать».

И вот, ему, предположим, 10 участников присылают все это дело. Несколько тысяч разных цен! Тут, как говорится, прочувствуйте масштабы всей этой деятельности: каких трудовых ресурсов это потребует от каждой стороны, если делать все по уму, сколько времени займет, и сколько будет стоить весь этот сбор и процессинг данных.

Потенциальному подрядчику, у которого, разумеется, и гарантий-то никаких нет, что этот титанический труд в дальнейшем приведет к выгодному сотрудничеству, потребуется задействовать на несколько дней своего ценного специалиста (а то и не одного!), который прибыль компании приносит совсем другими делами, чтобы он погрузился с головой в эту деятельность, забросив все остальное.

Надо прошерстить всю номенклатуру, проверить наличие сотен различных деталей у себя на складе или их доступность для заказа у вендора (а запчасти эти еще, как правило, к уже устаревшему оборудованию), актуальность цен и еще бог знает что… задокументировать все это. Да еще и так, как этого хочется заказчику. В результате нормальный, добросовестный поставщик смотрит на все это и думает: «А зачем мне это нужно? Найду-ка я кого-нибудь другого, попроще». И отсеивается. Самоустраняется от участия в конкурсе. А кто остается? Мы скоро к этому вернемся. Пока посмотрим, а что там у заказчика.

Как он может обработать всю эту глыбу информации? Тут все зависит от степени… одержимости самого заказчика вот этой сверхценной идеей предусмотреть все вероятные сценарии и заполучить все максимально дешево.

Самый простой вариант, который практикуется — это взять и сложить стоимость всех запчастей из списка. В Excel прямо взять и SUM. И готово! Сразу видно, кто из подрядчиков самый «жадный», а кто самый «честный и порядочный». Ну как же, у одного SUM, к примеру, на 9.5 миллионов, а у другого-то на 9. Остальные из тех, кто решил ввязаться в эту авантюру и тоже прислал документы, где-то в промежутке. Все они неинтересны. Победитель этого забега, предлагающий самую низкую совокупную стоимость всех запчастей, был определен простым сложением.

Как здесь можно угодить заказчику и неплохо на этом подзаработать? А очень просто. Поставщику в отличие от заказчика доподлинно известно, какие узлы и детали действительно подлежат частой замене, а какие — нет. Первые он предложит с хорошей наценкой, а вторые — по сверхнизкой цене. Это беспроигрышный вариант, некоторые можно хоть по рублю отдавать, потому что они практически никогда не ломаются. Таким образом можно уронить ту самую SUM ниже уровня добросовестных конкурентов и пройти в финал.

В итоге заказчик гарантированно будет приобретать по завышенной цене именно то, что требует регулярной замены и никакие суперцены на остальное не компенсируют ему эту переплату. Он сам себя обвел вокруг пальца и даже не подозревает об этом. Напротив, он убежден, что блестяще справился с задачей. А за его спиной довольно улыбается настоящий бенефициар всего этого дела.

Не будем утверждать, что все подобные конкурсы выигрываются непременно таким образом. Вполне возможно, что победителем будет давно работающий с этим заказчиком поставщик, который из года в год просто копирует всю эту номенклатуру деталей и переподает. Ну, либо тот, кто предоставил ее без надлежащих проверок фактического наличия этих деталей, актуальности цен и т.д. Что называется, от балды.

Второй способ обработки этого массива данных предполагает вдумчивое и кропотливое сравнение всех цен в ручном режиме. Человеко-часы и трудодни работы в эксель-таблицах. Кто-то там у заказчика должен будет отложить в сторону все дела и выполнить этот процессинг. Заказчик посмотрит на результат этих трудов и… заключит не один, а сразу несколько договоров. Ну, потому что у одних одно дешевле, у других — другое, а у третьих — третье. Или, как вариант, использует эти данные в качестве инструмента давления на других участников конкурса, добиваясь снижения цен.

Несколько договоров на поставку ЗИП вместо одного… Что это означает на практике? Это, мягко говоря, неудобно. Администрировать сложно. А если регулярно много всего надо, парк оборудования большой и разнородный? А представьте, возникла вдруг необходимость в одном из аппаратов заменить сразу две детали, например… и их нужно будет запросить у двух разных поставщиков. Сроки поставки, разумеется, тоже будут разными. Допустим, одна деталь поступит сразу, а вторая — не сразу. А без нее все равно аппарат не заработает.

Можно долго тут моделировать различные ситуации, но в итоге вывод будет простой: работать с одним поставщиком всегда проще и удобнее. Это очевидно. Чем сложнее механизм, тем менее он надежен, тем больше усилий и времени требуется, чтобы дергать за все эти многочисленные ниточки в ручном режиме и синхронизировать все процессы. Отдельная должность вырисовывается для дирижирования этим оркестром.

Предвидим стандартное возражение: «У нас бюджетирование, у нас бухгалтерия, у нас разные статьи расходов на запчасти, услуги и расходку, у нас все как положено». Да, только бухгалтерии вашей все эти шестеренки за 300, мягко говоря, не нужны. Она их спишет сразу же после закупки, как малоценные. Почему? Потому что морока адская: правильно оформить накладную Торг-12, подпись, печать, принять на баланс, принять на склад. А потом выдавать еще — отдельная песня, потому как путь этой шестеренки должен прослеживаться во всех документах от и до, ибо материальная ценность. Да, и не забудьте все это умножить на нескольких поставщиков.

А если вдруг не дай бог случится дорогостоящая замена, сопоставимая со стоимостью самого аппарата, что отнюдь не редкость, то с точки зрения правильной бухгалтерии это называется капитальный ремонт или модернизация. Надо комиссию созывать, проводить переоценку принтера, акт составлять. Словом, Ее Величество Процедура во всей своей красе.

Разумеется, что никто в своем уме этим добровольно заниматься не будет, поэтому сразу в утиль все списывается прямо при поступлении и пропадает со всех радаров.

Как же так — столь тщательная подготовка, такое грандиозное вступление, и… в утиль? Да, это именно то, к чему на практике приводит раздельная закупка ЗИП и расходных материалов для печатной техники. Внимание, вопрос — какой был тогда смысл во всей этой предшествующей эпопее со списком запчастей, которую мы вам развернули, если заканчивается все вот такой прозой жизни?

В конечном счете что нужно заказчику? Ему ведь не деталь эта нужна сама по себе, ему надо обеспечить бесперебойность работы оборудования без лишних телодвижений. А еще лучше — чтобы это происходило вообще без его непосредственного участия и все эти телодвижения совершал за него подрядчик. Для этого как раз существуют покопийные контракты: в конечную цену отпечатка закладывается вообще все — весь комплекс мер, направленный на обеспечение непрерывности бизнес-процесса и надлежащего уровня качества печати, включая онлайн-мониторинг технического состояния оборудования, уровня расходных материалов, превентивное сервисное обслуживание, ресурсные детали и даже своевременную доставку картриджей. Все включено. Буквально.

Поэтому вот эта погоня за максимальной дешевизной ЗИП и сложносочиненные схемы с несколькими поставщиками на практике имеют мало общего с эффективным расходованием средств. А какой смысл в перечне деталей с зафиксированными ценами, если достоверно неизвестно, какие запчасти понадобятся в этот раз и в каком количестве? Нормально спрогнозировать расходы на основании этих данных все равно не получится. Какая-то такая получается вещь в себе этот список. Ни для чего на самом деле. Но мороки много. Целевые показатели, критерии качества, санкции за несоблюдение SLA — вот что нужно фиксировать в договоре, а не перечни запчастей.

А ведь бывает и так, что замены требует деталь, которая, как говорится, в списках не значится. Реальный случай, кстати: редуктор стоимостью 9000 рублей не можем заказчику уже год поменять, потому что ему снова надо закупочную процедуру проводить, целое мероприятие опять затевать ради одной этой запчасти. Это к вопросу об эффективности опять. Аппарат год уже пылится-амортизируется в углу. Зато заказчик им владеет. О, это тема отдельного разговора, но, в целом, ситуация ведь аналогичная.

Все аппараты стоимостью до 100 000 рублей точно также будут сразу списаны по малоценке, остальные встанут на баланс как основные средства и будут амортизироваться… 3 года… 5 лет. Это уж как в компании заведено. А дальше закономерно возникнет вопрос — как от них избавиться. Их ведь утилизировать нужно после списания. Или продать. Хорошо, если найдется покупатель (мы, например, свои аппараты выкупаем), который выдаст документы, подтверждающие факт покупки. А если не найдется?

Тогда опять «все как положено» — комиссия, составление акта о техническом состоянии, на основании которого аппарат списывается. А дальше поиски утилизатора с соответствующей лицензией, заключение договора, вывоз этих аппаратов. Все сложно. И денег стоит. Поэтому и не списывают их годами, и стоят они экономически эффективно в коридорах и кладовках, занимая полезную площадь, пыль собирают, ждут своего часа и волевого решения руководства. Зато свои.

0
Комментарии
Читать все 0 комментариев
null