Митапы для продуктовой компании: чек-лист, ошибки и успехи

Как мы сделали 45 крутых митапов для сотрудников за 13 месяцев

Уже почти год мы в Учи.ру два-три раза в месяц проводим митапы для сотрудников с внутренними и внешними экспертами. За это время мы успели наделать ошибок, протестировать много гипотез и научились делать мероприятия для наших сотрудников не хуже (а некоторые даже лучше), чем внешние провайдеры.

В контексте образовательных ивентов митап (meet up, meetup) — короткая неформальная конференция, на которой специалисты обсуждают выбранную тему и делятся знаниями.

Свободный формат без особых правил позволяет легко совмещать разные формы донесения информации и адаптировать их под тему и спикера. Это может быть доклад на 30 минут и интерактивная сессия, лекция на час и долгое обсуждение или открытое интервью с приглашенным экспертом.

Митапы помогли нам стимулировать интерес к обучению. Мы не просто помогаем нашим сотрудникам получить дополнительное образование, но и создаем условия, которые мотивируют учиться.

Формат митапа позволил нам:

• раскрывать разные темы: профессиональные и не только;
• быстро и просто организовывать обучающие мероприятия;
• передавать знания внутри компании без длительной серьезной подготовки (в отличие, например, от курса или тренинга);
• укладываться в короткий тайминг (не более двух часов, чтобы не отрывать от работы надолго);
• охватывать много сотрудников разных специальностей;
• стимулировать коллег к обсуждению и аргументации;
• создавать внутренние профессиональные сообщества;
• укладываться в невысокий бюджет (ниже, например, подписки на внешние курсы).

В организации митапа, как правило, участвует не так много людей:

• Организатор из команды HR находит и готовит спикера, делает анонс и собирает участников, получает фидбэк.
• Сам спикер готовит выступление, делится знаниями.
• Административный блок помогает с документами и оплатой работы спикеров.

Организация всегда занимает разное время. Если докладчику не нужно готовиться к выступлению с нуля, можно устроить митап за неделю. Чаще всего у нас проходит две-три недели от идеи до самого мероприятия.

От аудитории зависит тема выступления и выбор спикера. Так, мы сначала поделили митапы на потоки: общие для всех, отдельные для менеджеров, аналитиков и разработчиков. В планах было через пару месяцев запустить мероприятия для дизайнеров, методистов и других наших специальностей.

В результате получилось, что аудитории смешиваются: к разработчикам заглядывают аналитики, к аналитикам — продакты, к продактам — вообще все. Сначала мы восприняли это как катастрофу, потому что границы профессиональных сообществ размылись. Затем приняли решение объединить потоки: раз интересы аудиторий пересекаются, незачем ставить лишние границы. К тому же, желающие поделиться знаниями в каждом направлении находились нерегулярно, а идти против воли не хотелось.

Для регулярных митапов желательно разработать список или матрицу тем.

Мы обсуждаем не только то, что напрямую связано с работой в Учи.ру (геймификацию, теорию тестирования, написание текстов, UX-исследования, обзоры новинок конкурентов), но и более абстрактные вещи: как устроено образование в Европе, что такое колесо баланса и т. д.

Поначалу темы в большинстве случаев выбирали и утверждали внутри команды обучения и развития. Теперь их определяют сами сотрудники с помощью голосования и предлагают свои — это решение помогает избегать вещей, которые интересны слишком маленькой аудитории.

Изначально мы делали акцент на спикеров из числа сотрудников Учи.ру. Во-первых, это стимулирует обмен знаниями внутри компании. Во-вторых, так мы готовим амбассадоров бренда, которые потом будут выступать на внешних мероприятиях.

Поиск происходит стихийно:

• В разговоре с коллегой приходим к тому, что об этом будет полезно послушать всем.
• Сотрудники сами обращаются к нам с готовностью рассказать что-то интересное. Иногда приходится уговаривать, но нечасто: наши ребята любят делиться знаниями.
• Следим за рынком: смотрим, что сейчас обсуждают, и оцениваем актуальность для нас.

После выступлений дарим спикерам сертификаты на книги — так мы благодарим их и приглашаем выступить еще.

Не все интересующие аудиторию темы получалось раскрывались изнутри. Мы стали приглашать лидеров индустрии, которые выступают на профильных конференциях, ведут известные курсы и публикуются в СМИ. Например, Иван Ямщиков рассказал про искусственный интеллект, Валерий Бабушкин — про ML и нейросети.

Внешних спикеров зовем поговорить не только на профессиональные темы: в апреле российский космонавт Сергей Залётин рассказал нам про то, как он и его коллеги справляются с самоизоляцией, а известный антрополог Станислав Дробышевский погрузил в детали эволюции мозга.

Работу внешних спикеров оплачиваем: бюджет на один митап может быть от 10 до 50 тыс. руб.

Формировать календарь наперед непросто: выступления срываются. Поэтому мы завели привычку иметь запасного спикера — человека, с которым можно быстро договориться. Как правило, это наш сотрудник, у которого почти готов доклад, недавно вышла статья, или он работает в новом направлении, про которое нужно рассказать всем.

Мы приучили аудиторию к гибкому расписанию. Митапы всегда идут по четвергам в 18:00, но конкретные даты назначаем по факту договоренностей со спикерами.

Объявляем тему и спикера и открываем регистрацию. Анонсирование лучше начать не раньше чем за семь дней и не позже чем за четыре дня до мероприятия. У нас несколько каналов, чтобы охватить максимальную аудиторию:

• Slack — сообщение в специальный канал #uchivuchi;
• корпоративный портал — мероприятие в календаре с возможностью регистрации;
• дайджест e-mail — анонс в регулярной рассылке новостей корпоративного обучения;
• бумажные анонсы — пока работали в офисе, размещали объявления в переговорках.

В анонсах указываем, кому будет полезно принять участие и какие тезисы раскроем на митапе.

Даже внутри компании образовательные проекты требуют маркетинга. Нашим митапам мы дали название «УЧИвУЧИ» и сделали отдельный логотип. Он используется в презентациях спикеров, а до пандемии был бумажных анонсах.

Подготовка включает несколько этапов: обсуждение темы и тезисов, создание презентации, выбор инструментов для интерактива. Мы помогаем со структурой, расчетом тайминга и определением формата. Презентацию готовит сам спикер с учетом наших рекомендаций.

Может показаться, что с опытными спикерами проще всего: они уже сами все знают и умеют. По факту с ними иногда оказывается тяжелее, потому что нужно убедить проявить гибкость и адаптировать выступление к нашим особенностям.

С теми, у кого нет опыта публичных выступлений, предварительно репетируем и вносим финальные правки.

Регистрируем пользователей с помощью нашего корпоративного портала, до его появления использовали «Google Формы». Для вовлечения аудитории перед докладом устраиваем онлайн-викторины в сервисах Kahoot! и Mentimeter. Сами митапы проводим в Zoom с демонстрацией экрана. До переноса в офлайн настраивали микрофоны-петлички и камеры для онлайн-трансляции.

Онлайн-формат уравнял очных и удаленных участников — теперь всем все одинаково слышно и видно. С точки зрения организации тоже стало лучше: меньше проблем с бронью помещения, расстановкой стульев и настройкой звука, больше времени на подготовку спикера и работу с контентом.

Записи и презентации потом хранятся на корпоративном портале, к ним можно вернуться в любой момент.

Обобщили наш опыт в чек-листе организатора митапов. Можно сохранить копию и дополнить своими деталями.

Успех любого мероприятия зависит от того, насколько вы учитываете потребности будущих зрителей. Важно прислушиваться к аудитории на каждом этапе — от выбора темы до шлифовки формата.

Даже если вы устраиваете мероприятия внутри компании и только «для своих», не стоит пренебрегать качеством. Нужно ставить высокую планку и стараться делать все на высшем уровне. Тогда будет вот так:

Всем хороших митапов!